Bästa mobildokumenthantering: eFileCabinet Review

Vår 2018-undersökning och analys av dokumenthanteringssystem leder oss att på nytt rekommendera eFileCabinet som det bästa dokumenthanteringssystemet för företag med fjärrstyrka.

Vi valde eFileCabinet från de dussintals dokumenthanteringssystem vi övervägde.

Varför eFileCabinet?

eFileCabinet tillåter användare att logga in på systemet från vilken dator eller mobil enhet som helst som är ansluten till internet . Dessutom erbjuder systemet nästan alla funktioner som småföretag vill ha från ett dokumenthanteringssystem.

Fjärråtkomst

Vad gör eFileCabinet till en ideal lösning för dokumenthantering för småföretag med fjärrstyrka är att du kan komma åt den från var som helst . Till skillnad från lokalt system som behöver konfigureras speciellt för att du ska kunna logga in på dem utanför kontoret, är den här molnbaserade lösningen lätt att applicera från någon dator eller mobilenhet med internetanslutning. Detta ger medarbetarna fullständig tillgång till systemet, oavsett om de arbetar från ditt kontor, hem eller någon annan plats.

Fjärrarbetare har total användning av systemet, inte bara delar av det. Medan de flesta andra system vi analyserade erbjuder fjärråtkomst, erbjuder inte alla dem full funktionalitet utanför kontoret. Detta system fungerar detsamma oavsett var du arbetar.

Redaktörens anteckning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använder du frågeformuläret nedan för att få vår hemsida, BuyerZone, att ge dig information från olika leverantörer gratis:

Detta system har också en imponerande mobilapp för iOS- eller Android-enheter. Med appen kan du förhandsgranska filer innan du hämtar dem, hämtar och öppnar dokument i andra appar, laddar upp dokument från andra appar, delar filer via e-post, skriv ut dokument och visar filstorleken för varje nedladdad vara. Du kan också fotografera dokument med en mobilkamera och ladda dem direkt till systemet. Det här är ett verktyg som de flesta andra dokumenthanteringssystems mobila appar som vi analyserade inte erbjuder.

Vi hittade också mobilappen väldigt lätt att använda. Det är snabbt och ger snabb åtkomst till de dokument du använder mest. På hemsidan visas de filer du nyligen har arbetat med och de du har markerat som favoriter. Dessutom finns en menyflikk som innehåller en sökfält för att snabbt hitta något dokument i systemet och en länk som låter dig se alla dina skåp, lådor och mappar.

Eftersom det här är ett molnbaserat system, eFileCabinet tar flera säkerhetsåtgärder för att säkerställa att filer skyddas hela tiden. Alla dokument lagras i företagets säkerhetscertifierade datacenter som är kompatibla med nivå 1 PCI. För maximal skydd, krypteras dokumenten samtidigt som den skickas.

Planer och prissättning

eFileCabinet Online erbjuder flera planer för småföretag, som skiljer sig från lagring och funktioner och faktureras årligen. Detaljerad information finns på företagets prissida.

Grundläggande

• Förvaring: 25GB
• Funktioner: Säker fildelning
• Pris: $ 15 per månad, per användare

Fördel

• Förvaring: 1TB
• Funktioner: Säker fildelning plus eFileCabinet DMS, SideKick, retention, anpassade och färdiga mallar, tvåfaktorsautentisering, programvaruintegrationer, mobilåtkomst med mera.
• Pris: $ 30 per månad, per användare 3 användare)

Företag

• Förvaring: 5TB
• Funktioner: Alla fördelar med planeringsfunktioner, automatiserad affärsprocessering, OCR-infångning, automatiseringsbibliografier, inbyggda verktyg, godkännanden, dataspecifika filrutningar och mer.
• Pris: $ 55 per månad, per användare, fakturerad årligen

För större företag finns en företagsplan som innehåller en webbplatslicens och mer än 5TB lagring beroende på dina behov. Prissättning är anpassad för varje företag och kräver ett citat från eFileCabinet.

Funktioner

En av de mest värdefulla funktionerna eFileCabinet erbjuder är behörighetsfunktionen som låter dig begränsa vem som kan visa och redigera vissa filer. Tillstånd kan tilldelas av enskilda anställda eller grupper av användare, såsom chefer eller säljteam. Detta gör att du kan se till att endast de arbetstagare med tillstånd kan få tillgång till vissa dokument.

Med det här systemet kan du också skapa mallar i systemet. Dessa mallar fungerar som en ram för dokument som du brukar använda, till exempel fakturor eller brevpapper. Mallarna kan genereras med viss information som redan fyllts i, till exempel ditt företags namn och adress, medan dokumentets kropp är tomt.

Andra funktioner inkluderar ett optisk teckenigenkänning (OCR-verktyg) som används när du skanna dokument till systemet; Sidekick desktop app, som erbjuder snabb åtkomst till dina filer; SecureDrawer, som låter dig elektroniskt skicka konfidentiella filer så stora som 1GB till medarbetare eller klienter; och eSignature, som låter dig skicka dokument till andra digitalt signerade och lagrar alla dina digitalt signerade filer på ett säkert ställe.

eFileCabinet integreras med Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage och Foxit och erbjuder API-integration på Advantage-nivå och högre.

Kundtjänst

Vi var mycket nöjda med den kundtjänst vi fick från eFileCabinet. Under vårt första samtal talade vi till en representant som tog sig tid för att se till att vi hade en klar förståelse för systemet. Vi diskuterade prissättning, hur molnlösningen nås, dess funktioner, hur mobilappen fungerar, hur mycket med lagring som ingår och datacenterets säkerhetsåtgärder.

Användare av systemet kan kontakta supportteamet via livechatt, telefon eller e-post från 7:30 till 6:00 (MST) måndag till fredag. En inbyggd användarhandledning svarar på frågor som hur man skapar filskåp och mappar, samt hur man delar och lagrar dokument. Dessutom innehåller webbplatsen flera videor om hur du använder systemet och en omfattande FAQ-sektion.

Begränsningar

Medan eFileCabinet innehåller nästan allt du kan önska från ett dokumenthanteringssystem, kommer det med en relativt hög prislapp . Det här molnbaserade systemet är också ett av få få som vi har funnit som tar ut en installationsavgift. Om eFileCabinet är för dyrt för dig uppmanar vi dig att överväga vårt val för det bästa billigaste dokumenthanteringssystemet, vilket också är en molnbaserad lösning. Medan det är betydligt billigare, har det inte nästan lika många funktioner och verktyg som eFileCabinet gör.

Klar att välja ett dokumenthanteringssystem? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

• Dokumenthanteringssystem: En köparhandledning
• Bästa dokumenthanteringsprogram och -system 2018
• Bästa dokumenthanteringssystem Övergripande
• Bästa lågkostnadsdokumenthantering
• Bästa dokument Förvaltning för småföretag

Redaktörsanteckning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår hemsida, BuyerZone, ge dig information från olika leverantörer gratis:

Bästa CRM Software 2018

Letar du efter ett bättre sätt att hantera och växa ditt lilla företag? Customer Relationship Management (CRM) programvara kan göra hela skillnaden. Oavsett om du letar efter en robust CRM-programvarulösning, en enkel konstruerad för mycket små företag eller en kostnadsfri version som passar din budget, finns det ett CRM-programvaruval för dig.

(Lösningar)

Fördelarna med papperslös löneskala

I stället för att behöva skriva ut lönepappersrapporter, betala anställda med papperskontroll och spela in tid och närvaro via ett tidskriftsblad, kan du hantera alla Dessa uppgifter är elektroniska. "Papperlös löneavgift är en term som beskriver hur en hel lön kan bearbetas utan att generera papper," berättade Eric Wade, en papperslös löneskonsulent för lönesystemleverantören Paychex, Mobby Business.

(Lösningar)