Välja ett företags telefonsystem: En köparhandledning


Välja ett företags telefonsystem: En köparhandledning

Om du letar efter ett nytt företags telefonsystem 2018 finns det flera frågor du behöver svara först.

1. Behöver du ett fullständigt telefonsystem som innehåller fysiska kontortelefoner, eller kan ditt företag få en virtuell telefonservice som bygger på mobila enheter istället för traditionella kontortelefoner?

2. Om du behöver kontortelefoner, vilken typ av tjänst vill du ha? Du måste välja mellan en traditionell fast telefonstjänst, som tillhandahålls av ett lokalt eller regionalt telefonselskap och ett VoIP-system (voice over Internet Protocol) som går över internet och erbjuds av en mängd leverantörer.

3. Om du väljer VoIP, vill du hysa systemet i ditt företag (lokalt) eller vara värd för din tjänsteleverantör (molnbaserad)?

Vi hjälper dig att svara på dessa frågor, men om du redan vet vad du behöver och bara vill se våra rekommendationer för de bästa affärssystemen, besök vår bästa sida.

Redaktörens anteckning : Letar du efter information om företagstelefonsystem? Använd frågeformuläret nedan och våra leverantörspartners kontaktar dig för att ge dig den information du behöver.

Om du inte är säker ännu, läs vidare. Vi kommer att fylla på för och nackdelar med dessa typer av telefonsystem:

  • Virtuella telefonsystem
  • Fast telefoner
  • VoIP
  • System för moln och lokaler
  • Virtuellt telefonsystem fungerar genom att koppla ett huvudtelefonnummer till fjärranslutna arbetstagare via sina mobila eller hemtelefoner.
  • Dessa typer av system fungerar som en omfattande vidarebefordringslösning, där samtal överförs till varje anställds angivna telefon (mobil eller hem)
  • Dessa system innehåller en mängd olika funktioner, till exempel automatiserade receptionister, röstbrevlåda, vidarekoppling av samtal, samtalskontroll och online-faxning.

Fördelar: Denna typ av tjänst tillåter företag med anställda att arbeta från andra platser än företagets kontor för att alltid presentera ett professionellt ansikte. Det ger också fjärrarbetare tillgång till en mängd olika telefonsystemfunktioner som mobila och hemtelefoner inte erbjuder.

Nackdelar: Virtuella system är inte fullfjädrade telefonsystem. Dina samtal behandlas fortfarande på ditt mobil- eller hemtelefonnätverk. Det betyder att du debiteras för samtalet på det virtuella systemet och använder dina mobil- eller hemtelefonminuter.

Bäst för: Företag med en stor grupp av avlägsna arbetstagare eller företag som är ensamägda.

  • Fast telefoner är traditionella telefonsystem, som typiskt stöds av ett lokalt eller regionalt telefonselskap.
  • Fast telefoner, även kallade PSTN, är analoga system som drivs via telefonföretagets traditionella kopplingskabel.
  • För att driva en fastlinjestation behöver du lokalt PBX (privat filialväxel) hårdvara. Det här är hårdvaran som används för att skapa flera tillägg och tillåter funktioner för telefonens system, till exempel överföring av samtalshanterare.
  • Vissa fasta system betraktas idag som hybrider med VoIP-system. Det finns en traditionell telefonlinje som ansluter till ett företags datanätverk. Datanätverket i verksamheten används sedan för att ansluta varje enskild telefon.
  • Många fasta system utfas av telefonsystemleverantörer.

Fördelar: Fasta system är en pålitlig och tidtestad lösning som många företag är bekväma att använda.

Nackdelar: De flesta telefonsystemleverantörer flyttar sig från fasta telefoner, vilket gör dem svårare att inte bara köpa, men att reparera bör något bryta.

Bäst för: Stora företag som få budgeten att betala för dem och en intern IT-personal att springa och underhålla dem. Nödvändigt för företag utan höghastighetsinternet.

  • I stället för de koppartråd som fasta telefoner använder, använder VoIP-telefonsystem samma internetanslutning som ett företag redan använder för att komma online.
  • VoIP-system ger funktioner som tidigare endast stora företag som använder dyrt PBX-hårdvara hade Tillgång till, till exempel automatiserade skötare, samtalsköer och datorintegration som tillåter röstmeddelanden att skickas till e-postinboxar och datorer som ska övergå till softphones.
  • VoIP-system ger fjärrarbetare tillgång till ett företags telefonsystem från sina mobila enheter.

Fördelar: VoIP-system ger ett sofistikerat telefonsystem som är komplett med alla klockor och visselpipor. Dessa system är lätta att konfigurera och konfigurera, och betydligt billigare än fasta system.

Nackdelar: Dessa system är beroende av din internetanslutning. Så, om du befinner dig i ett samhälle med spottig internettjänst, skulle den här typen av telefonsystem inte fungera för dig.

Bäst för: Småföretag som vill ha funktionaliteten hos ett sofistikerat telefonsystem till ett rimligt pris, och företag som vill ha sina fjärranslutna medarbetare att få tillgång till telefonsystemet.

Om du bestämmer dig för att ett VoIP-system passar dina behov, har du nu ett annat beslut att göra. Medan alla fasta system kräver att du hyser den nödvändiga utrustningen inom ditt företag, erbjuder VoIP-system dig möjligheten att köpa din utrustning direkt och egen värd, eller att hyra utrustningen från din tjänsteleverantör och få leverantören att vara värd för det i molnet.

  • Med lokalsystem är all utrustning, som innehåller PBX-hårdvaran för att hålla telefonens system igång, inrymt inom din verksamhet.
  • System för lokaler kräver stor kapital utgifter, eftersom du köper utrustningen i förskott.
  • Medan du betalar engångsavgifter för all maskinvara med ett självhäftat system betalar du månadsavgifter för din SIP-trunking eller PRI-krets, vilket gör det möjligt att ringa till görs och mottas.
  • Din IT-personal ansvarar för underhåll, reparationer och uppgraderingar av systemet.

Fördelar: Du har alltid kontroll över din tjänst. Du är beroende av dig själv för att försäkra dig om att den är igång och konfigurerad hur du vill.

Nackdelar: Det finns en betydande uppskattnings kostnad, eftersom du måste köpa all utrustning. Dessutom behöver du någon på personalen som kan betjäna och underhålla systemet.

Vad experterna säger: "Många av våra större kunder med behov av hög tillgänglighet, hög säkerhet och anpassning slutar med lokaler [ system], "Beth English, grundare av kommunikationskonsultföretaget EE & Associates och nuvarande styrelseordförande i Society of Communications Technology Consultants International, berättade Mobby Business. "Vissa stora företagskunder klarar ofta den lokalt baserade lösningen eftersom de kan få personalen att stödja den, de behöver mycket anpassning, eller de är mycket oroade över integriteten."

Bäst på: Företag som inte känner sig bekväma med molnet och vill ha total kontroll över sitt system och tillgång till utrustning hela tiden. Också bra för företag med ett internt IT-team som kan upprätta och underhålla ett VoIP-system. Dessutom är lokalsystem bättre lämpade för företag med reglerings- eller överensstämmelseskrav som kan vara svåra att möta i molnet.

  • Med molnbaserade system finns det inget underhåll eller annan maskinvara än än telefoner att oroa sig för. Tjänsten tillhandahåller, underhåller och uppgraderar alla PBX-tekniker för dig.
  • Molnet tillåter växande företag att enkelt lägga till nya linjer och ger snabb tillgång till nya funktioner.
  • Företag betalar vanligtvis månadsavgift på per- användarbas.

Fördelar: Det finns ingen PBX-hårdvara eller uppringningstjänst för att köpa och underhålla. Din leverantör tar hand om det för dig. Du kan konfigurera och konfigurera systemet för ditt företag, allt från din dator.

Nackdelar: Du har inte kontroll över hårdvaran. Om systemet går ner måste du lita på din leverantör för att åtgärda det så fort som möjligt.

Vad experterna säger: "Om ett företag inte har en stor personal och inte har någon att hantera sitt system är det ett riktigt bra alternativ att gå med ett värdalternativ, säger Engelska. "[Cloud-based phone solutions] bli av med huvudvärk att behålla ditt eget telefonsystem."

Bäst för: Växande företag på en fast budget som inte har en IT-personal att driva och underhålla PBX hårdvara. Också bra för företag som vill ha snabb tillgång till nya telefonsystemfunktioner eller ha flera platser och vill ha sitt system på en plattform.

Nu när du vet grunderna kan du vara redo att fatta några beslut. Om så är fallet, kolla in våra bästa val för företagstelefonsystem.

Är du fortfarande inte säker på om du ens behöver ett företags telefonsystem eller om VoIP passar dig? Inga problem. Här är några frågor och svar som kan hjälpa dig att fatta beslut.

Fråga: Behöver jag ett telefonsystem?

A: Det enkla svaret är ja. Eftersom så mycket av ett företags framgång beror på hur det presenterar sig, drar alla företag nytta av ett slags företags telefonsystem.

"Vi tror att oavsett storlek eller typ, varje företag ska ha de verktyg och lösningar som behövs för att presentera själva på ett professionellt sätt samtidigt som de maximerar sin förmåga att arbeta effektivt och hålla kontakten med kunder och medarbetare, säger Jim Gustke, vice vd för marknadsföring hos Ooma, en företagstelefonsystemleverantör.

Q: Kan inte mina medarbetare och jag använder bara våra mobiltelefoner för affärsändamål?

A: Det är definitivt möjligt om du vill investera i ett virtuellt telefonsystem. Med hjälp av ett virtuellt telefonsystem kan du använda din mobila enhet samtidigt som du presenterar en professionell bild.

Gustke sa dock att han inte skulle rekommendera att använda mobila enheter utan ett virtuellt system. "Även om det kan vara intuitivt, är mobiltelefonplaner helt enkelt inte inrättade för att erbjuda samma affärsfunktioner som specifikt utformade företagstelefonsystem erbjuder. Till exempel kan mobiltelefoner inte erbjuda en virtuell receptionist för att besvara samtal och snabbt och enkelt ansluta kunder med rätt företagskontakter eller ge viktig företagsinformation som timmar och riktningar. "

Q: Jag har alltid haft ett traditionellt fasta system. Kommer jag att ha en nackdel om jag fortsätter att använda denna typ av system i framtiden?

A: Problemet med fasta system är inte deras funktionalitet. De arbetar fortfarande på en hög nivå. Den största frågan du kommer att möta med traditionella fasta telefonsystem är att nya alternativ inte längre byggs.

Melissa Swartz, grundare av telekommunikationskonsultföretaget Swartz Consulting, sa att branschen har flyttat sig från multiplexeringstekniken används i traditionella fasta system, vilket har resulterat i ett slut på forskning och utveckling för dessa typer av system.

"Inga ytterligare förbättringar kommer," sade Swartz. "Branschen koncentrerar FoU-resurser på VoIP, enhetlig kommunikation och molnarkitekturer."

Dessutom sa hon att inga programuppgraderingar finns tillgängliga. Det betyder att du inte kommer att få tillgång till många nya funktioner och funktioner.

Slutligen försvinner teknisk kompetens om dessa typer av äldre system, enligt Swartz.

"Delar är fortfarande mest tillgängliga men kommer att bli svårare att skaffa, "sa hon.

F: Hur vet jag vilket telefonsystem och leverantör som är rätt för mitt företag?

A: Beslutet kommer verkligen ner till de resurser du har tillgång till. Du måste överväga din budget, oavsett om du är en växande verksamhet, oavsett om du har en IT-personal som kan driva och behålla ett internt telefonsystem och om du har tillgång till en höghastighetsinternetanslutning.

När du "väljer en telefonleverantör, sade Swartz att det är viktigt att leta efter en som erbjuder mer än bara de verktyg och funktioner du vill ha i ett telefonsystem. Hon sa att du vill ha en leverantör som har teknisk expertis, tid och resurser för att tillhandahålla den nivå av stöd som ditt företag kräver.

"Underskatta inte stödpartnerns betydelse i ditt beslut - se till att deras företagskultur är kompatibel med din," sade Swartz.

Q: Med molnsystem finns det bara en månadsavgift eller är det andra kostnader Jag borde vara medveten om?

A: Swartz sa att det kan finnas vissa kostnader för förskott med molnserverade telefonsystem. "Vanligtvis behöver du fortfarande betala för telefoner och gateways som ligger på premiss [s], så att du inte helt undviker förskott, om inte leverantören kommer att hyra telefonerna till dig."

Dessutom leverantörer tar ut installations- och utbildningsavgifter.

Q: Med ett molnhissat system delar jag en server med andra företag, eller finns det en server för min verksamhet?

A: Många moln telefonsystem leverantörer erbjuder företag möjlighet att använda en gemensam server eller betala extra för en egen dedikerad server.

Engelska sa att välja en dedikerad eller delad server beror på om du vill att systemet är helt och hållet ägnat åt dig, eller om du vill köpa det som en tjänst på samma plattform som leverantören erbjuder till alla andra.

"Det är ett bra alternativ för någon som inte har många speciella krav eller behöver mycket anpassning", sa engelska om delade servrar. "Om du är en stor [organisation] med komplexa behov, kommer det inte vara ett bra alternativ."

Q: Är anslutningen på ett VoIP-system lika bra som på en fast telefon?

A: Medan vissa användare kan vara oroliga över kvaliteten på ett VoIP-system och hur det låter har tekniken kommit så långt att det är nästan omöjligt att berätta skillnaden mellan fasta och internetbaserade samtal.

"Det är mycket jämförbart, om inte bättre ", säger David Lee, vice vd för plattformsprodukter för RingCentral, av VoIP-anslutningar. "Många bärare har bytt till VoIP-baserade system, och de flesta kan inte skilja på skillnaden."

För att säkerställa att samtalskvaliteten är tydlig och stark måste företagen vara noga med hur de skapar sina datanätverk, enligt engelska. "

" Du måste avsätta en viss mängd bandbredd för att säkerställa att samtalet har kvalitet och röstsamtalet måste prioriteras över din andra trafik, säger engelska. : Vilka typer av funktioner finns tillgängliga i ett VoIP-telefonsystem?

A:

Medan funktionsrika telefonsystem tidigare endast användes av stora företag, ger dagens VoIP-alternativ de små företagen samma fördelar. Här är några av de funktioner som du tycker är mest fördelaktiga: Voicemail

  • Voicemail-to-email
  • Voicemail-to-text
  • Voicemail-transkription
  • Vidarekoppling
  • Samtalsinspelning
  • Samtalsköer
  • Alternativet för både lokala och avgiftsfria nummer
  • Interaktivt röstsvar
  • Interoffice instant messaging
  • Konferenssamtal
  • Automatiserade tjänstemän
  • Extensionsuppringning
  • Ringsignaler
  • Kataloghantering
  • Samtalsöverföring
  • Internetfaxning
  • Samtalsrapporter
  • Samtalsövervakning
  • Missade samtalsmeddelanden
  • Videokonferenser
  • Online möten
  • Direktmeddelanden
  • Integrationer med populära program , som Microsoft Outlook, Salesforce och Googles tjänster.
  • F: Kan fjärrarbetare få tillgång till ett företags telefonsystem?

A:

VoIP-teknik ger medarbetare friheten att ta och ringa affärssamtal var som helst utan behov för en företags dedikerad mobiltelefon. Business VoIP-system erbjuder smartphone-applikationer och mobilitetsfunktioner som ger medarbetarna fullständig funktionalitet för sina skrivbordstelefoner när som helst, var som helst. Q: Varför ska jag bry sig om mina anställda kan komma åt telefonsystemet när de är ute av kontoret?

A:

Mobilitetsfunktioner hjälper arbetsgivare att visa att deras anställda alltid finns där för att ta hand om sina kunders behov. Medan tidigare anställda endast kunde använda sina personliga mobiltelefoner för att tala med kunder när de var borta från sina skrivbord, kan mobila verktyg för företagssystem tillåta arbetstagare att nå utan att ge ut sina privata nummer när de vill kontaktas utanför kontoret, Lee förklaras. "Det gör att du kan representera dig själv med din företagsidentitet", säger han.

Q: Om mitt företag har flera platser, spelar det ingen roll om jag har ett lokalt eller ett molnbaserat system?

A:

Medan både lokalt och värdsystem kan stödja organisationer med flera platser kan en värdlösning förenkla saker, säger engelska. "Om du har många distribuerade webbplatser och du behöver prata tillsammans, är det ett sätt att standardisera och konsolidera den på en plattform." Nu när du vet vilka typer av telefonsystem som finns och vad de erbjuder, behöver bestämma vilken leverantör som är bäst för dig. För att begränsa dina val uppmanar vi dig att kolla in våra bästa val för olika typer av företag, samt vår kompletta leverantörslista om våra förslag inte passar dina behov.

En sammanfattning av våra bästa val, vårt resonemang för Val av var och en och vår grundliga leverantörslista för företagstelefonsystem finns här.

Klar att välja ett företags telefonsystem? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

Bästa Business Phone Systems 2018

  • Bästa telefonservice
  • Bäst för småföretag
  • Bäst för små kontor
  • Bästa virtuella telefonsystemet
  • Bäst för samtal Centers
  • Redaktörens anteckning: Letar du efter information om företagstelefonsystem? Använd frågeformuläret nedan och våra leverantörspartners kontaktar dig för att ge dig den information du behöver.


Oracle Eloqua Review: Bästa marknadsautomationsprogramvara för företag

Oracle Eloqua Review: Bästa marknadsautomationsprogramvara för företag

Efter att ha utfört omfattande forskning och analys år 2017, rekommenderar vi Oracle Eloqua som den bästa marknadsautomatiseringsplattformen för företag. Vi valde Eloqua från en pool av dussintals marknadsföringsautomatiseringslösningar vi övervägde. För att förstå hur vi valde våra bästa val kan du hitta vår metod och en omfattande lista över marknadsföringsautomatiseringsprogram på vår bästa picksida.

(Lösningar)

EHR-system för specialister

EHR-system för specialister

Om du letar efter ett elektroniskt hälsoprogram (EHR) -system för din övning, är kostnad och användarvänlighet de viktigaste prioriteringarna. Du borde också vara oroad över genomförandeprocessen - hur lång tid tar det, om det finns extra avgifter, kommer företaget att träna din personal? Dessa överväganden påverkar varje övning, oavsett specialitet eller fokus.

(Lösningar)