Hur man gör en tidsplan för liv och företag

Innovatörer som Henry Ford har tillskrivit sin framgång för god tidshantering. En ny studie visar emellertid att 72 procent av småföretagare arbetar längre dagar och på flerhelger, medan hälften av de undersökta tycker att det inte finns tillräckligt med tid för att få saker gjorda. Med tiden den mest värdefulla varan för småföretagare är en tidshanteringsplan nödvändig för att driva ett företag och uppnå en balans mellan arbetsliv och liv.

Så här hanterar andra entreprenörer, från frilansare till småföretagare, sin tid effektivt och hur du kan skapa din egen tidsplan för liv och företag.

Ställ in mål och hantera uppgifter

Tidshantering handlar om att ställa in mål och slutföra de uppgifter som krävs för att nå dem. Rich Winley, grundare av No Chains, en start som hjälper användarna att hitta lokala nonchain-restauranger, tror på att titta på den stora bilden och sedan bryta ner uppgifter innan de hanteras.

"Jag är en solo startup guy, så tidhantering är viktigt för mig "sa Winley. "Varje månad ställer jag ett mål för vad vi behöver utföra, och bryter sedan ner det till veckor och dagar. Det betyder varje söndagskväll innan min vecka börjar, jag skriver ner vad vi behöver göra för veckan."

För att organisera allt han behöver för att få gjort, använder Winley Wunderlist, en populär produktivitetsapp för att skapa, hantera och dela personliga och affärsverksamma listor. Funktionerna inkluderar tidsbegränsade påminnelser, spårning av progress och automatisk synkronisering över enheter.

För företag hjälper tidspårnings- och hanteringsverktyg att hålla alla fokuserade och på samma sida, vilket eliminerar bortkastad tid på att leta efter e-post och missförhållanden om vilken lagmedlem som är ansvarig för vilken uppgift. Wunderlist Pro, till exempel, tillåter användare att delegera uppgifter till kollegor och lagmedlemmar för snabbare avslutning och ansvarsskyldighet. Liknande samarbetsverktyg inkluderar SweetProcess, en uppgiftshanteringsapp som dokumenterar och systemiserar rutiner, och Flow, ett tidshanteringsverktyg och online-samarbetsverktyg som håller organiserade uppgifter och lag i synkronisering.

Spåra hur du spenderar din tid

Till ha en effektiv tidshanteringsplan, du behöver veta var din tid faktiskt går. Medan du håller koll på klockan fungerar det för vissa, är tidspårningsverktyg mycket effektivare för andra.

Josh Leavitt, ägare av webbdesign och online-marknadsföringsföretag J-Leavitt Designs, använder tidsuppföljningsprogrammet Harvest. Enligt Leavitt förbättrar Harvest sin effektivitet avsevärt genom att göra det möjligt för honom att lägga in alla sina kunder, projekt och uppgifter på ett ställe och låta honom enkelt spåra sina timmar, skapa fakturor och betala kunder.

Inom ett år efter att han startat sitt företag Leavitt hade fyra heltidsanställda och 25 outsourcade arbetstagare runt om i världen. Som en del av hans företags tidshanteringsplan började Leavitt använda Time Doctor, ett tidspårningsverktyg som påminner användarna om att hålla sig kvar på uppdrag, övervaka Internet- och applikationsanvändning och skapar rapporter om hur användartiden spenderas.

"Med Time Doctor installerad på alla mina medarbetares datorer kunde jag tilldela projekt och spåra uppgifter i en minut, säger Leavitt. "Det genererar automatiskt effektiva tidsanvändningsaktiviteter samt dåliga tidsanvändningsaktiviteter och skickar rapporter både för medarbetaren och mig själv. "

Tidspårningsverktyg är också effektiva för att hantera din tid utanför jobbet. Mary Agnes Antonopoulos, en frilansskribent och social media strateg på Rockaway Writer som jonglera upp till 20 kunder vid varje tillfälle, använder OfficeTime för att budgetera och hålla reda på hur länge hon spenderar på projekt. Hon använder också appen till att prioritera sitt eget liv.

"Jag har också appen på min telefon och jag använder den för personliga saker, som att träna och vara med vänner," sa Antonopoulos. Därmed kan hon bättre ha tid för sig själv och leva det liv hon vill ha. "Om jag inte gör det, tenderar jag att driva bort de här sakerna och prioritera dem senast. Vem vill det livet?"

Håll dig organiserad

Enligt en studie från kontorsmaterielbranschen Brother International, förlorar varje anställd i genomsnitt 76 timmar per år på grund av oorganisering. Det innebär att 177 miljarder dollar slösas bort årligen och söker efter fysiskt och elektroniskt felplacerade föremål, vilket kan ha en betydande inverkan på småföretagens bottenlinjer. Det innebär att du måste hålla dig organiserad för att bättre hantera din tid.

Kathryn McKinnon, en verkställande coach och tidsledningsexpert vid McKinnon & Co., rekommenderar tre verktyg för att hålla din verksamhet och ditt liv organiserat, samt din tid effektivt hanterad.

• Evernote: Den här gratisappen, tillgänglig för iPhone och Android, hjälper dig att hålla dig organiserad genom att hålla alla dina tankar, anteckningar, idéer, göra-listor och mer på ett och samma ställe. "Håll dig organiserad genom att skapa flera anteckningsböcker och gruppera anteckningar så som du vill," sa McKinnon. "Det har en bildfunktion som låter dig ta bilder av de handskrivna anteckningarna som du har staplat på ditt skrivbord, så att du kan organisera i mappar så att du inte förlorar några värdefulla idéer eller information."
• Fantastical: Denna iPhone app , tillgänglig i Apples App Store, ökar produktiviteten med din kalender. Det här är ett särskilt användbart verktyg om du håller flera kalendrar, till exempel ett för arbete, hem och ditt sociala liv, som alla kan nås och hanteras på ett bra sätt, sa McKinnon. (Enligt dess utvecklare kan användarna bara skriva eller diktera en händelse, till exempel "Lunch med John i Cupertino på fredag", och appen kommer schemalägga den automatiskt, vilket sparar tid.)
• CardMunch: Den här kostnadsfria appen hjälper dig organisera visitkort genom att ändra dem till kontakter. "Nätverk är viktigt för att avslöja personliga och affärsmöjligheter, växa ditt företag eller hålla sig på din karriär", påpekade McKinnon. Men "Det kan bli överväldigande om du inte har något sätt att organisera dem", tillade hon. Med ett verktyg som CardMunch tar användarna enkelt ett foto på varje visitkort. "Då laddar den upp alla dina kontakter till din telefon, vilket gör kontakthanteringen enkel och effektiv."

Varför kraftfulla människor gör dåliga beslut

Den mer kraft som en företagsledare tror att de har, desto sämre får de att ringa skotten, visar ny forskning. En studie vid University of Southern California professor Nathanael Fast har beslutat att i affärsverksamheten kan ostridigt makt hindra beslutsfattandet. "Den övergripande känslan av kontroll som kommer med makt tenderar att få människor att känna sig övertygade i sin förmåga att fatta goda beslut", sade Fast, noterar forskningen som syftar till att göra ledarna mer medvetna om de fallgropar som de kan falla till.

(Ledarskap)

3 Tips för att utbilda ledare att arbeta med fjärrgrupper

Arbeta på distans blir alltmer populär, vilket innebär att ledarskap nu sker praktiskt taget för många lag. Oavsett om en chef på plats arbetar med avlägsna anställda eller ledarna arbetar på egen hand, leder människor som inte ser ansikte mot ansikte varje dag, en något annorlunda kompetensuppsättning.

(Ledarskap)