FileHold Express Review: Bästa dokumenthanteringssystem för småföretag

Vår 2018-undersökning och analys av dokumenthanteringssystem leder oss att rekommendera FileHold Express som det bästa dokumenthanteringssystemet för småföretag. Vi valde FileHold från dussintals dokument ledningssystem vi övervägde. För vår fullständiga metodik och en mer omfattande lista över dokumenthanteringssystem, besök vår bästa pick-up-sida.

Varför FileHold?

FileHold har ett intuitivt gränssnitt som är perfekt för småföretag att ta hand om. Det använder samma arkivstruktur som Windows Explorer, vilket gör det enkelt att lära sig och introducera nya anställda.

Lätt att använda

Det som gör FileHold så tilltalande för småföretag är att det har samma utseende som program de är vana vid. Arkivstrukturen innehåller samma skåp, lådor, mapp och undermappsinriktning som Windows Explorer använder. När det är installerat ska medarbetarna snabbt kunna få fart.

Vi var imponerade av systemets rena gränssnitt. Till skillnad från andra system som är knäppta med ikoner och bilder ser allt du ser när du loggar in i dokumentbiblioteket längst ner på sidans vänstra sida och en sökfält längst upp. Du arkiverar, söker och granskar dokument allt från samma sida. Många av de andra systemen vi undersökte tvingar dig att växla fram och tillbaka mellan sidor.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår systersida. BuyerZone ger dig information från en mängd olika leverantörer gratis:

Systemets MyFileHold-mappar är oerhört hjälpsamma . Dessa är separata mappar ovanpå det allmänna biblioteket med skåp och lådor för dina mest använda dokument, dina utcheckade filer, eventuella varningar eller påminnelser som du har, de filer du nyligen har tillgång till och de dokument du nyligen har lagt till systemet. Detta ger en ögonblicksbild av dokumenten du arbetar för närvarande och de objekt som behöver omedelbar uppmärksamhet.

FileHold möjliggör en bra mängd anpassningar. Medarbetarna kan skräddarsy delar av systemet till sina personliga preferenser. Du kan anpassa snabblänkar för olika uppdrag, till exempel lägga till filer, länka dokument tillsammans och kolla filer. Du väljer specifika metadataegenskaper - som dokumenttyp, version, antal länkade filer och författare - som visas bredvid filens namn.

Du kan filma dokument i systemet på flera sätt. Du kan dra och släppa filer redan på datorn eller nätverket, samt skanna dokument direkt i systemet. Med Microsoft Office integration kan du lägga till dokument som du arbetar med i Word, Excel, Outlook eller PowerPoint med ett knapptryck.

En gång i systemet, ett dokument i en inkorg. Här definierar du dess metadataegenskaper och väljer den plats där du vill att den ska arkiveras. FileHold erbjuder en mängd attribut som kan bifogas varje fil, så du kan välja olika egenskaper för olika typer av dokument. Till exempel kan attribut för fakturor innefatta den kund som fakturan är för och det datum som det betalas ut, medan en broschyr kan ha egenskaper som vem som skapade den och när den lagts till systemet.

FileHold erbjuder flera enkla sätt för att snabbt hitta de dokument du letar efter. Det enklaste alternativet är att skriva in ord eller fraser du letar efter i ett dokument i huvudfältet, vilket liknar Googles sökfält. Detta söker hela biblioteket med filer. I stället för att bara ta tillbaka dokument med den exakta ordalydelsen du sökte, returnerar det här alternativet resultat som innehåller synonymer, stämningsord och ord som är nära förknippade med dina ursprungliga söktermer. När resultaten returneras kan du klicka på en fil och en förhandsgranskningsruta markerar de ord du letade efter, så du kan snabbt se om det är dokumentet du behöver. Du kan också göra avancerade sökningar som låter dig leta efter filer baserade på metadatatribut.

Funktioner

Vi var särskilt imponerade av de många samarbetsverktygen, som inkluderar en inchecknings- och utcheckningsfunktion som blockerar mer än en person från att arbeta på samma dokument samtidigt. Du kan också ställa in varningar som automatiskt meddelar medarbetare när dokument kontrolleras in och ut eller när ändringar görs i filer.

Programvaran håller en revisionslogg av alla som åtkomst till varje fil och när de gör det och arbetstagarna kan granska tidigare versioner av dokument efter att ändringar har gjorts.

Lyckligtvis för företag med fjärranslutna medarbetare är systemet tillgängligt från vilken som helst, via en internetansluten dator eller mobilenhet. När du är inloggad på distans kan du söka, hämta och arbeta på något dokument som sparats i systemet. Inte alla de självhärdade systemen vi undersökt erbjuder denna omfattning av fjärråtkomst.

För att säkerställa att anställda bara ser de filer och dokument som de ska kunna erbjuda, erbjuder FileHold ett urval av 11 säkerhetsroller, allt från skrivskyddad till system administrering. Du kan också ställa in specifika åtkomstbehörigheter för hela skåp och mappar, såväl som för enskilda filer.

Andra standardfunktioner inkluderar en kalender som håller reda på ofullständiga uppgifter, möjligheten att nästan länka filer i systemet och skanna programvara som

Du kan köpa valfria funktioner för en extra kostnad, inklusive arbetsflödesfunktioner, möjligheten att skapa gästkonton för skrivskyddade användare och funktionen för elektronisk signatur.

Kostnad

Eftersom FileHold är ett självhäftat system är de flesta kostnader bara engångsavgifter. Priset är uppdelat i flera delar, med avgifter för programvaran, användarlicenser och installation, implementering och utbildning.

Systemet är tillgängligt i två prisplaner: FileHold Express och FileHold Enterprise. Expressplanen är utformad för företag med 20 eller färre anställda, medan Enterprise-planen rymmer större företag. Båda planerna erbjuder samma användarupplevelse, funktioner och verktyg. Skillnaden ligger i prissättningsstrukturen.

Dessa är engångskostnaderna för FileHold Express:

• Serverprogramvara: $ 3,750 (inkluderar fem användare och sex månaders support)
• Ytterligare licenser: 200 $ vardera, upp till 20 användare (innehåller webbläsare och skrivbordsdokumentare)

Den enda återkommande kostnaden är för löpande support. Du har möjlighet att betala en årlig avgift som ger dig uppgraderingar till programvaran och pågående teknisk support. Denna kostnad är 20 procent av din ursprungliga avgift. För småföretag som behöver en omfattande dokumenthanteringsplattform med alla viktiga funktioner är Express-planen ett bra värde på grund av engångskostnaden.

Om den initiala kostnaden är för mycket för många företag erbjuder FileHold både räntefritt finansiering och uthyrning alternativ. De flesta andra system vi analyserade erbjuder inte dessa betalningsplaner.

Kundtjänst

Vi var överlag mycket nöjda med den kundtjänst vi fick från FileHold. Det bästa sättet att nå stöd är via e-post. FileHold svarade på vår e-postförfrågan inom 10 minuter. Ombudet besvarade alla våra frågor i detalj, med länkar till webbplatsen med ytterligare information.

När ditt system är igång kan du kontakta FileHolds kundsupportteam via e-post eller online hjälpbiljett. (Telefonservice är inte ett alternativ.) Det finns också omfattande resurser på företagets hemsida, inklusive en serie användarhandböcker. Dessutom innehåller mjukvaran inbyggd åtkomst till hjälpguider.

Begränsningar

Den största potentiella nackdelen med FileHold är att det i första hand är ett självhärdat system, så du måste ha egen egen server och behöver en IT-expert till hands som är kunnig för att upprätthålla servrar, vilket kan leda till extra kostnader. Ett molnalternativ är tillgängligt, men det är inte värd för FileHold, så du måste ordna en tredjeparts molntjänst för att vara värd för den och betala kostnaderna för att använda den.

En annan möjlig brist är att kundsupport endast är tillgängligt via e-post och online. Även om vi fick ett extremt snabbt svar när vi mailade, kan vissa företag stängas av genom att inte bara ringa någon för hjälp.

Det är också viktigt att notera att detta system inte är kompatibelt med Mac-datorer. Om ditt kontor är Mac-baserat, uppmanar vi dig att överväga vår bästa dokumenthanteringsprogramvara för mobil, eftersom det ger fullständig åtkomst från alla webbaserade enheter.

Klar att välja ett dokumenthanteringssystem? Här följer en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

• Dokumenthanteringssystem: En köparhandledning
• Programvara och system för bästa dokumenthantering 2018
• Bästa dokumenthanteringsprogramvara Totalt
• Bästa billigaste dokumenthantering
• Bästa mobil Dokumenthantering

SecurityMan Review: Bästa prisvärd övervakningssystem

Efter att ha genomfört vår 2018-undersökning och analys av videoövervakningssystem, rekommenderar vi SecurityMans NDVR8-500K-system som det billigaste videobevakningssystemet för småföretag. Vi valde SecurityMan från en pool av dussintals av videoövervakningssystem vi övervägde. För att läsa vår fullständiga metodik och för en mer omfattande lista över videoövervakningssystem, besök Mobby Business bästa val för videoövervakningssystem.

(Lösningar)

Topp 5 Antivirusprogram för Android

Om du använder din smartphone för företag, säkerhet är en viktig fråga. Om du inte installerar en bra antivirusapp kan det få allvarliga konsekvenser, så att din enhet riskerar att smitta av korrupta appar och skadlig kod. Det kan inte bara hindra din telefon från att fungera ordentligt, men det kan också kompromissa med känsligt företag eller klientdata som är lagrade på din telefon eller surfplatta.

(Lösningar)