5 Utfärdar din företags telekommunikationspolitik ska adress

Möjligheten att telekommunikera, heltid eller ibland, har blivit en allt vanligare arbetsplatsförmåga. Faktum är att New York Times rapporterade att 43 procent av de anställda amerikanerna åtminstone åtminstone arbetar på distans.

Alternativet att arbeta utanför kontoret är en dröm som gäller för anställda som vill ha bättre balans mellan arbete och liv. Men utan riktlinjer kan hantering av avlägsna anställda snabbt bli en chefs värsta mardröm.

"Att låta människor arbeta hemifrån ... lockar och behåller högsta talang på en konkurrensutsatt marknad", säger Brian Shapland, chef för kontorsmöbelföretagets turnstone. "Men det finns faktorer att tänka på när du ger ditt team det gröna ljuset för att arbeta utanför kontoret, som den påverkar det kan ha på anställdas engagemang, teamanslutning och livskänslan i din kontors kultur."

När ditt företag växer är det en bra idé att lägga ett formellt telekommutationsprogram på plats för att hjälpa dig att hålla reda på de anställda som arbetar på distans och se till att alla utövar högst, oavsett plats.

Experter delade fem viktiga frågor att komma ihåg när du skapar din tjänsteman policy.

1. Stödberättigande

Det första som någon arbetsgivare behöver tänka på när man bestämmer sig för en avlägsen arbetspolitik är om medarbetarnas attityder, arbetsetik och personligheter anpassar sig till företagets förväntningar om telekommunikation. Att kunna arbeta hemifrån låter som en bra företagstäckning i teorin, men inte alla kan vara produktiva när chefen inte är nere i korridoren för att kontrollera dem.

"Chefer bör ta hand om enskilda fall grund för att göra det som är bäst för företaget, dess medarbetare och projektet för hand ", säger Phil Shawe, medgrundare och medordförande för översättsteknikföretaget TransPerfect.

Kim Davis, vice vd och chefsjurist på fördelar mäklare NFP, rådde att ställa in behörighet riktlinjer. Dessa kan inkludera positionens karaktär, hur länge en person har varit i företaget / i rollen, tidigare jobbprestation och hur ofta en anställd kan telecommute (heltid, en gång i veckan, en gång i månaden etc.).

2. Förväntningar på arbetstider

För geografiskt spridda grupper, eller i fall där fjärrarbete hjälper till att rymma familjeplaner och förpliktelser, kan officiella "öppettider" variera från person till person. Arbetsgivare behöver lita på sina telekommutörer och ge dem frihet att göra sina jobb på ett sätt som fungerar för dem. Oavsett deras arbetstid måste anställda också hållas ansvariga för sina tilldelade jobb genom att följa företagets förväntningar.

"Sätta tydliga förväntningar med anställda", sa Shapland Mobby Business. "Fjärrarbetare bör vara tillgängliga under kontorstid, måste uppfylla tidsfrister och slutföra projekt med kompetens och upprätthålla kommunikation med sina chefer och medarbetare. Arbetare som inte uppfyller dessa förväntningar riskerar att förlora förtroende för ledarskap och sidleda deras lag."

"Det är viktigt att ge mycket specifika riktlinjer och riktlinjer för anställda att granska och bekräfta [om] telekommutarrangemanget", tillade Davis. "Ett tyst och privat arbetsutrymme behövs fortfarande [i hemmet], och arbetstiden kräver full uppmärksamhet och engagemang - ingen tittar på barnen när de försöker arbeta."

3. Utrustning och cybersäkerhet

Ett ofta överblickbart element av avlägset arbete är säkerheten hos företagsdatabasarbetarna får tillgång till utanför det säkra kontorsnätverket. Hunter Hoffmann, chef för amerikanska meddelandena till småföretaget Hiscox, rekommenderade att hålla ett öga på de enheter och program som anställda använder när de arbetar hemifrån och att skydda mot eventuella hack eller brott.

"Att göra det möjligt för anställda att arbeta fjärran öppnar sannolikheten för att de kommer att använda sina arbetsenheter för att kommunicera via osäkrade offentliga nätverk, säger Hoffmann. "Lösenordsskydda alla affärsenheter [och] se till att data som går ut från [dessa enheter] är krypterad. Håll en aktuell inventering av alla enheter och se till att var och en har sin GPS-spårning på. Dessutom installera tekniken för att fjärrstyra data från någon enhet som har gått vilse eller stulits. "

Davis noterade att om företagsledda enheter tas hem för avlägset arbete, bör anställda vara medvetna om att utrustningen och eventuella program på dem endast ska användas för arbetsrelaterade ändamål.

4. Kommunikationsmetoder

I många kontor har snabbmeddelanden och chattjänster blivit kommunikationsmetod som valts på grund av användarvänlighet och bekvämlighet. Det är vettigt att hela teamet ansluter sig till varandra via dessa plattformar för snabba diskussioner och samarbete, men anställda som inte är fysiskt där behöver fördelarna med ansikte, precis som deras kontorsarbetare har. Därför bör frekventa telefonsamtal och videokonferenser vara en del av din rutin med fjärrarbetare för att säkerställa att ingenting går förlorat i översättning via textbaserad kommunikation.

Med lämplig användning av kommunikationsteknik kan företagen också se till att deras kultur förblir intakt , även med heltids telecommuters. Som en heltids telecommuter sa Reid Travis, marknadschef på Pancheros Mexican Grill, att videointegrerade chattprogram som Google Hangouts har varit en livsnivå för företagets kultur. Att dela foton av kontorshändelser, skapa en dedikerad chatt-pratstundchatt och ha avlägsna lagmedlemmar delta i chattar och möten har alla hjälpt till att få personalen att känna sig mer anslutna.

"Det är lätt att känna sig urkopplad och inte längre med [ som en telecommuter], "sa Travis. "Se till att personen fortfarande känns som en del av laget - det matar din totala produktivitet [och gör] du känner att du gör framsteg och effekter, även långt ifrån."

5. Policyövergrepp

Även om du hoppas att dina medarbetare kommer att vara respektfulla och ansvarsfulla när du utnyttjar din avlägsna arbetspolicy finns det tyvärr vissa personer som kanske hamnar i missbruk. Det är klokt att uttryckligen ange att avlägset arbete är ett privilegium som kan återkallas om det upptäcks att en anställd inte uppfyller sina förväntningar medan han arbetar utanför kontoret.

Du kan eliminera missbruk av arbets-hem-politik genom att mäter på både individ- och lagnivåer, håller alla ansvariga för sina resultat, säger Shawe.

"Det är ledningens jobb att ställa tuffa men ändå uppnåliga mål ... för varje anställd, oavsett var de sitter runt om i världen" berättade för Mobby Business. "Om [dina] interna system ... mäter relevant information och omvandlar denna information till lämpliga, smältbara och delade prestandamätningar, kommer verksamheten och dess personal att trivas om de verkar i verkliga världen eller i den virtuella världen."

Vissa Källa intervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.

Avsluta lönepaketet: Löneförhandlingstips för kvinnor

De flesta yrkesverksamma har på en eller annan gång blivit ombedda om sin nuvarande lön under en intervju. Men beroende på var du intervjuar kan den här frågan nu vara olaglig för arbetsgivare att fråga: Vissa stater och städer har nyligen antagit lagar som förbjuder intervjufrågor om nuvarande och tidigare löner.

(Karriär)

Vill du ha en kampanj? Få mer utbildning

Med sin nuvarande utbildningsnivå ser många anställda inte en kampanj i framtiden när som helst snart En ny studie från Wyzant, en online marknadsplats för instruktioner och rekryteringsföretaget Recruiter.com avslöjade att nästan hälften av alla yrkesverksamma inte har utvecklats i sin karriär på grund av brist på kompetensutbildning eller certifieringar.

(Karriär)