Tips om katastrofplanering för småföretag
Det tar en mycket pengar och arbetskraft för att få tillbaka ett företag på nätet efter en massiv naturkatastrof - som Sandy, Harvey eller Irma - men det kan vara lika utmanande att återuppta efter en lokal händelse som eld eller översvämning. När det gäller att förbereda ditt företag för att överleva en katastrof borde du noga hålla den här gamla idrotten i åtanke: Det bästa försvaret är ett bra brott.
Att få ditt professionella hus i ordning tar tid, men ju tidigare du börjar, Ju mer förberedda ditt företag kommer att vara om katastrof träffar. Eftersom många företag inte vet var man ska börja med katastrofplanering, knackade vi på några branschexperter för att kurera fem av de bästa katastrofplaneringstipsen för småföretag.
Redaktörens anmärkning: Är du intresserad av katastrofåterställningslösningar som backuptjänster? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den tjänst som passar dig, använd frågeformuläret nedan och vår hemsida, BuyerZone, ger dig gratis information från leverantörer:
Planera att kommunicera
Enligt Christopher Berry, senior chef vid Krolls säkerhetshanteringspraxis, planerar hur ett företag ska kommunicera med intressenter, kunder och leverantörer under och efter en katastrof är ett måste. Berry säger att företag måste "se till att kontaktinformationen för alla anställda är uppe hittills och lämpligt inklusive hem, mobilnummer och e-postadresser. " Granska den här listan årligen. Eftersom elektroniska filer kanske inte är tillgängliga om strömmen eller Internet-tjänsten är avbruten skulle det vara klokt att "överväga att hålla en kopia av lämplig lista säkert på plats i ett hemskyddat".
Utök den listan ett steg genom att lägga till Namnen och kontaktuppgifterna för dina räddningstjänstleverantörer som ditt företag kan behöva nå efter en katastrof. Tiden för att ta reda på vilket gasföretag som betjänar din byggnad eller vem din lokala försäkringsrepresentant ska vara innan du hanterar ett problem, inte efter.
Berry rekommenderar också att "upprätta en process för att hålla anställda, kunder och leverantörer informerade när det gäller affärsverksamhet under en nödsituation. Det kan göras genom att posta statusuppdateringar på en företags Facebook-sida eller använda företagets hemsida. " Låt folk veta i förväg vilka metoder din verksamhet ska använda för att ge uppdateringar.
Bestäm en backup- och åtkomstplan
Att komma fram till en process för att skydda dina poster och data är också ett viktigt steg. Chloe Demrovsky, VD och koncernchef för Disaster Recovery Institute International, uppmanar småföretag att "göra kopior av livsrekord och deras viktigaste dokument och lagra dem elektroniskt, säkert ... [i] prisvärt molnbaserat lagringsutrymme."
Se till att du schemalägga dina säkerhetskopieringsdata för dina anställda för att säkerställa att filerna är fullständiga och lättillgängliga. Du skulle hata att ta reda på när katastrofen slog på att en viktig fil inte laddades upp korrekt eller en gammal hemmabas är för gammal för att få tillgång till en nyckelapplikation på distans.
Andy Abramson, VD för marknadsföringsbyrån Comunicano, rekommenderar även småföretag att överväga att övergå till molnbaserade tjänster för den dagliga verksamheten före katastrofattacker. "Lyckligtvis, för att vi är alla moln, hela tiden [med Googles G Suite] ... alla mina data finns där," sa han.
Abramson sa att Comunicano också använder Dialpad för kommunikation och UberConference för samarbete, "så alla Mina telefonsamtal, textmeddelanden och inspelningar lagras också i Google Cloud. "
När Abramsons hårdvara misslyckades ham började han komma igång om några minuter efter att han fått tillgång till sina molnkonton på en ny bärbar dator. en finansiell och försäkringsplan
Det kan vara svårt att föreställa sig, men mer än 40 procent av företagen återupptar inte efter en katastrof, enligt Federal Emergency Management Agency. En del av anledningen är att många småföretag inte har en adekvat försäkringsplan eller ett system för att hålla kassaflödet i sin verksamhet i nödsituationer.
Andy Wood, chefsadministratör hos försäkringsbolaget Insureon, rekommenderar att man väljer avbruten försäkringsförsäkring utöver en enkel ansvarsförsäkring. Att inte ha en affärsavbrottspolitik innebär att kostnader som behövs för att starta om ett företag i händelse av en orkan [eller annan affärsavbrott] inte omfattas. " Om du har det, kan den här täckningen hjälpa till att ersätta förlorade intäkter medan du arbetar för att få dina dörrar att öppnas igen.
Även om du har rätt försäkring kan det ta några veckor till några månader för att tillhandahålla all nödvändig dokumentation för en hävda efter en katastrof. Du kommer att vilja vara beredd att hålla din verksamhet flytande under den här tiden. Efter en vårdslös hyresgäst lämnade kranen som gick över natten över, drog vattnet ner och översvämmade Hollywood Mirrors regissör Adam Watsons hela produktlager. "Den enda anledningen till att vi överlevde är att jag gillar att hålla tre månaders löpande kostnader i banken som ett säkerhetsnät", sa Watson. Det tog fyra månader att få försäkringsåtagandet betalat, vattenrenat och nytt lager i lager.
"Det är absolut nödvändigt att du har reservfonder för oväntade katastrofer som detta," sade Watson. "Om du går tom för pengar kommer du att vara ute av drift. Det är så enkelt och så enkelt som det, och det kan hända med någon."
Förberedelser för anställdas behov
Dina anställda är hjärtat i ditt företag , så glöm inte att inkludera deras behov i dina katastrofberedningsplaner. Peter Yang, medgrundare av ResumeGo, rekommenderar att du inkluderar "gott om tid för dina anställda att evakuera regionen med sin familj" i dina planer. Det var vad han gjorde innan den senaste orkanen Harvey slog ett av sina kontor i Houston. Han preberedde också sina anställda i en annan region, så att de kunde hämta slacken under övergången.
Om ditt team arbetar på distans eller reser i affärer är det absolut nödvändigt att du har ett system på plats för att checka in under en lokal händelse eller katastrof. Erik Endress, VD för Share911, vet vilken påverkan realtidskommunikation kan ha på ett företag under brand, översvämning eller orkan. Endress programvara gör det möjligt för arbetsgivare att veta vilka anställda som är säkra och som kan behöva hjälp vid katastrofer. Denna åtkomst bidrar till att arbetsgivarna kan få de anställda den hjälp de behöver och få alla tillbaka till jobbet snabbare när faran passerar.
Öva planen
Matthew Hilton, produktchef för Switchvox på affärskommunikationsföretaget Digium, rekommenderar dig " träna din personal till den punkt där planen kan göras enkelt. Övning, övning och övning igen så det finns inga överraskningar när en verklig händelse inträffar. " Ett plansteg som verkar enkelt - som att skicka företagsuppdateringar till kunder på Facebook - kan kräva mer omtänksamhet än vad som framgår.
Till exempel, vem skickar uppdateringarna till? Hur många gånger uppdateras uppdateringar på en dag? Vad händer om det inte finns några uppdateringar under en viss period - är det en uppdatering? Att skölja ut detaljerna i planen och öva de olika scenarierna minskar risken för förvirring och den tid som din verksamhet kan vara offline.
Med lycka behöver du aldrig använda din katastrofplan, men det betyder inte att du och din anställda bör inte vara redo att använda den vid droppe på en hatt.
7 Gratis sociala medier för att marknadsföra ditt företag
Marknadsföringsalternativ Oavsett om det var en annons i en tidning, spela in en jingle för radio eller skjuta en reklam för tv, marknadsföringskampanjer brukade kräva mycket pengar. Medan dessa metoder fortfarande existerar har Internet öppnat nya möjligheter för företag att marknadsföra sina produkter och tjänster gratis.
8 Tips för att skapa effektiva förklararvideoer
Det är ingen överraskning att videomarknadsföring är en enorm trend. Titta bara på sociala media-flöden för att se bevis på videomarknadsföringens popularitet och tillväxt. Det är ett beprövat digitalt innehållsformat som berör kunder och framtidsutsikter. Plus, video marknadsföring är lättillgänglig och användarvänlig tack vare spridningen av mobila enheter och snabbare internet.
Populära Inlägg