Tänk på innan du skriver: 7 sätt att göra dina mail mer professionella

Trots de många digitala kanaler som människor använder för att ansluta på arbetsplatsen idag, är e-post fortfarande ett av de vanligaste professionella kommunikationsverktygen. Oavsett om du interagerar med anställningsledare, nuvarande arbetsgivare eller kollegor, vill du vara så polerad som möjligt i dina meddelanden.

Företagsnyheter Dagligen frågade affärs- och karriärexperter för deras råd. Sätt ditt bästa virtuella fot framåt varje gång du slår på Skicka med dessa tips:

Kom ihåg att någon kan läsa den när den skickas.

Som alla skriftliga meddelanden på en onlineplattform är dina ord inte privata. Om du inte är okej med alla att se din e-post, ska du inte skicka den. Du kan inte ta tillbaka ditt meddelande när det är levererat, så var försiktig med vad du skriver.

"Innan du trycker på Skicka, fråga dig själv," Skulle jag vara stolt över det här mailet om det var på tidningen ? Eftersom det som skrivs kan enkelt delas med andra, säger Jennifer Brown, grundare och vd för PeopleTactics.

Få ut det mesta av din signatur.

Signaturer gör det möjligt för dina mottagare att få en känsla av vem du är på professionell nivå. Se till att du inkluderar din titel, företagsnamn, ytterligare kontaktuppgifter, sociala medier och webbplatser, säger Lisa Chase Patterson, VD för The Book Bank Foundation.

Dessutom, om du använder din e-post från skrivbordet och telefonen är det viktigt att du matchar din signatur på båda enheterna, säger Zach Feldman, chef akademiker och medgrundare av New York Code + Design Academy. Det är oprofessionellt att signera meddelanden med grundläggande signaturer som "Skickat från min iPhone." [Gå utöver iPhone Mail app med dessa e-postprogram för iOS .]

Skapa mallar för ofta använda svar.

Om du får vanliga frågor, är det smart att använda mallar så att du får motsvarande feedback med varje svar. Detta sparar dig tid från att formulera unika, lämpliga meddelanden, säger Lori Bruhns, ägare och president för Lori Bruhns LLC.

"Enligt min erfarenhet kan de flesta professionella e-postsvar vara förskrivna och tweaked någonsin så lite för att göra det personligt och signifikant till det specifika e-postmeddelandet som svaras på, "sa hon. "Jag föreslår att du tänker på de tre högsta e-postmeddelanden som mottogs mest och skrivit ett svar på var och en."

Håll det enkelt och organiserat.

Hur du formaterar dina e-postmeddelanden är lika viktigt som de ord du väljer. För att presentera dina e-postmeddelanden effektivt, använd bulletpunkter för viktiga saker, säger Cynthia Bazin, president för SmartChic. Detta gör det möjligt för mottagare att skanna ditt e-postmeddelande och bestämma dess övergripande syfte, vilket de flesta yrkesverksamma kommer att uppskatta, tillade hon.

Todd Horton, grundare och VD för KangoGift, rekommenderar att e-post är enkel. Fråga inte för många frågor och förvänta dig ett snabbt svar, sa han. Istället begränsa dig till bara en huvudfråga eller punkt per e-post.

"Det gör två saker: Det hjälper till att göra meddelandet lättare att smälta och gör det lättare för mottagaren att bearbeta," tillade Horton.

Alltid korrekturläsning.

Fel, typsnitt och stilistiska fel kan få dig att visas oprofessionellt eller inkompetent. Proofläsning är avgörande för att träna innan du skickar ett mail.

"Skriva ner dina tankar och inte korrekturläsa dem innan du slår på Skicka kan förstöra något hopp du hade på professionalism", säger Ed McMasters, marknadschef och kommunikationschef på Flottman Company.

För att undvika att oavsiktligt skickar ett oavslutat e-postmeddelande, lägg till din mottagaradress efter att du har skrivit och rediger ditt meddelande.

"I någon e-postadress, företag eller inte, jag gillar att sätta mottagarens e-postadress i sista minuten, precis innan skickar, säger Kerri Garbis, president och medgrundare av Ovation Communication. "På det sättet kan jag vara säker på att läsa och läsa om det jag skrev och göra några ändringar nödvändiga utan att oroa mig för en oavsiktlig skicka."

Tänk på din tidpunkt.

Om du skickar e-postmeddelanden kan du glömma dem helt och få dig att verka oansvarig och otillförlitlig. Lori Kaye, grundare av Lion Linq, sa att du borde svara på din chef, klient, kollegor eller prospekt samma dag som de mailar dig.

"Om du inte har ett lämpligt svar eller rätt material, låt dem bara vet att du har fått sitt meddelande och ge dem [datumet] ... de kan förvänta sig att få den information de behöver ", tillade hon.

Använd din ämnesrad klokt.

Många underskattar vikten av e-postämnet linje. Eftersom de fungerar som förhandsgranskning för resten av e-posten måste ämnesrader vara kortfattade men noggranna nog för att få läsarens uppmärksamhet.

"Människor prioriterar vilka e-postmeddelanden de läser först av vem avsändaren är - du ska läs e-post från din chef med en gång - och för det andra av vad ämnesraden säger, säger David Erickson, vice vd för online-marknadsföring på Karwoski & Courage. Han uppmanade att du frågar dig själv vad som gör din mottagare intresserad av att läsa helhet av ditt meddelande och att väva in det i din ämnesrad.

Vissa källaintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.

---

Google Business Apps-programmet betalar användare för varje hänvisning

Google är så ivrig efter att du delar sina molnbaserade affärsappar med dina vänner som den är villig att betala dig för att göra det. Den här veckan lanserade online-jätten sitt Google Apps Referral Program som betalar nuvarande Google Apps-användare $ 15 för varje företag de får att registrera sig för den molnbaserade produktivitetspaketet som hjälper till att företagets anställda ansluter och får jobbet från var som helst på vilken enhet som helst.

(Företag)

Samsung Galaxy Note 4: Topp 5 affärsfunktioner

Det finns en ny utmanare för titeln "bästa företagstelefon". Galaxy Note 4 tar alla funktioner som gjorde Not 3 så bra för arbete - inklusive en stor 5,7-tums skärm - och förstorar med en topp metallkonstruktion, en fingeravtrycksskanner och massor av programvaruförbättringar. Och som namnet antyder behåller den S Pen-stylus som gjorde tidigare Galaxy Note-telefoner bra för att ta anteckningar.

(Företag)