Vad är kontraktshantering?

Kontraktshantering är processen att hantera kontraktsskapande, genomförande och analys för att maximera operativ och ekonomisk prestanda i en organisation, samtidigt som den minskar den finansiella risken. Organisationer möter en allt större mängd press för att minska kostnaderna och förbättra företagets prestanda. Kontraktshantering visar sig vara ett mycket tidskrävande affärsområde, vilket underlättar behovet av ett effektivt och automatiserat kontraktsförvaltningssystem.

Grundförhållandena för kontraktshantering

När två företag vill göra affärer med varandra, är ett kontrakt specificerar de verksamheter som ingås av båda organisationerna och de villkor genom vilka de kommer att uppfylla sina delar av avtalet. Kontrakt påverkar affärs lönsamheten på ett mycket stort sätt tack vare inriktning på intäkter och kostnader. När ett kontrakt formuleras dåligt kan en organisation förlora otaliga dollar över en enkel teknik, de saknade resurserna för att identifiera. Effektiv kontraktshantering kan i slutändan skapa ett kraftfullt affärsförhållande och bana vägen till ökad lönsamhet på lång sikt, men bara när det hanteras korrekt.

Elements of successful contract management

Det är inte tillräckligt att en organisation har professionella på plats för att hantera kontraktshantering. Anställda måste kompletteras med närvaron av processer och programkompisar för att tillfredsställa ökad efterlevnad och analytiska behov. När en kontraktsförvaltningsstrategi genomförs framgångsrikt kan organisationer förvänta sig att se:

• De förväntade affärsförmånerna och avkastningen realiseras
• Leverantören är samarbetsvillig och lyhörd för organisationens behov
• Organisationen möter inga kontraktstvister eller överraskningar
• Leverans av tjänster är tillfredsställande för båda parter.

Verksamheter som utgör en god kontraktsförvaltning.

Grunden för kontraktsförvaltning är beroende av genomförandet av framgångsrika aktiviteter efter upphandling och uppströms. Under pre-award-fasen bör medarbetarna fokusera på anledningen till upprättandet av kontraktet och om leverantören kan uppfylla villkoren i avtalet. Ytterligare överväganden behövs för att förstå hur kontraktet kommer att fungera en gång tilldelat. Att undvika oönskade överraskningar kräver noggrann forskning och tydlighet i syfte i själva kontraktet.

Kontraktshantering kräver en flexibilitet för båda parter och villighet att anpassa kontraktsvillkoren för att återspegla omväxlande omständigheter. Problem är oundvikliga, vilket innebär att organisationer måste vara beredda på det oväntade och kunna anpassa avtalsvillkoren när det behövs.

Kontraktshanteringsstadier

Kontrakt spelar en viktig roll i kvartskvoten och bryts upp in i etapper för att organisera insatser och strukturera den typiska kontraktsprocessen. När det är gjort manuellt kan det vara ganska tidskrävande att skapa ett kontrakt. Processen innehåller följande steg:

1. Initiala förfrågningar. Kontraktshanteringsprocessen börjar genom att identifiera kontrakt och relevanta dokument för att stödja kontraktets syfte.
2. Författningsavtal. Att skriva ett kontrakt med hand är en tid konsumtionsaktivitet, men genom användning av automatiserade kontraktsförvaltningssystem kan processen bli ganska strömlinjeformad.
3. Förhandlingar om kontraktet. När kontraktet har slutförts ska medarbetarna kunna jämföra versioner av kontraktet och notera eventuella avvikelser för att minska förhandlings tiden.
4. Godkännande av kontraktet. Den instans där de flesta flaskhalsar uppstår är att få ledningsgodkännande. Användare kan förebyggande bekämpa detta genom att skapa skräddarsydda arbetsflöden för godkännande, inklusive parallella och seriella godkännanden för att hålla besluten rörliga i snabb takt.
5. Genomförande av kontraktet. Genomförandet av kontraktet tillåter användare att kontrollera och förkorta signaturprocessen genom Användning av e-signatur och faxstöd.
6. Förpliktelsehantering. Detta kräver en hel del projektledning för att säkerställa att leveranser uppfylls av viktiga intressenter och kontraktets värde försämras inte under de tidiga faser av tillväxt.
7. Revisioner och ändringar. Att samla alla dokument som är relevanta för kontraktets första utarbetande är en svår uppgift. När överlookade föremål hittas måste system vara på plats för att ändra det ursprungliga kontraktet.
8. Revision och rapportering. Kontraktshantering innebär inte bara att man skriver ett kontrakt och sedan trycker det in i arkivskåpet utan en annan tanke. Kontraktsrevisioner är viktiga när det gäller att bestämma både organisationernas överensstämmelse med villkoren i avtalet och eventuella problem som kan uppstå.
9. Förnyelse. Användning av manuella kontraktsförvaltningsmetoder kan ofta leda till missade förnyelsemöjligheter och förlorade affärsintäkter. Automatisering av processen gör det möjligt för en organisation att identifiera förnyelsemöjligheter och skapa nya kontrakt.

Kontraktshanteringsprogramvara

Medan traditionen normalt hanterar kontrakt manuellt genom lagring av mapp och arkivskåp, utövas praxis med ineffektivitet som bara kan förringa från en organisations totala effektivitet. Att integrera med en automatiserad kontraktshanteringstjänst hjälper till att frigöra otaliga manstimmar och automatisera otaliga processer för att hantera ett kontrakt, vilket skapar mer värde för ett företag.

De bästa privata molnleverantörerna

För många företag som beaktar cloud computing passar ett offentligt moln där servrar delas av flera företag . För dem som behöver stramare säkerhet och mer kontroll är det dock ett privat moln precis vad chefsinformatören beställt. Om en organisation behöver begränsa åtkomst till molnet, ser ut att uppfylla överensstämmelsesstandarder eller kräver ett extra lager av skydd för att förhindra cyberattack, kan privata moln ge det lugnet.

(Företag)

Snapshot för småföretag: Babiators

Vårt småföretag Snapshot-serien innehåller bilder som representerar, på bara en bild, vad de små företagen vi handlar om handlar om. Molly Fienning, medgrundare och chef marknadschef för Babiators, ett företag som grundades 2010 och säljer solglasögon för barn, barn och tweens, förklarar hur denna bild representerar sin verksamhet.

(Företag)