6 Email Etiquette Lessons Dina medarbetare kommer att uppskatta

Om du känner att en bra bit av din dag slösas av läsning och svarar på meningslösa e-postmeddelanden, är du inte ensam. Chefer uppskattar att nästan 20 procent av de timmar som de spenderar på arbetsmail är ett slöseri med sin tid, enligt en studie från Robert Half.

Den största gärningsmannen är spam, med nästan 40 procent av de undersökta säger att detta är den primära time-waster för arbetsmail.

Men skräppost är inte allt att skylla på. Andra distraherare är att kopiera på irrelevanta e-postmeddelanden, läsa meddelanden som kunde ha levererats på ett bättre sätt, och dechiffrera långa och vandrande meddelanden.

Paul McDonald, en verkställande direktör för Robert Half, sa att medan spam kan lösas med filter och teknik för att förhindra oönskat e-post, de andra problemen kokar ofta ner till god bedömning från de som skickar meddelanden.

"Att hålla dina meddelanden korta, relevanta och lämpliga kommer att förbättra chansen att dina e-postmeddelanden läses och svaras snabbt," sa McDonald. i ett uttalande.

För att göra dina e-postmeddelanden effektivare, erbjuder Robert Half sex etikett tips:

• Titta på dina certifikat. Det är viktigt att bara kolla kollegor på e-postmeddelanden som de måste se. Om det inte är något de behöver vidta åtgärder på, borde de sannolikt inte kopieras på ett e-postmeddelande. Det är också viktigt att undvika att slå "svara alla" när du svarar. Om du gör det är det sannolikt ett slöseri med tid för alla mottagare som inte behövde ditt svar.
• Var kort. Ju kortare du kan göra dina e-postmeddelanden medan du ändå får din poäng över, desto bättre. Ju längre e-post, desto längre tid tar det att smälta. Och ju längre det tar att smälta, ju mer sannolikt är det att läsaren kommer att bli ointresserad. När det är möjligt, behåll dina e-postmeddelanden till färre än två stycken.
• Gör din punkt tidigt. I stället för att kollegor läser igenom hela ditt email för att bara ta reda på vad du vill ha och varför de kopierades på meddelande, sammanfatta dina huvudpunkter högst upp. Du kan sedan ge detaljerna som bakgrund om det behövs.
• Skicka mindre. Försök motstå frestelsen att omedelbart svara på ett mail, speciellt om det är en förfrågan som kan lösa sig utan din inmatning. Dessutom anser du att det inte finns några interna e-postdagar, till exempel "e-postfria fredagar", för att minska antalet meddelanden som fyller i dina kontors inkorgar.
• Fokusera på ämnesraden. Gör din ämneslinje direkt och till punkten, så att läsarna får en inblick i din e-post. Försök använda ämnesrader med fraser som "RSVP", "för din recension" eller "mötas omplanerad", så att läsare snabbt kan förstå vad din e-post handlar om.
• Var professionell. I dagens digitala värld ska e-postmeddelanden vara skrivet med samma professionalism som du skulle använda i en formell affärsmeddelande. Var noga med att kontrollera stavningen och grammatiken. Försök också läsa e-postmeddelandet högt innan du skickar det. Dina mottagare kommer att uppskatta det när du tar ett ögonblick för att finjustera meddelandets innehåll och ton.

Studien grundades på undersökningar av 2 200 chefsfinansierare från företag i mer än 20 av de största storstadsområdena i USA. >

Vill du ha jobbet? Planera en morgonintervju

Den tidiga fågeln får ormen - och jobbet. Ny forskning visar att planering av din intervju på morgonen kan maximera dina chanser att bli anställda. Mer än 60 procent av cheferna anser att den mest produktiva tiden för att leda intervjuer är mellan 09:00 och 11:00, enligt en studie från "Midmorning är en idealisk tid för en arbetsintervju, eftersom det ger intervjutiden tid att ställa in dagliga prioriteringar och lösa sig i sin dag före mötet", säger Bill Driscoll, distriktsordförande för Accountemps, i en uttalande.

(Karriär)

Gör en personlig SWOT-analys för att förbättra din karriär

SWOT-analysen var först utvecklad som ett affärsverktyg på 1960-talet av affärsikoner Edmund P. Learned, C. Roland Christensen, Kenneth Andrews och William D. Guth. 1982 tog Heinz Weihrich det ett steg längre, byggde en 2-vid-2-matris för att räkna ut svaren på de fyra nyckelfrågorna för enkel jämförelse.

(Karriär)