Välja en videokonferenstjänst: En köparhandledning
Videokonferenser har blivit ett oumbärligt verktyg för företag, anslutning av avlägsna anställda och partners på ett sätt som telefonsamtal och e-postmeddelanden inte kan. Subtiliteten av icke-verbal kommunikation och deltagarnas tonhöjd förbättrar samtalets tydlighet och meningsfullhet. I affärer kan detta vara skillnaden mellan en klar affär och ett missat tillfälle.
Att välja rätt videokonferensservice för ditt företag är viktigt. Hur många deltagare kommer regelbundet att delta i dina samtal? Behöver du integrera andra program, till exempel Google Docs, att dela med andra användare? Hur ofta tänker du använda videokonferenser? Du måste överväga alla dessa faktorer innan du fattar ett beslut. Att köpa alla klockor och visselpipor kan visa sig vara slöseri med pengar, men att hålla sig till en gratis tjänst kanske inte ger alla funktioner du behöver.
För att hjälpa dig att begränsa dina val sammanställde Mobby Business följande guide till att välja en videokonferenstjänst som passar dina behov.
Är du redan beredd att välja en videokonferenstjänst? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:
- Bästa videokonferensservice 2018
- Bästa övergripande videokonferensservice för företag
- Bästa billig videokonferensservice
- Bästa videokonferensservice för många deltagare
- Bästa moln- Baserade verktyg för video- och telefonkonferens
Så här väljer du rätt videokonferensservice
Som med alla andra inköp är det viktigt att veta vad du behöver för att komma ur videokonferenstjänsten innan du väljer den som är rätt för du. Olika företag har olika behov; till exempel kan ett stort företag behöva slingra i dussintals deltagare samtidigt, medan ett mindre företag kanske bara behöver en-på-en-konferenser. Här är vad du bör tänka på förutom din budget.
- Antal deltagare: Tänk på hur många deltagare som regel kommer att delta i dessa konferenser regelbundet. Vissa tjänster gör att du kan ansluta en handfull deltagare gratis, så om du inte behöver ansluta många människor kanske du inte behöver betala mycket, om något. Andra tjänster är specialiserade på att ansluta ett stort antal användare; vissa tillåter även obegränsade användare att gå med i konferensen. Området är brett, så att veta vad du behöver innan du börjar titta kan spara mycket tid och hjälpa dig att bestämma hur mycket pengar du bör överväga att spendera.
- Användarvänlighet: Det spelar ingen roll hur många deltagare Du är värd om de inte kan räkna ut hur man använder programvaran. Se till att du väljer en videokonferens som är intuitiv och lätt att navigera. Annars kan du starta presentationer utan att väsentliga deltagare tittar på eller missar möjlighet att ansluta helt och hållet. Låt inte ett ovänligt användargränssnitt vara det enda som håller ditt företag tillbaka.
- Typer av möten: Några av de avancerade tjänsterna tillåter dig att starta olika rum beroende på typ av möte. Vill du vara värd för open forum Q & As där alla kan ge feedback? Ger du presentationer eller föredrag och föredrar att andra deltagare blir dämpade? Veta vilka typer av möten du vanligtvis värd, eller om du är värd för en mängd olika möten, leta efter en tjänst som kan tillgodose alla dina behov.
- Mobil erfarenhet: Hela punkten med videokonferenser är att kunna ansluta till människor på distans, och ibland betyder det att ansluta från en mobilenhet. I likhet med användargränssnittet i allmänhet vill du prova en videokonferens på dina mobila enheter både tabletter och smartphones - för att se till att alla deltagare som ansluter via mobilen har en lika positiv upplevelse som de som ansluter via skrivbord.
- Video / ljudinspelning: Ibland är det bra att spara höjdpunkterna i ett möte för senare. Att säkerställa att videokonferenstjänsten har video- och ljudinspelningsfunktioner är viktigt om du gillar att gå tillbaka och spela upp möten eller konferenser. Om dina deltagare inte är bra att ta anteckningar skulle kanske ett online arkiv av tidigare möten göra dem bra. Du kan också spara mötesmottagningar för introduktions- eller träningsmaterial för nya anställda.
- Skärmdelning: Du kan förbättra mötena och presentationer i stor utsträckning genom att göra dem mer interaktiva, och skärmdelning är en central del för att hålla deltagarna engagerade. Om du behöver förklara de finaste punkterna i en presentation eller visa en avlägsen medarbetare hur du får åtkomst till vissa dokument kan skärmdelning hjälpa dig att göra det snabbare.
- Programintegration: Många videokonferensplattformar gör det möjligt att integrera tredje -party-applikationer, till exempel Microsoft PowerPoint. Att dela programvara som du redan äger inom ett videokonferenssystem kan hjälpa dig att importera presentationer och dokument. Dessutom har många tjänster noteringsmöjligheter, och vissa tillåter deltagare att komma in på åtgärden med egna anteckningar. Överväg vilka applikationer du behöver arbeta inom ditt konferenssystem och bestämma hur mycket inflytande du vill att deltagarna ska ha över ett möte.
- Kundsupport: Sist men inte minst är kvaliteten på ett företags kundservice. Det är förmodligen värt att ge kundservice ett samtal innan du bestämmer dig för att vara partner med ett företag så att du kan få en känsla för hur det ska behandla dig. När något går fel, vill du ha en teknisk supportlinje som svarar snabbt och noggrant och behandlar dig med allvar och respekt som din verksamhet förtjänar.
När du har bestämt dina behov är det värdefullt att bläddra i lediga fria försök och leka med systemen. Många videokonferenstjänster erbjuder gratis försök som varar var som helst från en vecka till en månad; vissa erbjuder till och med gratis prövningar tills en viss mängd data används. Det finns inget behov av att gå i blind när företagen erbjuder så många provkörningar. Utnyttja de fria försöken och se till att en tjänst verkligen uppfyller dina behov och adresserar dina prioriteringar tillfredsställande innan du köper.
Råd från experterna
Innan du går vidare i din sökning efter rätt videokonferensservice några råd från branschexperter om vad man ska komma ihåg och vilka frågor som ska ställas. Genom att följa dessa tips hjälper du dig att undvika några av de vanligaste fallgroparnas erfarenhet av videokonferenser.
Kontrollera kompatibilitet med andra tjänster.
"Om du ska använda mer än ett verktyg, gör darn säkert att de samverkar. Det finns många proprietära saker där ute, inte köpa tjänster eller produkter som begränsar dig, för det är särskilt ett problem när någon utanför din organisation använder en annan tjänst. " - Michael Helmbrecht, chefsprodukt och verksamhetsansvarig vid Lifesize
Utvärdera stödnivån.
"När du överväger konferensleverantörer, se till att de erbjuder servicenivå och tekniskt stöd till dig behöver du. Vad händer om du har problem? Finns någon tillgänglig dygnet runt för att gå igenom felsökning? Träffas du före ditt första webbmöte? " - Dennis Collins, chef för marknadsföring vid Västförbundna kommunikationstjänster
Vad håller framtiden kvar?
Videokonferenser utökad mänsklig kommunikation på ett sätt som telefonen gjorde mer än ett och ett halvt halvt år tidigare . På samma sätt håller nya teknologier idag redan lovet om att förbättra och revolutionera videokonferenser som vi förstår det. Särskilt införlivande av förstärkt verklighet (AR) eller virtuell verklighet (VR) i videokonferenser kan göra en mer fördjupad, verkningsfull upplevelse. "
" Jag tycker att AR och VR har mycket löften, "sade Helmbrecht. "Idag är de i mycket specifika applikationer, men jag tror att tekniken, särskilt på den bärbara sidan, kommer att utvecklas. Nästa broar till AR och VR är bara mycket rikare innehåll ... och är mer interaktivt samtidigt som det fortfarande har en fördjupande och engagera videoupplevelse. "
Föreställ dig att du står i ett virtuellt utrymme med dina affärskontakter, diskutera verksamheten mitt i ett hav av interaktiva diagram, schema och prototyper. AR och VR öppnar videokonferensvärlden för möjligheten att samarbeta över stora geografiska avstånd som om deltagarna var fysiskt i samma rum. Framtiden närmar sig snabbt när tekniken utvecklas. videokonferenser kommer bara att bli en mer integrerad del av att göra affärer i den digitala tiden.
Vissa källintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.
FileHold Express Review: Bästa dokumenthanteringssystem för småföretag
Vår 2018-undersökning och analys av dokumenthanteringssystem leder oss att rekommendera FileHold Express som det bästa dokumenthanteringssystemet för småföretag. Vi valde FileHold från dussintals dokument ledningssystem vi övervägde. För vår fullständiga metodik och en mer omfattande lista över dokumenthanteringssystem, besök vår bästa pick-up-sida.
Dokumenthanteringssystem: En köparhandbok
Om du befinner dig på marknaden för ett dokumenthanteringssystem, är en av de första frågorna du måste svara om du vill hysa systemet inom ditt företag eller vara värd det i molnet . Medan båda alternativen ger ett ramverk för att lagra och organisera dina elektroniska dokument, har alla sina egna fördelar och nackdelar.
Populära Inlägg