Anställningsinköp är nyckeln till molnsäkerhet

Är dina anställda den svaga länken i ditt företags moln dataskyddsplan? Trots dina bästa ansträngningar för att hålla ditt företags data säkert i molnet är det svårt att förhindra att anställda delar företagsdata via molnbaserade verktyg som Dropbox och Google Drive.

Problemet är givetvis att dessa datadeltagningsverktyg är inte nödvändigtvis säkert.

Men det betyder inte att molnbaserad datalagring inte är rätt för företag. Genom att vidta vissa försiktighetsåtgärder kan företag njuta av bekvämligheten med molnbaserade fildelningstjänster samtidigt som data säkerställs.

Men det är inte omöjligt att hålla företagets data säkra i molnet. Det krävs bara en liten ansträngning.

Har höga standarder

De bästa lösningarna för lösningar för lösningar för företag låter anställda interagera med data på olika sätt, samtidigt som data lagras i fela handen, förklarade Eric Knudson, en teknologisk representant serviceföretaget Touchbase, i en e-postintervju med MobbyBusiness.

Säkerhet och åtkomst är nästan alltid i strid med varandra, sa Knudson. Den bästa leverantören av cloud storage kommer att balansera dessa.

Och medan det kan vara lätt för företagare att bedöma hur väl deras lagringsplats görs i tillgänglighetsavdelningen, hur kan de se om deras data är säkra? > Knudson sa att det finns branschstandarder för datasidor - som specifikt beskrivs i Statement of Standards for Attestation Engagements 16 (SSAE 16) - och att flera av de större molnbaserade lagringsleverantörerna följer dessa standarder.

Jag skulle överväga dessa typer av standarder som en indikation på att molnlagringsleverantörens hus är i ordning, säger Knudson, och att det har ansett saker som säkerhetsbrott, strömförlust eller total isolering av ett av sina datacenter.

Andra viktiga säkerhetsfunktioner att leta efter när du väljer en molnbaserad lagringsleverantör inkluderar datakryptering, överensstämmelse med överensstämmelse, integrering av enstaka tecken på (SSO), granulär användare och filbehörigheter och generering av administrativ rapport.

Kryptering, versionering och revision eller e-discovery-möjligheter tenderar att vara eftertanke, säger Knudson. Men om du funderar på molnlagring för ditt företag, bör det vara viktiga överväganden. De kan vara de främsta övervägandena.

Älska den du är med.

Dina anställda kan ha sina egna preferenser när det gäller vilka lagringsplatser de använder. Men att ha bara en företagsövergripande lagringsleverantör är ett måste om du vill behålla dina data.

Dan Waldinger, en representant för webbkonferensleverantören Brother International, sa att medan användningen av flera molnbaserade webbplatser kan göra livet enklare för anställda, det gör det svårt att hålla reda på data. Att ha data lagrad på flera webbplatser gör det också svårt att bedöma om känslig information är korrekt skyddad.

Men det finns en enkel lösning på problemet. Waldinger sa att företagen helt enkelt skulle välja en lagringsplats och hålla fast vid den. Detta gör det möjligt för anställda att redigera filer utan att behöva oroa sig för versionskontrollen och också hålla administratörer kännedom om var dokumenten är lagrade, förklaras Waldinger.

När de väl har valt sin lagringsleverantör bör företagen följa några enkla regler för hur att använda den. Waldinger rekommenderar att du endast använder säkra Internetanslutningar när du delar data i molnet.

Om du tillåter att anställda ska arbeta hemma, se till exempel att de inte använder Wi-Fi på det lokala kaféet när de delar känsliga dokument. > Internetanslutningar på dessa platser är allt annat än säkra, sa Waldinger. Använd samarbets- och webbkonferensteknik som bara fungerar över en säker konferensanslutning.

Waldinger betonade också användningen av enkla säkerhetsåtgärder, som lösenord, för att säkerställa säkerheten i dokumenten. Den lagringsleverantör du väljer ska låta dig behålla vilka dokument du vill ha med lösenordsskydd.

Gör det officiellt

Nu när du har valt vilken molnbaserad lagringsleverantör du vill använda, är det dags att se till att medarbetarna är ombord med beslutet och att de förstår acceptabla sätt att interagera med företagsdata.

Att utveckla och behålla en enkel policy kring fildelning kan vara ett kraftfullt steg mot säker tillämpning av molnet, säger Robert Hamilton, en företrädare för Symantecs globala säkerhetsprogramföretag.

Hamilton citerade en nyligen genomförd Symantec-undersökning, som fann att 62 procent av anställda anser att det är okej att överföra arbetsdokument till personliga apparater som en tydlig indikation på att en central policy är nödvändig för att hålla företagsuppgifterna säkra.

Genom att upprätthålla övervakningen kan du se till att medarbetarna vet hur och när de ska använda cloudapplikation effektivt och säkert sagt, säger Hamilton.

Touchbase's Knudson håller med om det här toppnära tillvägagångssättet för att säkerställa datasäkerhet.

Han rekommenderar att man väljer en molnbaserad leverantör som kan svara på alla dina frågor inställningar om var din data går, inklusive vilka filer dina användare delar och om de är känsliga.

Den lagringsleverantör du använder bör också låta dig skapa rapporter och bestämma vem dina bästa användare är. Det bör också låta dig kontrollera om alla användare kan dela filer med externa organisationer eller bara några.

Medan vi vill lita på att våra användare fattar de rätta besluten, är ibland en central politik det rätta beslutet istället, Knudson sa.

Snapshot Small Business: Soul Purpose Designs

Vår snapshot-serie med små bilder innehåller bilder som representerar, på bara en bild, vad de små företagen vi handlar om. Louis Blaut, grundare och kreativ chef för Soul Purpose Designs, förklarar hur denna bild representerar hans verksamhet . I Soul Purpose Designs designar och tillverkar jag bärbar konst i form av sneakers baserade på tecken och föremål från popkultur och vardag samt hiphop-tema kläder med positiva budskap.

(Företag)

Skapa ett bra (och säkert) lösenord

Eftersom vi använder teknikverktyg för att hantera fler aspekter av affärsverksamheten växer hotet med hacking och identitetsstöld. Det är ett problem för stora företag med stora IT-resurser, säger Bill Carey, vice vd för marknadsföring och affärsutveckling hos Siber Systems, ett företag som utvecklar och distribuerar avancerade programvaru- och lösenordshanteringsprodukter.

(Företag)