Välja projekthanteringsprogramvara: En köparhandledning

Projekthanteringsprogramvara är ett mångsidigt sätt att effektivisera processen för att hantera ett projekt, oavsett om det är att utforma och bygga inuti en byggnad eller skapa en webbplats för en klient. Projekthanteringsprogramvara hjälper till att förena processen, i stället för att tvinga lag till arbete över flera olika applikationer. I stället konsolideras kommunikationsverktyg, fildelning, uppgift och deadlineövervakning och rapportering till en enda program.

Projekthanteringsprogrammet fungerar som en realtids arbetsyta som hjälper till att hålla ögat inriktat på den stora bilden, samtidigt som det är effektivt hantera dagliga detaljer. Det allra bästa är dynamiskt, automatiskt omplanering av arbete när en tidsfrist saknas. Det är viktigt att erkänna att projekthanteringsprogrammet är utformat för hela projekt som tar tid och lagarbete att slutföra.

Behöver jag projektledningsprogram? De är troligen alltför omfattande och djupgående för rutinarbete. Till exempel, med hjälp av projekthanteringsprogramvara för att ställa in och konfigurera ett datanätverk skulle det vara ganska användbart. Att använda projekthanteringsprogramvara för att upprätthålla ett datornätverk skulle emellertid vara klumpigt och förvirrande.

En bra tumregel för att bestämma om du arbetar med ett projekt är att fråga: "Har jag ett definitivt startdatum? Jag har en definitiv deadline? Har jag en tydlig förståelse för mina mål mellan nu och då? "

" Ett företag behöver projekthanteringsprogramvara när de samordnar mellan flera individer eller affärsenheter, både internt eller externt, för att slutföra uppgifter som involverar en mängd olika leveranser eller reklam ", säger Conrad Magalis, marknadschef för Advance Acceptance. "Det är en bästa praxis så att all information och samtal som är relaterade till ett specifikt projekt eller en uppgift kan dokumenteras och delegeras till varje intressent som är involverad."

De meddelanden som en organisation behöver projektledning innefattar följande:

Projekt försenad på grund av överdriven mailkorrespondens, med att arbetet blir begravt i gruppmedlemmarnas inkorgen

• Förvirring kring alltför upptagna och icke-användarvänliga kalkylblad
• Missade deadlines, antingen med enskilda uppgifter eller kompletta projekt, på grund av bristande ansvarsskyldighet och genomskinlighet i processen
• Dålig kommunikation mellan lagmedlemmar och chefer på grund av att anmälan om status för projektet eller enskilda uppgifter saknas.
• Överlappande eller överflödigt arbete på grund av förvirring kring varje gruppmedlems specifika roll
• Oklara eller missade tidslinjer som en följd av dålig planering eller dålig kommunikation.
• Hantera projekthanteringslösningar i rätt situation kan effektivisera hela processen, en Få ditt team att leverera högkvalitativt arbete på kortare tid. Den bästa mjukvaran låter dig spara och spåra flera projekt samtidigt, vilket gör det enkelt att övervaka tidsfrister och enskilda lagmedlemmars framsteg. I huvudsak kan din arbetsbelastning sparas på en enda plattform där var och en av dina lagmedlemmar har tillgång till all information som de behöver för att uppfylla sin egen roll.

Hur ser projekthanteringsprogrammet ut?

Projekthanteringsprogram börjar ofta med en instrumentpanel som fungerar som en hemmabas och ger tillgång till alla huvudfunktionerna i mjukvaran. Från instrumentpanelen kan användarna ofta skapa nya projekt samt hantera och organisera gamla. I många projekthanteringslösningar har instrumentpanelen också en översikt över aktiva och färdiga projekt, vilka användare som kan komma åt när som helst. Dashboards kan ofta delas över hela lagen, vilket ger dem all snabb åtkomst till relevanta projekt och uppgifter.

"Projekthanteringsprogrammet låter användare konsolidera arbetsverksamheten på en central plattform, vilket gör att anställda kan spara tid genom att hyra alla arbetsverktyg på ett gränssnitt, säger John Furneaux, VD för projekthanteringsföretaget Hive, Mobby Business. "Programvaran varierar från start-up - till exempel Hive - till veteranspelare som SharePoint. Allt projektledningsprogram varierar i sina möjligheter, och det är viktigt att bedöma vad affärsbehoven är och hur processer kan förbättras."

Projekt och uppgifter kan typiskt skapas (eller om en överordnad måste godkänna projektet innan det börjar) direkt i projekthanteringsprogram. När ett projekt har skapats har användarna tillgång till en mängd olika verktyg för att organisera och samordna specifika aspekter av varje projekt, vilket garanterar ansvaret för aktualitet och kvalitet för specifikt tilldelade uppgifter.

Anställda kan också schemalägga och spåra uppgifter och projekttider med sofistikerade verktyg som Gantt Charts. Dessa verktyg hjälper till att hålla gruppmedlemmarna på samma sida, även om de inte arbetar på samma fysiska plats och lindrar bördan att träffa snabba deadlines. Eftersom lagmedlemmar kan se vilka uppgifter som är tilldelade till varandra, kan de samordna varandra mycket enklare. Vissa program innehåller även inbyggda chattprogram, vilket gör samverkan direkt och omedelbar.

För chefer är full kontroll över projektets riktning viktig. Chefer kan omplacera arbete eller shuffle runt tilldelade uppgifter om en teammedlem är överväldigad medan andra inte, effektivare hanterar resurser i flygningen. Med detaljerade översikter och rapporter kan chefer också lättare hålla sig ajour med nya utvecklingar. Varje komplext projekt har många rörliga delar, så det är viktigt att hålla dina beslutsfattare informerade - det är vad projekthanteringsprogrammet gör för ditt ledningsgrupp.

Välja rätt programhanteringsprogramvara

Med de flesta kvalitetsprojektledningsprogram erbjuda alla de funktioner som beskrivs ovan, inga två är exakt samma. Det gör urvalsprocessen en viktig del av organisationens framgång. En stor företagsverksamhet, till exempel, kommer att ha olika behov än en liten start med ett litet team. Att granska varje ansökan noggrant och ställa rätt frågor är nyckeln.

"Företag bör ta sig tid att demo flera alternativ innan de går framåt och factoring i" adoption "-tiden för laget och klienterna att vänja sig vid att använda ansökan , Sade Magalis. "Om du arbetar inom ett högt tekniskt område (t.ex. IT), kan det vara vanligare att det finns erfarenhet av projekthanteringsprogram i andra branscher."

Det kan också vara till hjälp att identifiera de problem som du för närvarande hantera projekt. Genom att erkänna var fallgropen ligger - kanske delas det i rätt tid uppdateringar med en klient eller kanske den interna kommunikationen - du kan lättare fokusera på programvara som stärker dina styrkor och stöder dina svagheter. Varje projekthanteringsapplikation har sina egna standout-funktioner, så att välja en som kompletterar ditt team är avgörande.

Slutligen väljer du ett system som du enkelt kan implementera och använda är nyckeln. Vilken bra är en lösning som medför en klumpig utbyggnad, vilket skapar huvudvärk för ditt lag och leder till en kontraproduktiv insats för att bara få igång det? Dessutom, om din personal inte kan lära sig att använda systemet, erbjuder det slutligen inga fördelar. Implementering och användarvänlighet bör vara viktiga faktorer för att göra din beslutsamhet.

"Det är svårt att implementera ett företags projektledningssystem. Det här är en kulturell, inte en verktygsproblem", säger Alan Zucker, grundande chef för Project Management Essentials. "De flesta organisationer har inte konsekventa och standardiserade metoder för att hantera projekt och rapportera om portföljprestanda. Något som är så enkelt som att ha en vanlig dag för rapportering av status över hela företaget kan skicka shockwaves eftersom människor brukar rapportera status på en viss dag, vanligtvis på grund av deras kadens för ledande ställning. "

Be om kundrecensioner? Hur man gör det rätt

Produktrecensioner från reella kunder kan hjälpa andra konsumenter att tänka på en produkt för att bestämma om det är värt att köpa. Om recensionerna är positiva kan det här översättas till en stor försäljningslyft för återförsäljaren, så det är vettigt att ett företag vill uppmuntra allmänhetens feedback.

(Företag)

Hur byggde jag ett framgångsrikt företag från mitt föräldrars våning på 17

Under mina åren i Polen var jag något av ett upproriskt barn. Med tanke på min personlighet visste jag hela tiden att att arbeta för att någon annan aldrig skulle bli min kopp te. Jag ville vara en entreprenör. Tillsammans med en äldre affärspartner startade jag mitt första företag 1996 - en webbsida för resor som heter Travel Poland.

(Företag)