5 POS-rapporter Varje företagsägare borde köra
Medan många små och medelstora företag byter sina gamla kassaregister för toppmoderna POS-system, främst för enkel användning under service, är det enormt värde i analys- och rapporteringsfunktionerna POS-mjukvaran tar med sig till bordet. Olika POS-produkter (av vilka vissa är inriktade på specifika branscher) har egna val av rapporter, men några kategorier av rapporter och analyser finns i nästan alla POS-system där ute.
Om du är ny på att använda en POS eller om man inte är analytisk i allmänhet, är dessa fem typer av rapporter en bra utgångspunkt. Använda data som din POS samlar redan kan hjälpa dig att förbättra den dagliga verksamheten, eliminera tiden som spenderar administrativt arbete, minimera avfall och öka intäkterna.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter information om POS-system? Använd frågeformuläret nedan, och våra leverantörspartner kommer att kontakta dig för att ge dig den information du behöver:
Allmän analytik
Det enklaste sättet att utnyttja data som samlas in av ditt POS-system är genom att granska analyspanelen om det finns en) eller dra en generell sammanfattningsrapport (som är tillgänglig i nästan vilket system som helst). POS-instrumentbrädor ger en uppenbar fördel jämfört med sammanfattande rapporter, eftersom de är levande och återspeglar det aktuella läget för ditt företag, men instrumentpaneler och sammanfattande rapporter visar vanligtvis liknande information.
En generell sammanfattningsrapport eller analyspanel visar snabba fakta som nettoomsättning under en viss tidsperiod (såväl som procentuell förändring från tidigare perioder), antal transaktioner, transaktionstotaler, fakturotillägg, insättningar och utgående kostnader. En fågelperspektiv på alla data på olika områden av din verksamhet är värdefull även om du också drar mer detaljerade rapporter. Allmänna sammanfattningar kan hjälpa dig att identifiera problematiska områden och borra ner i dem för att lösa problemet. Översikter som dessa kan också vara till hjälp för att dela information med affärspartners eller samarbetspartners som bara behöver en ögonblicksbild av vad som händer, inte en djupgående analys.
Om ditt POS-system inte har en instrumentpanel, kolla under rapporteringsdelen för automatiska sammanfattningar. Många POS-program innehåller inbyggda allmänna sammanfattningsrapporter som kan skickas till dig på ett visst sätt (dagligen, veckovis, månadsvis eller kvartalsvis), men om det inte är något alternativ måste du manuellt dra rapporten, vilket fortfarande tar bara några minuter.
Redovisning
Redovisningsrapporter är en av de bästa egenskaperna hos POS-system för företagare. Nästan alla POS-system har generaldirektörsrapporter, som ger en detaljerad redogörelse för tillgångar, skulder, kunddepositioner, leverantörsskulder och mer.
Du borde kunna anpassa egna redovisningsrapporter i din POS genom att ange allmänna bokföringskoder och beskrivningar och kartlägga dina konton baserat på kategorier du bestämmer, till exempel återbetalningar, intäkter eller kontantjustering. I ett bra POS-system kan du exportera informationen till Excel när du har kört huvudboken eller annan bokslutsrapport. Eftersom Excel är kompatibelt med QuickBooks, är det förmodligen den mest populära bokföringsprogramvaran bland små och medelstora företag, det här är en massiv tidsbesparare. Enskilda revisorer kan också uppskatta att de har information som de behöver levereras i Excel. Om du redan äger en POS och inte använder de inbyggda redovisningsrapporterna saknar du en av de bästa tidsbesparande funktionerna som dessa system erbjuder.
Inventarier
Spårningsinventering via en POS, inte bara direkt gör det svårare för anställda att stjäla, det effektiviserar också beställningsprocessen och gör det enklare att diagnostisera och minimera avfall.
Inventarisk sammanfattningar, en av de vanligaste rapporterna, ger vanligtvis en översikt över aktuell inventering i lager, vilket kan vara hjälpsamt för såväl personal som ägare - det finns ingen anledning att springa i lageret för att kontrollera inventarier om det finns en levande instrumentbräda eller rapport tillgänglig. Lagervärderingsrapporter är också ett populärt val bland små och medelstora företag. De erbjuder en titt på det totala monetära värdet av din nuvarande inventering. Slutligen finns det lagerrapporteringsrapporter som automatiskt tar upp alla objekt i din inventering som har fallit under den mängd du har bestämt. Så, om du bestämmer dig för att du alltid behöver minst 35 gröna widgets, så kommer din gröna widget-inventering att träffas 34, det kommer att visas på din rapport om lagerrevision.
Specialiserade inventeringsrapporter finns även i vissa system, som råvarurapporter (används främst i restauranger eller livsmedelsproduktionsanläggningar) eller delar rapporterar specifikt för tillverkningsföretag. Många POS-produkter tillåter dig också att integrera din inventeringsanalys med tredjepartsprogramvara för att helt effektivisera processen. POS-programvara med levande instrumentpaneler (i stället för definierade rapporter) kan till och med visa arbetsflöden för order, berätta när varan är planerad att ankomma och tillåta minuters spårning av utgående betalningar och leveranser.
Försäljningsspårning, betalningsspårning och kund information
POS-försäljningsinformation är ovärderlig för små och medelstora företag som vill identifiera efterfrågan och eliminera lågpresterande produkter eller tjänster. Det finns många typer av försäljningsrapporter, och de varierar i layout och funktion beroende på vilken typ av verksamhet de är inriktade på. Till exempel kommer en butiksaffär att ha en annorlunda rapport från ett landskapsföretag, eftersom produktens och tjänsternas natur är så annorlunda.
Försäljningsrapporter ger i allmänhet möjlighet att se varje objekt du sålde, liksom en sammanfattning av de bästa artisterna och de låga artisterna, totala intäkterna, det genomsnittliga orderbeloppet, orderna efter tid på dygnet, försäljningsskattesättningar, insättningshistorik, säljtrender, mest och minst vanliga betalningsmetoder och mer. Många försäljningsrapporter och instrumentpaneler innehåller också information om kund och anställd, så varje transaktion kan enkelt granskas i sin helhet när det råder tvist eller tvivelaktigt. Kundinformation kan också användas för att ange hur många återvändande kunder som är mot nya kunder och hur ofta kunder upprepar sina inköp.
Försäljningsrapporter kan också informera framtida affärsbeslut och öka intäkterna till och med. Till exempel, om en dyra kreditform inte används i stor utsträckning bland toppköpskunder, kan en SMB besluta att inte längre acceptera det och spara skillnaden. Sådana rapporter gör det också lättare att ordentligt beställa lager, undviker överstockning under långsamma perioder eller slut på lager under högvolymen. Självklart blir försäljningsanalyser värre ju längre systemet används, så det får inte finnas några massiva uppenbarelser under de första månaderna. Men när det spåras ett år eller två kommer den här funktionen att göra det enklare att diagnostisera kundinköp och betalningsmönster och anpassa sig i enlighet därmed.
Medarbetarhantering
POS-arbetsrapporter är inte tillämpliga på alla företag, men de arbetar för nog SMB att de är värda att inkludera i den här listan. De flesta POS-system gör att du kan skapa individuella anställdas profiler, vilket innebär att du kan se arbetsrapporter från varje anställd för att se information som deras genomsnittliga arbetade timmar, genomsnittliga försäljningsbelopp, genomsnittligt antal transaktioner och procentandel av totala arbetskraftskostnader baserade på individ eller jobb titeln.
Tidningsrapporter är också populära, särskilt bland små och medelstora företag som är beroende av timmars anställda som inte nödvändigtvis är på ett 9 till 5-schema. Du hittar information som jobbtitel och motsvarande löneskala (inklusive övertidssatser), betalbara timmar uppgick, övertid uppgick, och i vissa fall tidstämplar för de timmar som varje anställd arbetade. Denna typ av information är inte bara mycket snabbare för att samlas via en POS än genom att göra det manuellt i Excel, det ger också insikter om hur man hanterar arbetskostnader och optimerar din schemaläggningsmetod.
SMB-ägare som drar arbetsrapporter kan hitta till exempel , att de har för många anställda som arbetar under långsamma tider eller vissa medlemmar som inte drar deras vikt. Förmågan att empiriskt spåra prestanda ökar ansvarigheten och gör det lättare att bygga en enastående arbetsstyrka.
Levande tweetips för småföretag
Har du någonsin varit på ett evenemang där du har uppmanats att tweeta med en viss hashtag? Kanske var det en affärskonferens, presidentsdröm eller säsongspremiär för din favorit-tv-show. Om du har gjort det, har du levt tweeted before. Live tweeting är berättelsen och distributionen av användbar information till en publik om en händelse via en social plattform, skrev Brit McGinnis i sin bok "Hash The Tag: The Live-tweeting är bara en naturlig förlängning av Twitter-gruppchattar, där människor kommer tillsammans på Twitter (eller någon levande innehållsplattform) och pratar om samma sak i en bestämd tid, "sa McGinnis.
Min affärs skilsmässa "Ledde till ett nytt, prisvinnande företagskultur
Följande stycke bidrog som en del av Mobby Business's bylineserie: På nyårsdagen 2013, efter att ha kört ett företag tillsammans i tio år, frågade min affärspartner om en "skilsmässa". Det finns ögonblick i livet som bländar dig och lämnar dig förvrängning för att hämta bitarna. Du vet aldrig när det ögonblicket kan slå.
Populära Inlägg