5 Enkla visade sätt att förbättra dina e-postvanor

Känner du att dina e-postmeddelanden tar över ditt liv? Om du spenderar hela tiden i och utanför kontorsläsningen och svarar på meddelanden, har du förmodligen rätt. Men den goda nyheten är att det finns några snabba och enkla sätt att få kontroll över din inkorg, vilket gör att du känner dig mycket mer produktiv och mycket mindre stressad.

Klar för en uppdatering av e-post? Följ dessa fem beprövade tips.

Avsluta prenumerationen

Du kanske tror att du gör dig själv en tjänst genom att prenumerera på relevanta nyhetsbrev, men du kanske bättre hittar andra sätt att hålla dig i loop utan att blockera din inkorg . Att få många e-postmeddelanden varje dag är redan överväldigande, och om du är en prenumerationshackare gör du bara saker svårare för dig själv.

Enligt en studie från Harris Interactive kan anställda inte hålla sig över mer än 50 e-postmeddelanden på en dag, rapporterade ABC News. Undersökningen, som ifrågasatte omkring 2000 amerikanska vuxna, fann att endast 6 procent av anställda sa att de kunde bära mer än 50 e-postmeddelanden per dag. Studien fann också att en av fem anställda känner att de är under tryck på grund av överbelastning av e-post.

Genom att skära bort några eller alla prenumerationer som du inte absolut behöver, kan du också klippa ut en del av stressen du upplever som en följd av en alltid full inkorg.

Schemaläggning av e-postmeddelanden

Det kan verka självklart, men kontroll av dina e-postmeddelanden var 5: e minut kan göra dig stressad och kan göra dig mindre produktiv. Om du ständigt kontrollerar och svarar på e-postmeddelanden varje gång ett nytt meddelandemeddelande dyker upp får du aldrig högt prioriterat arbete. Att lämna människor som hänger i din inkorg är dock inte bra för företag. Istället försöker du schemalägga specifika tidsblocks hela dagen för att öppna och svara på e-post.

En studie som publicerades i tidskriften Computers in Human Behavior tittade på arbetare som begränsat sig till att kontrollera sina e-post bara tre gånger om dagen. Studien visade att dessa arbetare var mindre spända, mindre stressade och mer produktiva än de som lämnade sina anmälningar och kontrollerade sina e-postmeddelanden hela tiden, rapporterade New York Magazine.

Om du är orolig för att sakna brådskande meddelanden från kunder eller viktiga uppdateringar från din chef, försök att ställa in filter i din inkorg så att du bara varnar när de signifikanta e-postmeddelandena kommer igenom. Spara resten av dina meddelanden för dina tilldelade e-postavbrott.

Lämna e-post på kontoret

När du är ute av kontoret - det är du när du kommer hem efter en lång dag, när det är helgen eller när du är på semester - se till att du har fått dina e-postmeddelanden avstängd. Med de flesta anställda som använder smartphones knutna till sina arbetsmailar kan det känna sig omöjligt att fly från byråns ansvar och påfrestningar, men studier visar att uppehållstillståndet är faktiskt dåligt för din hälsa.

Enligt en undersökning av arbetsplatsalternativ , 59 procent av amerikanska arbetare använder sina mobila enheter för att göra arbete efter normala öppettider, rapporterade Fortune.com. En annan undersökning, från Good Technology, fann att 68 procent av personalen kontrollerar sin arbetspost före 08:00, 50 procent kontrollerar det i sängen, 57 procent gör det på familjeutflykter och 38 procent kontrollerar även deras e-post vid middagsbordet. Detta kan dock leda till mer än bara stress på din mentala hälsa. det kan också orsaka fysiska problem. Tillsammans med psykologiska problem kan det också leda till gastrointestinala och kardiovaskulära problem, en studie i tidningen Chronobiology International, som rapporterats av Fortune.com.

Det är OK att checka in om du förväntar dig en viktig uppdatering, men det är bättre för dig om du kan undvika att stanna kvar i kontorsläge på dina oförarbetande timmar.

Byta till snabbmeddelanden

Ibland är den bästa e-poststrategin att veta när man inte ska använda e-post alls. Om du har fram och tillbaka med din chef eller en medarbetare som inte behöver ansikte mot ansikte, men tar upp värdefull tid via e-post, utnyttja ditt företags snabbmeddelandesystem. Du kan också använda andra chattalternativ som Slack eller Gchat. Instant Messaging (IM) kan ta lite av väntetiden ur din konversation och hålla dig borta från din redan stressiga inkorg.

Enligt en rapport från The Radicati Group fortsätter användningen av snabbmeddelanden från företag att växa; Antalet IM-konton världen över uppgick till 3,2 miljarder år 2015. Och det används ofta i samma situationer där många människor normalt skulle förlita sig på e-post. Och enligt The Guardian har många företagare upptäckt att byte till snabbmeddelanden har minskat stress och förenklat daglig intern kommunikation. Till exempel sa Steven Drost, VD för Stipso, att han brukade väcka upp till 100 e-postmeddelanden varje dag, men efter att ha bytt till IM ansåg han att inkorgen var ungefär 60 procent mindre full, rapporterade The Guardian. snabbmeddelanden kan också vara en distraktion. Använd sålunda dina chattklienters alternativ genom att ställa in din status upptagen eller otillgänglig när du är i möten eller arbeta på ett projekt som kräver din odelade uppmärksamhet.

Håll e-postmeddelanden korta

Ingen gillar att läsa länge, relaterade e-postmeddelanden, så slösa inte bort din tid med att skicka wordy-e-postmeddelanden, antingen.

Enligt en studie från MailTime, ju längre ett email är, desto mindre sannolika mottagare ska faktiskt läsa det. Undersökningen visade att 19 procent av människor inte kommer läsa ett mail som är längre än ett stycke, 51 procent kommer inte att läsa förbi andra stycket, 76 kommer inte läsa ett mail längre än tre stycken och 84 procent kommer inte att läsa e-postmeddelanden längre än fyra stycken. Så, om du vill spara dig tid och se till att ditt meddelande är effektivt, håll det kort.

Detta inkluderar även e-post framåt; Att skicka ut enorma, oorganiserade trådar är överväldigande för dina medarbetare och medarbetare, sade Forbes. Istället försöker du plocka ut de viktiga detaljerna och skicka ut bara vad som är nödvändigt (och till vem - var inte för generös med knappen för svar-alla).

Den nya innehållsmarknadsföring: 5 viktiga förändringar Varumärken behöver göra

ÄVen om "innehållsmarknadsföring" har blivit standardpraxis för alla märken endast under de senaste 15 till 20 åren är konceptet att skapa innehåll specifikt för ditt varumärkes Målkunder är inte nya. Enligt ett blogginlägg från Content Marketing Institute har innehållsmarknadsföring alltid handlat om storytelling - men nätbutiker har gjort hindren att komma in i publiceringsarenan mycket lägre.

(Företag)

Cybersäkerhet för frilansare: Skydda dina kunders data

Frilansning på heltid ger professionella möjlighet att vara egenföretagare, sätta egna scheman och regelbundet arbeta med nya projekt. Men det finns en aspekt av denna typ av fjärrarbete som både frilansare och företag ibland misslyckas med att tänka på: cybersecurity. "Frilansare har ofta till uppgift att utveckla projekt och arbeta på filer på sina egna datorer, utan samma säkerhetsverktyg och -policy som en anställd som arbetar vid ett stort företag [har], säger Mohamad Ali, VD och koncernchef för Carbonite, en leverantör av dataskyddslösningar.

(Företag)