Bästa faktureringspraxis för små företag i B2B
Fakturering är en av de viktigaste aktiviteterna för B2B-företag. Du kan inte få betalt om du inte skickar dina kunder en faktura som sammanfattar de tjänster som görs och vad de är skyldiga dig.
Medan det finns många olika sätt att skicka en faktura - via snigelpost, e-post eller en tredje part online portal - du måste hitta de faktureringsmetoder och metoder som fungerar bäst för både dina kunder och din affärsverksamhet. Mobby Business frågade branschexperter för deras råd om att skapa en smart faktureringsstrategi.
Automatisera och digitalisera när det är möjligt
Raj Narayanaswamy, grundare och medordförande för anställd tidsföljdslösning Replicon noterade att du borde automatisera fakturering när det är möjligt.
"Den snabbaste och enklaste fakturan görs online," sa Narayanaswamy. "Investera i en faktura / faktureringsgenerationsmotor för att automatisera processen och ta bort mänskliga fel. Manuell fakturering som är beroende av att spåra ner och sortera tidskrifter i papper, mata in information i Excel och manuellt kontrollera efter noggrannhet avfall värdefull administrativ tid."
Detta lämnar också utrymme för fel och förseningar. Automatisering av fakturering innebär att du undviker den stora delen av risken för fel och sparar också pengar genom att eliminera extra administrativa kostnader.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter information om bokföringsprogram för ditt företag? Använd frågeformuläret nedan och våra leverantörspartner kommer att kontakta dig för att förse dig med de uppgifter och citat du behöver
Mitch Rose, SVP och chef för betalningslösningsbolaget Billtrust, tillägger att det innehåller elektroniska metoder som hjälper till att automatisera fakturan -cash-processen kan visa sig vara fördelaktig på lång sikt för både kundfordringar och betalningar.
"Att flytta till digitalisering gör att kunderna kan betala när och var de är - vilket uppmuntrar snabbare betalningar och ökar effektiviteten för dina kunder och ditt A / R team ", berättade Mobby Business.
Han lade till att digitaliseringsbetalningar och fakturering sparar kostnader. Leveranskostnaderna för papper dubblerar antalet elektroniska leveranser och saktar hela processen. Genom att flytta dessa processer sparas porto, papper och tryckkostnader, och inte minst tid.
Håll dig organiserad
Det är viktigt att hitta en redovisningslösning som ger dig och ditt team möjligheten att hålla sig organiserade och hålla koll på alla dina utestående fakturor.
"Utan att få tillgång till en centraliserad syn på fakturor och räkningar saknar företagen möjligheten att snabbt bestämma vilken genomsnittlig betalningstid som är, hur mycket pengar är utestående, hur många fakturor och uppföljningar som har skickats, vilka företag är ofta brottsliga osv. "Narayanaswamy berättade för Mobby Business.
Se till att du är kompatibel med PCI.
Om du accepterar elektroniska betalningar från dina kunder är det viktigt att du ser till att din betalningsprocessor överensstämmer med Betalningskortindustrin (PCI) datasäkerhetsstandarder. Dessa globalt erkända standarder skapades för att skydda konsumenterna och hålla sina betalningsuppgifter säkra. Rose noterade att överensstämmelse med dessa standarder är obligatoriskt för alla företag som accepterar kreditkortsbetalningar.
"Inte bara är PCI-överensstämmelse avgörande för juridiska skäl, det ger också tillit till dina kunder, säger han. "Företag som har brutits ser en förlust av kunder, skadade rykte och droppar i aktiekursen - för att inte tala om de orimliga kostnaderna för att avhjälpa överträdelsen och hantera överträdelserna och att intäkterna förloras från att känna kunden."
Rose tillade att överensstämmelse är viktigare eftersom företag står inför ökad användning av kreditkort i B2B. De flesta företag vänder sig till tredje part som tillhandahåller betalningsportaler och processer som gör det möjligt för dem att acceptera elektroniska betalningar och vara PCI-kompatibla.
Kommunicera
Tydlig kommunikation under varje fas i ett projekt håller kunder och företag på samma sida när det gäller betalningsförväntningar.
"Förstå nivån på fakturadetaljer som en kund behöver från början, skapa proaktiva planer om det finns omfattning krypa och hålla kunderna uppdaterade varje steg på vägen kan spara betydande tid och ansträngning under faktureringsprocessen efter projektet, "berättar Narayanaswamy.
För mer information om hur du hittar rätt betalningsbearbetningslösning, besök Business News Dagens guide.
Varför bästa praxis inte alltid är bäst för ditt företag
Författare Stephen Shapiro har inget mot att försöka något som har fungerat för andra människor för att förbättra din verksamhet. I de rätta händerna kan bästa praxis faktiskt vara till nytta, säger han. Men du måste se till att de är rätt för dig. Han är faktiskt inte den bästa brandkåren att titeln på sin nya bok kan leda till att du tror "Bästa praxis är dumma" (Portfolio, 2011).
ÄR du en foodie med ett företagande hjärta? Drömmer du om att starta ditt eget kommersiella kulinariska satsning? Om så är fallet kan du bara starta ett företag i matutrymmet. Från att möta den ökade efterfrågan på hälsosammare alternativ att piska upp läckra och rika måltider finns det en nisch för alla i livsmedelsindustrin.
Populära Inlägg