Hur man väljer ett företags e-posttjänst
E-post är en oumbärlig del av att driva alla småföretag . Det är ofta det bästa - och minst påträngande sättet - att kommunicera med anställda, kollegor och medarbetare. Men om e-post är så viktigt, kan du bättre tänka hårt innan du väljer en e-posttjänst för ditt företag. Inte alla e-postplattformar skapas lika, så det är viktigt att välja en med de funktioner du behöver. Samtidigt vill du undvika att betala för funktioner som du inte behöver. Här är fem faktorer att tänka på innan du löser dig på en e-postplattform för ditt företag.
1. Gratis eller betald?
Den enda sak du inte kan få med en gratis webbposttjänst är möjligheten att använda ditt varumärkes namn som en del av din e-postadress. Om du till exempel registrerar ett gratis Gmail-konto får du en e-postadress som [användarnamn] @ gmail.com; men genom att prenumerera på Google Apps for Business kan du säkra en e-postadress som läser [användarnamn] @ [yourbusiness] .com. I de flesta fall måste du redan ha din egen webbdomän för att kunna använda den som en del av din e-postadress, men att registrera en domän kan kosta så lite som $ 10 per år. Andra tjänster, till exempel Microsoft Office 365, ger dig ett eget domännamn utan att du behöver betala extra värdavgifter.
Huruvida det är viktigt för dig (och alla anställda) att ha en märkesadress, är det i slutändan upp till dig . En e-postadress som innehåller ditt eget domännamn kan potentiellt öka din uppfattade trovärdighet. Å andra sidan kan en generisk e-postadress vara bra för de minsta företagen, särskilt om du är enmansinnehavare.
2. Lagringsutrymme
En e-postadress med varumärke är självklart inte den enda fördelen med en betald e-posttjänst. Betalda plattformar erbjuder massor av andra förmåner, till exempel utökat molnlagring för e-post och andra filer. Många gratis e-posttjänster erbjuder begränsat lagringsutrymme, vilket tvingar dig att ta bort meddelanden när din inkorg blir full. Om du driver ett litet företag som är beroende av e-post, och du föredrar att arkivera meddelanden istället för att ta bort dem, kan din inkorg fylla i bråttom. Genom att prenumerera på en betald tjänst kan du få tillgång till en mycket större inkorg.
Det finns några andra relaterade problem att överväga. Till exempel varierar den maximala storleken på en e-postbilaga mycket mellan olika tjänster, med vissa tjänster som bifogar bilagor på 10 GB och andra låter dig skicka stora filer upp till 300 GB eller mer, så länge filen redan är uppladdad till molnet.
3. Säkerhet
Om du betalar för e-post eller använder en gratis tjänst, vill du ha en stram säkerhet för din företags inkorg - speciellt om du kör utbyte av privata klientdata. Och annan känslig data kan fästas på ditt e-postkonto, till exempel bankkontonummer och skattedeklarationer. Ännu mer än med ditt personliga e-postmeddelande är det viktigt att hålla cyberkriminella borta från ditt företagskonto.
Innan du sätter igång en e-posttjänst, kolla efter säkerhetssäkerhetsåtgärder som spam och phishing-filter. Stöd för tvåfaktors autentisering är också viktigt; Funktionen hjälper till att hålla utomstående ur inkorgen genom att kräva att användarna har två bitar information för att logga in. Det första är ditt vanliga lösenord, och det andra är en ny genererad kod som skickas till din mobiltelefon eller en andra e-postadress. Andra säkerhetsfunktioner som ska kontrolleras innehåller inbyggda antivirusåtgärder för att hålla skadlig kod från datorn, vilket är särskilt viktigt om du laddar ner många bilagor.
4. Samarbetsverktyg
En bra företags e-postplattform gör det lättare för dig att arbeta tillsammans med dina anställda eller kollegor. De bästa plattformarna innehåller verktyg som hjälper dig att samarbeta. Tjänster som Gmail och Outlook innehåller till exempel en inbyggd kalender som en del av din e-postinbox. Och i några enkla steg kan du dela din kalender med andra så att de kan se och redigera den på fluga. Det kan verkligen hjälpa till med planering och samarbete.
Email threading är en annan funktion som kan hjälpa dig att arbeta tillsammans med kollegor. Gängade e-postmeddelanden gör det lättare att följa långa utbyten eftersom svaren visas efter varandra i en enda tråd, i stället för att spridas i din inkorg i den ordning de mottogs.
5. Bonusfunktioner
När du har hittat en e-posttjänst som täcker alla grunder, leta efter ytterligare funktioner som kan öka produktiviteten. Exempelvis inkluderar vissa plattformar som Gmail och Outlook integrerad videochatt. Det betyder att du kan använda en enda tjänst för att både utbyta meddelanden och mötas på distans, vilket gör din dagliga verksamhet enklare och effektivare.
Vissa e-postplattformar innehåller även snabbmeddelandeprogramfunktioner. Direktmeddelanden är bättre än e-post för diskussioner i realtid, eftersom du kan byta ut flera korta meddelanden i snabb följd. Om du skickar ett direktmeddelande kan du föredra att skicka ett mail om innehållet i ditt meddelande inte är så viktigt.
Content Marketing: 4 sätt Det handlar om att ändra
Varje diskussion om marknadsföring 2014 börjar med ett ord: innehåll. Skapa unikt och engagerande innehåll - från bloggar till Facebook-inlägg till nyhetsbrev - har varit nyckeln till att skanna kunder i flera år. Men var är den här trenden med varumärkespublicering? En ny rapport från Contently - en webbplats som förbinder innehållshotta varumärken med journalisterna som lagar mat - beskriver fyra stora trender som formar framtidens innehållsmarknadsföring.
Cloud hosting är en form av hosting som fortsätter att växa i popularitet på grund av dess praktiska och hjälpsamma funktionalitet. Den här tjänsten används för att vara värd för webbplatser, domännamn och hantera databaser. Appellen bakom cloud hosting via in-house hosting är användningen av offsite-serverresurser som enkelt kan skala för att hantera toppbelastningar.
Populära Inlägg