Tänk på innan du skriver: 7 sätt att göra dina mail mer professionella

Trots de många digitala kanaler som människor använder för att ansluta på arbetsplatsen idag, är e-post fortfarande ett av de vanligaste professionella kommunikationsverktygen. Oavsett om du interagerar med anställningsledare, nuvarande arbetsgivare eller kollegor, vill du vara så polerad som möjligt i dina meddelanden.

Företagsnyheter Dagligen frågade affärs- och karriärexperter för deras råd. Sätt ditt bästa virtuella fot framåt varje gång du slår på Skicka med dessa tips:

Kom ihåg att någon kan läsa den när den skickas.

Som alla skriftliga meddelanden på en onlineplattform är dina ord inte privata. Om du inte är okej med alla att se din e-post, ska du inte skicka den. Du kan inte ta tillbaka ditt meddelande när det är levererat, så var försiktig med vad du skriver.

"Innan du trycker på Skicka, fråga dig själv," Skulle jag vara stolt över det här mailet om det var på tidningen ? Eftersom det som skrivs kan enkelt delas med andra, säger Jennifer Brown, grundare och vd för PeopleTactics.

Få ut det mesta av din signatur.

Signaturer gör det möjligt för dina mottagare att få en känsla av vem du är på professionell nivå. Se till att du inkluderar din titel, företagsnamn, ytterligare kontaktuppgifter, sociala medier och webbplatser, säger Lisa Chase Patterson, VD för The Book Bank Foundation.

Dessutom, om du använder din e-post från skrivbordet och telefonen är det viktigt att du matchar din signatur på båda enheterna, säger Zach Feldman, chef akademiker och medgrundare av New York Code + Design Academy. Det är oprofessionellt att signera meddelanden med grundläggande signaturer som "Skickat från min iPhone." [Gå utöver iPhone Mail app med dessa e-postprogram för iOS .]

Skapa mallar för ofta använda svar.

Om du får vanliga frågor, är det smart att använda mallar så att du får motsvarande feedback med varje svar. Detta sparar dig tid från att formulera unika, lämpliga meddelanden, säger Lori Bruhns, ägare och president för Lori Bruhns LLC.

"Enligt min erfarenhet kan de flesta professionella e-postsvar vara förskrivna och tweaked någonsin så lite för att göra det personligt och signifikant till det specifika e-postmeddelandet som svaras på, "sa hon. "Jag föreslår att du tänker på de tre högsta e-postmeddelanden som mottogs mest och skrivit ett svar på var och en."

Håll det enkelt och organiserat.

Hur du formaterar dina e-postmeddelanden är lika viktigt som de ord du väljer. För att presentera dina e-postmeddelanden effektivt, använd bulletpunkter för viktiga saker, säger Cynthia Bazin, president för SmartChic. Detta gör det möjligt för mottagare att skanna ditt e-postmeddelande och bestämma dess övergripande syfte, vilket de flesta yrkesverksamma kommer att uppskatta, tillade hon.

Todd Horton, grundare och VD för KangoGift, rekommenderar att e-post är enkel. Fråga inte för många frågor och förvänta dig ett snabbt svar, sa han. Istället begränsa dig till bara en huvudfråga eller punkt per e-post.

"Det gör två saker: Det hjälper till att göra meddelandet lättare att smälta och gör det lättare för mottagaren att bearbeta," tillade Horton.

Alltid korrekturläsning.

Fel, typsnitt och stilistiska fel kan få dig att visas oprofessionellt eller inkompetent. Proofläsning är avgörande för att träna innan du skickar ett mail.

"Skriva ner dina tankar och inte korrekturläsa dem innan du slår på Skicka kan förstöra något hopp du hade på professionalism", säger Ed McMasters, marknadschef och kommunikationschef på Flottman Company.

För att undvika att oavsiktligt skickar ett oavslutat e-postmeddelande, lägg till din mottagaradress efter att du har skrivit och rediger ditt meddelande.

"I någon e-postadress, företag eller inte, jag gillar att sätta mottagarens e-postadress i sista minuten, precis innan skickar, säger Kerri Garbis, president och medgrundare av Ovation Communication. "På det sättet kan jag vara säker på att läsa och läsa om det jag skrev och göra några ändringar nödvändiga utan att oroa mig för en oavsiktlig skicka."

Tänk på din tidpunkt.

Om du skickar e-postmeddelanden kan du glömma dem helt och få dig att verka oansvarig och otillförlitlig. Lori Kaye, grundare av Lion Linq, sa att du borde svara på din chef, klient, kollegor eller prospekt samma dag som de mailar dig.

"Om du inte har ett lämpligt svar eller rätt material, låt dem bara vet att du har fått sitt meddelande och ge dem [datumet] ... de kan förvänta sig att få den information de behöver ", tillade hon.

Använd din ämnesrad klokt.

Många underskattar vikten av e-postämnet linje. Eftersom de fungerar som förhandsgranskning för resten av e-posten måste ämnesrader vara kortfattade men noggranna nog för att få läsarens uppmärksamhet.

"Människor prioriterar vilka e-postmeddelanden de läser först av vem avsändaren är - du ska läs e-post från din chef med en gång - och för det andra av vad ämnesraden säger, säger David Erickson, vice vd för online-marknadsföring på Karwoski & Courage. Han uppmanade att du frågar dig själv vad som gör din mottagare intresserad av att läsa helhet av ditt meddelande och att väva in det i din ämnesrad.

Vissa källaintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.

---

Chockerande! 'Clickbait' fungerar inte med e-postmarknadsföring

Om du vill ha bättre avkastning Ämnesrubriker "Clickbait" som försöker chocka dig för att läsa ett meddelande och de som främjar priser och rabatter är bland de minst effektiva, enligt ny forskning från data lösningsleverantörens returväg. Medan clickbait-ämnesrubriker som "du inte tror på den här chockerande hemligheten" är mycket framgångsrika för att skaffa webbtrafik, ger de inte samma resultat via e-post.

(Företag)

Har ditt företag en säkerhetsplan?

Du hittar förmodligen inte många småföretag som har säkerhetsansvarige men det betyder inte att de inte borde ha en plan för att förhindra förlust av egendom eller ens liv i händelse av ett inbrott eller annat evenemang. Den viktigaste tillgången är liv och säkerhet för all personal, experter har kommit överens om, men det finns andra saker som måste skyddas, inklusive de fysiska tillgångarna och infrastruktur för verksamheten såväl som lager och färdiga varor.

(Företag)