Dokmee Cloud Review: Bästa kostnadseffektiv dokumenthanteringsprogramvara

Vår 2018-undersökning och analys av dokumenthanteringssystem leder oss att åter rekommendera Dokmee Cloud som det bästa dokumenthanteringssystemet för företag på en budget. Vi valde Dokmee Cloud från dussintals av dokumenthanteringssystem vi övervägde. För att läsa vår fullständiga metodik och för en mer omfattande lista över dokumenthanteringssystem, besök vår bästa pick-up sida.

Varför Dokmee?

Dokmee Cloud är ett billigt system från Office Gemini som kan köras från vilken dator som helst eller mobilenhet som är ansluten till internet. Det molnbaserade systemet har fem prisplaner, inklusive en gratis.

Kostnad

Företagen på en budget kommer mest att lockas till den låga kostnaden för Dokmee Cloud. Eftersom det inte finns någon mjukvara att köpa betalar du en månadsavgift för tjänsten istället för stora kostnader för förskott.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår hemsida KöpesZone ger dig information från olika leverantörer gratis:

Här är en sammanfattning av Dokmee Clouds prissättning planer:

2GB Plan

• Gratis
• Första användaren ingår
• Enstaka användare
• Endast e-postsupport
• Gratis mobilapp

10GB Plan

• $ 29 per månad
• Första användaren ingår
• $ 15 för varje extra användare
• E-postsupport
• Gratis mobilapp

25GB Plan

• $ 39 per månad
• Första användaren ingår
• $ 15 för varje ytterligare användare
• E-postsupport
• Gratis mobilapp

50GB Plan

• $ 59 per månad
• Första användaren ingår
• $ 15 för varje extra användare
• E-postsupport
• Gratis mobilapp

100GB Plan

• $ 99 per månad
• Första användaren ingår
• $ 15 för varje ytterligare användare
• E-postsupport
• Gratis mobilapp

Varje plan innehåller alla funktioner Dokmee Cloud erbjuder. Även den fria 2GB-planen ger lika mycket funktionalitet som de dyrare alternativen. Det är inte fallet med de flesta andra system vi ansåg.

Vi gillar att du har flera planer att välja mellan baserat på hur mycket du är villig att betala. Medan några av de andra leverantörerna erbjuder ett urval av planer, har väldigt få så många olika.

Lätt att använda

Småföretag kommer att bli imponerade av hur enkelt det här systemet ska användas. Eftersom det är molnbaserat kan det vara igång på bara några minuter. Det finns ingen programvara att installera, underhålla eller uppgradera, vilket kan vara värdefullt för småföretag som inte har IT-personal.

För att säkerställa att dina data är skyddade i molnet, rymmer Dokmee sitt system i ett säkert datacenter med begränsad nyckelkort och videoövervakning. För att förhindra att systemet går ner finns det en dubbeldistributionselektrod i datacentret, ett oavbrutet strömförsörjningssystem med 24 timmars batteribackup, en onsite-standbygenerator med automatisk överföringsbrytare och bränsleförvaring på plats. Alla dessa felsäkrade kan ge dig lite mer förtroende för att dina data inte bara lagras säkert men också tillgängliga när du behöver det.

Systemets gränssnitt är särskilt attraktivt. Hemsidan är fylld med ljusa kakel för varje sektion, till exempel mappar / filer, sök, skanna, ladda upp filer, arbetsflödesinkorg och revisionsrapport. Den här inställningen är bland de enklaste att navigera i alla dokumenthanteringssystem vi analyserade.

För att lagra dokument använder Dokmee Cloud en traditionell skåp-och-mapp-strategi. Du kan skapa så många skåp och mappar i dem som du vill. Du kan lagra dokument genom att ladda upp eller dra och släppa filer från din dator och genom att skanna dem direkt i systemet.

För att göra det lite lättare att lägga till filer integrerar Dokmee Cloud med Microsoft Office. Med denna integration kan du spara de filer du arbetar med i Word, Excel eller Outlook i dina skåp och mappar med ett knapptryck.

Att söka efter filer är också enkelt. Förutom att du surfar på skåpen och mappar för att hitta dokument kan du göra en avancerad sökning som låter dig hitta filer baserade på flera faktorer, till exempel filtyp, datumet som det fanns i systemet och specifika sökord inom innehållet.

Funktioner

Även om detta är ett billigt system, erbjuder det många användbara funktioner. Medan den molnbaserade lösningen inte har alla de verktyg som Dokmets självhärdade system innehåller, har det de mest värdefulla.

En av de största fördelarna med detta system är att eftersom det är molnbaserat, Den är tillgänglig från vilken dator som helst med internetanslutning. Oavsett var du befinner dig får du fullständig åtkomst till systemet.

Du kan också trycka in systemet från mobilappen Dokmee, som finns tillgänglig på Android, iOS och Windows-enheter. Det ger tillgång till alla filer och låter dig lägga till anteckningar i dokument, visa tidigare versioner och maila dem. Dokmee-appen är bland de mest imponerande vi hittade när vi forskat på dokumenthanteringssystem.

Säkerhetsrestriktionerna och revisionsloggen innehåller snäva kontroller över vem som har tillgång till dina filer. För att säkerställa att anställda bara får se de dokument som de borde kan du ställa in begränsningar på de skåp som de kan komma åt. Dessutom innehåller granskningsloggen detaljerad information om när filer ska ses och av vem, liksom vilka ändringar som gjorts.

Du kan också redigera dokument inom systemet. Du kan göra ändringar i filer, visa tidigare versioner, sammanfoga filer och klippa, kopiera och klistra in filer och mappar. Dessa verktyg eliminerar behovet av att öppna dokumenten i ett separat program när du behöver göra ändringar.

Andra funktioner inkluderar möjligheten att skanna dokument till systemet i PDF-, TIFF- eller JPG-format; möjligheten att ställa in arbetsflöden för att hålla projekt och uppdrag på spår och framåt; och möjligheten att skapa en favoritmapp för de dokument som du använder regelbundet.

Kundtjänst

Vår erfarenhet av Dokmets kundservice var positiv. För varje fråga gav representanten detaljerade svar som gav oss en klar förståelse för hur systemet fungerar. Vi var nöjda med den tid som representanten tog för att svara på våra frågor. Till skillnad från några av de andra leverantörerna som försökte skynda oss från telefonen var det klart att Dokmee-representanten ville se till att vi förstod vad systemet erbjuder.

Dokmee ger också hjälp över livechatt, en funktion som inte är alla konkurrenter erbjudande. Vi testade det genom att ställa flera frågor vid olika tider under dagen, och varje gång besvarades våra frågor omedelbart. I vår erfarenhet av andra leverantörer som erbjuder livechatt gick våra frågor ibland obesvarade, eller vi fick höra att ingen var tillgänglig och att maila vår förfrågan istället.

Kundsupport är tillgängligt via telefon, e-post eller direktchatt mellan 8 och 11 på kvällen CT måndag till torsdag och 8:00 till 7:00 på fredag. Mycket få av de leverantörer vi tittade på erbjuder stöd så sent på kvällen.

En grundlig användarhandledning är också inbyggd i systemet. Den svarar på frågor om hur man loggar in och skapar filskåp och hur man laddar upp filer och skapar arbetsflöden.

Begränsningar

Den största begränsningen av Dokmee Cloud är att den inte har alla klockor och visselpipor erbjuds inte bara av sina konkurrenter utan även av företagets egna lokalsystem. Några av de funktioner som saknas är möjligheten att ställa in åtkomstbegränsningar enligt mapp och fil och att använda ett OCR-verktyg. Dessutom integrerar den inte med andra program än de i Microsoft Office.

En annan nackdel är att det kanske inte finns telefonstöd, beroende på vilken plan du väljer. Bristen på vissa egenskaper och stöd är emellertid avvägningen för en så låg kostnad. Om dessa extrafunktioner är viktiga för dig uppmuntrar vi dig att överväga ett annat dokumenthanteringssystem. Men om du gör det, var beredd att spendera betydligt mer för det.

Klar att välja ett dokumenthanteringssystem? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

• Dokumenthanteringssystem: En köparhandbok
• Bästa dokumenthanteringsprogram och -system 2018
• Bästa dokumenthanteringssystem Övergripande
• Bästa dokumenthantering för småföretag
• Bästa mobildokumenthantering

Varför du borde erbjuda en hälsovårdspersonal för arbetstagare

Arbetsplatsen är en stressig miljö för många. Med deadlines, repeterande uppgifter och tryck från chefer är det vanligt att sinnet och kroppen känner sig överväldigad. Enligt en studie från CareerBuilder sa nästan en tredjedel av de anställda att arbetet medför höga eller extremt höga stressnivåer, där de vanligaste biverkningarna är trötthet, sömnlöshet, ont och smärta, ångest och viktökning.

(Lösningar)

FileHold Express Review: Bästa dokumenthanteringssystem för småföretag

Vår 2018-undersökning och analys av dokumenthanteringssystem leder oss att rekommendera FileHold Express som det bästa dokumenthanteringssystemet för småföretag. Vi valde FileHold från dussintals dokument ledningssystem vi övervägde. För vår fullständiga metodik och en mer omfattande lista över dokumenthanteringssystem, besök vår bästa pick-up-sida.

(Lösningar)