Spara pengar och öka produktiviteten genom att uppgradera din teknik

Småföretagets budgetar är täta, särskilt när det gäller IT. Men teknikuppgraderingar kan betala sig snabbt genom att förbättra IT-prestanda och göra det möjligt för anställda att uppnå mer på kortare tid. Det kan vara dags att fokusera på dina IT-tillgångar för att säkerställa att de går smidigt och effektivt.

Här är några steg du kan ta för att säkerställa att din verksamhetsteknik är funktionell och uppdaterad.

Kör det senaste operativsystemet

Äldre operativsystem, som Microsoft Windows 7, har potentiella säkerhetsbrister som hackare dra nytta av, vilket gör ett system mer sårbart för skadlig programvara och andra attacker. Det räcker inte att köra en nuvarande skyddssupport, till exempel en som kombinerar antivirus, antispionprogram och en brandvägg, eftersom operativsystemet i sig kan innehålla säkerhetshål. När nya cyberattack lanseras dagligen kan din organisation lätt falla i byte mot en ransomware-attack eller skadlig programvara.

Windows 10, Microsofts senaste skrivbordssystem, är utformat för att vara säkrare än tidigare versioner. Plus, det har en anständig hållbarhet och bör fungera bra på PC-hårdvara som du köpt inom de senaste tre eller fyra åren. Det kräver en 1 GHz-processor, 1 GB RAM och 20 GB ledigt hårddiskutrymme (för 64-bitarsversionen). Dina datorer som kör Windows 7 uppfyller förmodligen redan dessa specifikationer.

Med det senaste operativsystemet kan anställda dra nytta av en rad nya appar och program som ökar produktiviteten. Och eftersom Windows 10 körs på alla typer av enheter, inklusive smartphones och avancerade bärbara datorer, får dina anställda en konsekvent användarupplevelse, oavsett vilken enhet de använder.

Obs! Microsoft fortsätter att trycka säkerhetsfläckar och snabbkorrigeringar till Windows 7-datorer fram till den 14 januari 2020 (när förlängda support slutar). Läs mer här.

Uppdatera hårdvaruteknik

Med tiden blir datorer, kringutrustning och skrivare föråldrade och flyttar in i arvsklassen. För mycket gammal hårdvara (säga fem år eller mer) kan du ha svårt att hitta drivrutiner som stöder nya operativsystem och applikationer, vilket leder till kompatibilitet och pålitlighet.

Ett stort problem med gamla datorer är otillräckligt RAM, vilket kan vara en stor smärtpunkt för användarna. Webbläsare kräver speciellt mycket minne. Öppna bara Task Manager i Windows och bläddra i körprocesserna för att se hur mycket minne som en webbläsare använder än de flesta andra program. Många medarbetare brukar ha en webbläsare öppen hela tiden, tillsammans med annan programvara, så en dator utan tillräckligt med RAM kan kraftigt minska arbetstagarnas produktivitet och öka sin frustrationsnivå.

Att hålla gammal utrustning i bruk kan verka som en penningsparare, men det kräver mer underhåll än ny utrustning i form av uppgraderingar och reparationer. Och vänta tills din server kraschar för att ersätta det är riskabelt, vilket potentiellt sätter ditt företag tillbaka för dagar i taget och resulterar i förlust av intäkter. Överväga en uppgraderingscykel av vart tredje år för datorer, eller oftare om du har råd med det.

Digitalisera och centralisera dokument

Pappersdokument är ofta ineffektiva och begränsar tillgängligheten. Du kommer att göra ditt företag till en tjänst genom att skanna pappersdokument, t.ex. bokföring, försäljning och projektfiler, och göra dem tillgängliga i ett centralt företagsnätverk eller ännu bättre i molnet.

Den låga kostnaden för online lagring gör att molntjänster ett bra affärsvärde, och dokument är tillgängliga 24/7 från vilken dator eller enhet som helst. Ett annat plus är att du inte behöver behålla säkerhetskopior själv. Cloud-tjänsteleverantörer säkerhetskopierar dina data automatiskt som en del av sina kärntjänster och rädda data som har raderats av misstag är ungefär som att hämta filer från Windows-papperskorgen.

Orolig för säkerhet? Med korrekt mapporganisation kan du ställa in enkla användar- och gruppbehörigheter för att förhindra användare att komma åt dokument som de inte ska se.

Håll ett pålitligt höghastighetsnätverk

En höghastighetsanslutning som är tillgänglig 24/7 möjliggör för organisationer att köra moderna applikationer, som kontorsuiter och program för hantering av kundrelationer, som kan skatta äldre, långsammare nätverk. Medarbetarna uppskattar en optimerad nätverksanslutning som gör det möjligt för dem att slutföra arbetet snabbare och gå vidare till nästa uppgift.

En annan viktig fördel med ett tillförlitligt nätverk är samarbete. Samarbete på nätet låter personalen använda röst- eller videoprogram för att möta en-mot-en eller i team, och de gör att avlägsna medarbetare känner att de är en aktiv del av kontoret. Möjligheten att arkivera tidigare diskussioner och söka igenom dem tar bort behovet att ta omfattande anteckningar under möten eller dela detaljer via e-post.

Utforma en teknikuppdateringsplan är ett sätt att stödja organisationens uppdrag, mål och strategier och att behålla anställda arbetar produktivt.

3 Sätt Blockchain kan hjälpa företag idag

Den stora buzz i störande teknik för de senaste åren har varit Bitcoin. Den här nya valutan innehåller löftet om lägre transaktionsavgifter, enkla personliga betalningar och till och med anonymitet i betalningsutrymmet. Men det verkliga kvantskiftet är från ett tekniskt perspektiv blockchain. Blockchain är den bakomliggande tekniken som tillåter Bitcoin att existera.

(Företag)

Snapshot Small Business: Little Passports

Vår Snapshot-serie med små bilder innehåller bilder som representerar, på bara en bild, vad de små företagen vi handlar om handlar om. Amy Norman, med verkställande direktör och medgrundare av Little Passports, förklarar hur denna bild representerar sin verksamhet. Jag växte upp vart tredje år mellan England och USA.

(Företag)