Dokumenthanteringssystem: En köparhandbok

Om du befinner dig på marknaden för ett dokumenthanteringssystem, är en av de första frågorna du måste svara om du vill hysa systemet inom ditt företag eller vara värd det i molnet . Medan båda alternativen ger ett ramverk för att lagra och organisera dina elektroniska dokument, har alla sina egna fördelar och nackdelar.

Vår guide hjälper dig att förstå skillnaderna mellan självhärdade och molnhyrda dokumenthanteringssystem, liksom funktionerna de inkluderar och de fördelar de erbjuder. Dessutom ger vår guide tips om vad du ska leta efter när du väljer ett dokumenthanteringssystem.

Vad är ett dokumenthanteringssystem?

• Dokumenthanteringssystem är elektroniska arkivskåp som utgör en ram för att organisera alla digitala och pappersdokument.
• Dessa system fungerar ihop med skannrar som konverterar pappersdokument till digitala versioner.
• Genom avancerade sökmotorer tillåter dokumenthanteringssystem snabb åtkomst till något dokument eller en fil.

Funktionerna för dessa system:

• Lagring av olika dokumenttyper, inklusive ordbehandlingsfiler, e-postmeddelanden, PDF-filer och kalkylblad
• Söka efter ett helt bibliotek med filer med enskilt sökord
• Begränsa åtkomst till vissa dokument
• Övervaka vem som tittar på dokument och när
• Spårningsändringar till dokument
• Hämta tidigare versioner av redigerade dokument
• Kontrollera och reglera när föråldrade dokument kan raderas
• Åtkomst, redigering och delning av dokument via mobila enheter

Edito rs note: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår hemsida, BuyerZone, att ge dig information från olika leverantörer gratis:

Vad experterna säger: Jeff Pickard, VD för Lucion Technologies, leverantör av dokumenthanteringslösningar, sa att dessa system hjälper företag att organisera alla sina pappers- och digitala filer på en central plats, där alla på kontoret har tillgång.

"Det är en utmaning för företag att följa upp allt pappersarbete och elektroniska filer som kommer in i ett hemkontor eller företag varje dag, "sa Pickard Mobby Business. "Det börjar generellt långsamt - ett mail här, ett kvitto där, inkommande fakturor och kundkorrespondens - och innan du vet det har du ett berg papper och ingen möjlighet att hitta de dokument du behöver."

Nu när du vet vad ett dokumenthanteringssystem är, bör du bestämma vilken typ som bäst passar dina behov - en självhävd eller molnbaserad lösning. Båda systemen erbjuder samma funktioner, men de har flera viktiga skillnader.

Självhäftat dokumenthanteringssystem

• All mjukvara lagras i ditt företag på företagets egna servrar.
• Du kan lagra så många dokument och filer som servern tillåter.
• Programvaran har en engångskostnad baserad delvis på antalet användare. Självhärdade system kostar vanligtvis minst tusen dollar. Vissa system tar ut en initial avgift för programvaran, samt licensavgifter för varje användare. Dessutom debiterar vissa en installationsavgift.
• Det finns en valfri årlig avgift för pågående support och mjukvaruuppgraderingar.

Fördelar: Den största fördelen med ett självhäftat dokumenthanteringssystem är att du alltid är i kontroll av ditt system och inte förlita sig på någon annan för att hålla den igång. Du är inte heller beroende av internet. Om din online-anslutning går ner, har du fortfarande tillgång till alla dina dokument.

Nackdelar: Nackdelen kommer i stora kostnader, liksom den extra årliga kostnaden för programuppdateringar. Dessutom är det upp till dig att se till att du har ett korrekt backup-system på plats, eftersom dina filer inte sparas automatiskt i molnet. En annan möjlig negativ är att inte alla självhärdade system fungerar med både Windows och Mac-datorer; många är kompatibla med bara den ena eller den andra.

Cloud-Hosted Document Management System

• All mjukvara är värd av din leverantör och tillgänglig online.
• Du kan logga in på dessa system från vilken dator eller mobil enhet som helst som är ansluten till Internet.
• Du betalar en månadsavgift för varje användare. Kostnaderna varierar från några få dollar till nära $ 100 per användare, beroende på leverantör, antal funktioner du väljer och hur mycket lagring du vill.
• Systemleverantören hanterar programuppgraderingar och underhåll utan extra kostnad. .

Fördelar: De största fördelarna är att du inte behöver ett IT-team för att installera programvaran och fortsätta att fungera korrekt, och att det inte finns några stora kostnader i förskott. Du kan också knacka in i dessa system från var som helst som har tillgång till internet, och du behöver inte säkerhetskopiera dina filer eftersom de sparas automatiskt i molnet.

Nackdelar: Du är nådig av din leverantör för att hålla systemet igång. Om din leverantör har problem med sitt datacenter kan det hindra dig från att komma åt dina filer tills situationen är löst. Om din Internetanslutning misslyckas kommer du dessutom inte att kunna komma till dina filer.

Sara Sutton Fell, VD och grundare av FlexJobs, sa att hon tycker om att lagra alla sina filer digitalt och i molnet låter henne få sina dokument var som helst hon är, vilket är särskilt viktigt för att hon arbetar på distans. "Vi har tillgång till all vår dokumentation, oavsett var vi fysiskt arbetar, är fantastiskt, säger Sutton Fell. "Jag vet att om jag går till en konferens eller till och med bara kaféet för att fungera på eftermiddagen, kommer alla mina dokument med mig."

Vanliga frågor om dokumenthanteringssystem

Är fortfarande osäker på vad ett dokumenthanteringssystem gör? Inga problem. Här är några frågor och svar som kan ge mer klarhet.

F: Är dokumenthanteringssystem endast värdefulla för stora organisationer, eller kan småföretag också dra nytta av dem?

A:

Även om de kanske inte har Det stora antalet filer som större organisationer gör, småföretag kan fortfarande dra nytta av dokumenthanteringssystem, säger Jesse Wood, VD för eFileCabinet. "Ett dokumenthanteringssystem är ett bra sätt för företag att bli effektivare i sina respektive branscher , oavsett företagets storlek eller hur många kunder det har, säger Wood.

F: Jag ser ofta referenser till dokumenthanteringssystem, dokumenthanteringsprogram och dokumenthanteringslösningar. Vad är skillnaderna?

A:

Trots de olika namnen utför de alla samma uppgifter. Mary Williams, marknadschef för DocuWare, sa att skillnaderna är en fråga om semantik. "Vår bransch gör ett bra jobb att förvirra allmänheten, eftersom det finns många villkor där ute som är utbytbara", sade hon. Fråga: Vad är skillnaden mellan molnlagring och molnbaserade dokumenthanteringssystem?

A:

Medan molnlagring bara fungerar som ett ställe att hämta dokument i molnet är cloud-baserade dokumenthanteringssystem mycket starkare lösning som hjälper företag att hantera sina viktiga dokument, sade Wood.

"Som ett lagringsförråd saknar molnlagring samverkan, säkerhet och diverse automatiseringsfunktioner i ett dokumenthanteringssystem, nämligen i form av revisionsspår, användarbehörigheter, Q: Hur får du dokument som lagras i systemet?

A:

Det finns flera sätt att lägga till filer, till exempel att ladda upp dem från din dator och skanningspapper dokument direkt i systemet. Pickard sa att skanningskapaciteten är en stor del av ett system.

"Skanning tar bara några sekunder, och om du får rätt teknikpaket kan du automatiskt skapa redigerbara sökordsökbara filer i ett universellt format, som PDF, medan du skannar, "sa han. "En bra skanningslösning gör det till och med lätt att skanna massor, och känner igen var separata dokument börjar och slutar i en stapel och skickar dem till den högra mappen, som en virtuell filhanterare." F: Hur hittar du dokument i systemet efter att de lämnats in?

A:

Dessa system erbjuder många sätt att snabbt hitta dokument, bland annat genom att söka filens titel, författarens namn och när det tillsattes i systemet. Dessutom kan många av dessa lösningar söka efter innehåll inom varje fil.

"Om du hittar en lösning med integrerade sökfunktioner kan du enkelt genomföra en sökordsökning för att dra upp dokument på några sekunder [och få] en förhandsgranskning för att försäkra dig om att du har rätt fil innan du öppnar den, säger Pickard. Q: Fungerar dokumenthanteringssystem med andra program jag redan använder?

A:

Medan de flesta system har integreringar för Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks och flera andra populära program, vissa inkluderar även ett API för applikationsprogrammering som möjliggör skräddarsydda integreringar.

"En dokumenthanteringsteknik med ett öppet API utvidgar denna anpassningsförmåga till organisationer som vill skräddarsy dokumenthanteringssystemet till deras specifika initiativ, säger Wood. Q: Förutom att du är mer organiserad kan dokumenthanteringssystem hjälpa dig att få arbete på andra sätt?

A:

Ja och enväg är med arbetsflödesverktyg s, som hjälper företag att hålla uppdrag och projekt på rätt spår. Dessa verktyg, som ingår i vissa system, meddelar anställda när det är dags att arbeta för vissa uppdrag och att säkerställa att uppgifterna aldrig går vilse i en anställds inkorg, säger Errick Anthony, projektledare för LSSP Corporation, en leverantör av dokumenthanteringssystem .

"Arbetsflöde betyder möjligheten att låta en person eller en grupp människor veta att åtgärden behöver utföras på en fil för att slutföra processen", säger Anthony. "Arbetsflödeshantering innehåller också möjligheten att spåra och hantera dessa filer av en chef." Q: Med dokumenthanteringssystem har alla användare tillgång till alla filer?

A:

De flesta dokumenthantering System har säkerhetsrestriktioner som kan styra vilka anställda som har tillgång till vilka filer. Detta säkerställer att anställda bara ser dokumenten de borde.

"Säkerhet har en så viktig roll i dokumenthanteringssystemet", säger Anthony. F: Vad händer om en katastrof slår på min verksamhet? Är de filer och dokument som är lagrade i systemet förlorade för gott?

A:

En stor fördel med de molnbaserade lösningarna är att dina data lagras säkert på plats. "Dokumenthanteringssystem möjliggör en omedelbar affärsplan för beredskap, eftersom dina säkerhetskopior lagras i förväg i det sällsynta fallet med skada eller förstörelse för din plats", säger Anthony.

Användarfördelar för dokumenthanteringssystem Företag som vi talade med rapporterade några fördelar med att använda dessa system. Här är några av de största plusserna som de pekade på.

Enkel åtkomst:

John Bustrum, VD och grundare av My 403b Coach, sade att ha sådan programvara på plats betyder att han inte längre måste tvinga massor av filer på sitt skrivbord . Istället, när kunderna ringer, kan han genast hitta de dokument han behöver på sin dator.

• Lätt att söka : Att enkelt kunna söka igenom företagets dokument är en stor fördel, säger Karen Walker, grundare av One Team Consulting.
• Bättre samarbete: Att bli av med exemplar av dokument gör det enkelt för anställda att arbeta med varandra, säger professor Gary Tuch, grundare av professor Egghead Science Academy. När flera anställda jobbar av ett dokument och det sker ständigt redigering, säkerställer dokumenthanteringssystem att arbetstagare alltid har den mest aktuella kopian. Medarbetare spenderar ingen tid på att skriva ut revisioner eller dubbelkontrollar för att de har den aktuella versionen, tillade Tuch.
• Sparar utrymme: Utbyte av pappersdokument för digitala versioner kan spara en enorm mängd fysiskt utrymme, säger Randy Jourgensen , ägare av Digital Office Solutions. Sedan omvandlingen av sitt kontor till en papperslös miljö för mer än 15 år sedan har Jourgensen kunnat konvertera utrymme som tidigare användes för arkivering av filer till rymden som kan generera intäkter.
• Vad vi ska leta efter i ett dokumenthanteringssystem Vi bad våra experter att lyfta fram vad de tycker är några av de viktigaste funktionerna och de funktioner som småföretag ska leta efter när man väljer en dokumenthanteringslösning.

Filstruktur

: Systemet bör erbjuda en användarvänlig filstruktur som är meningsfullt för användarna, till exempel en skåp-låda-mapp.

• Sökning : Du vill ha en mängd olika alternativ för att snabbt hitta filer. Du bör kunna söka inte bara av filens namn utan också av innehållet i filen.
• Användarvänlighet : Systemet ska vara enkelt för anställda att använda. Om det är för svårt kommer du inte att få fullständig inköp från personalen, vilket gör systemet mindre effektivt.
• Mobilåtkomst : Du vill ha ett dokumenthanteringssystem som är tillgängligt via smartphones och surfplattor.
• Integration : Systemet ska enkelt integreras med de program du redan använder, till exempel din e-postklient och kundrelationshanteringsprogram.
• Skanning : Lösningen ska vara kompatibel med en mängd olika skannrar .
• Säkerhet : Systemet bör låta dig begränsa vem som kan se specifika mappar och filer. Du borde kunna ställa in behörigheter för behörighet.
• Nu när du vet vilka typer av dokumenthanteringssystem som finns tillgängliga och vad som erbjuds måste du bestämma vilken lösning som passar dig. För att begränsa dina val, kolla in vår bästa picks-sida. Klar för att välja ett dokumenthanteringssystem? Här följer en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

Bästa dokumenthanteringsprogram och -system 2018

Bästa dokumenthanteringsprogramvara Övergripande

• Bästa billigaste dokumenthantering
• Bästa dokumenthantering för småföretag
• Bästa mobildokument Förvaltning
• Redaktörens anmärkning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår hemsida, BuyerZone, ge dig information från olika leverantörer gratis:

• ---

  

  TSYS Merchant Solutions Review: Bästa kreditkortsprocessor för medicinsk praxis

  Efter mycket forskning och analys av kreditkortsprocessorer, rekommenderar vi TSYS Merchant Solutions som den bästa kreditkortsprocessorn för medicinsk behandling år 2018. Varför TSYS? Merchant Solutions? Anpassade prisalternativ TSYS Merchant Solutions erbjuder ett överkomligt och säkert sätt för medicinsk praxis att acceptera kreditkort från patienter vid tidpunkten för service.

  (Lösningar)

  

  WebiMax Recension: Bästa Reputation Management Service för företag

  Efter att ha utfört omfattande forskning och analys av rykthanteringstjänster, rekommenderar vi WebiMax som den bästa servicestyrdjänsten för företag. Varför WebiMax? Tjänster erbjuds WebiMax är den mest omfattande ryktehanteringstjänsten vi granskade. WebiMax hanterar inte bara SEO och säkerställer att negativt innehåll drivs av de första sidorna av sökmotorer.

  (Lösningar)