Det är vårstädningstiden för din e-postbrevlåda

Den genomsnittliga e-postanvändaren spenderar 2,5 timmar om dagen genom att sifra 147 meddelanden, visar forskning. Hantering av denna höjd av meddelanden är en av de stora tidssugarna på den moderna arbetsplatsen. Men det finns sätt att spara mycket tid genom att ge din inkorg en genom våren rengöring.

Alex Moore, VD för Baydin, erbjuder 10 tips om hur du ger din inkorg den långvariga vårrengöringen som den förtjänar. Hans företag utvecklar påminnelsestjänster för populära e-postklienter som Outlook och Gmail som gör att användarna kan ta kontroll över när de skickar och tar emot e-postmeddelanden.

Sök och ni hittar

Använd sök för att hitta specifika e-postmeddelanden. Det tar bara en tredjedel av tiden. Moderna e-postklienter innehåller mycket kraftfulla sökfunktioner - tillbringa 15 minuter att lära sig använda dem, och det kommer att betala utdelning i flera år.

Slå av

Försök att stänga av meddelanden på din dator och din telefon. Varje gång en anmälan kommer upp tar det hjärnan i en minut att helt återfå koncentrationen.

Forego folder folly

Stör inte med komplicerade mappsystem - forskning visar att det är betydligt snabbare att hitta meddelanden genom att bläddra igenom en lista av alla meddelanden som du någonsin har fått än genom att titta igenom en "organiserad" uppsättning mappar.

Timing är allt

Skicka meddelanden vid optimala tider - vanligtvis strax före arbetet eller under lunchen, och sällan på sen eftermiddag. Ett meddelande som skickas klockan 7 är nästan fyra gånger större sannolikt att det öppnas än ett skickat klockan 4:00.

Rensa rodnaden

Lämna bara meddelanden som fortfarande behöver din snabba uppmärksamhet i din inkorg. Flytta resten till en enda gammal postmapp eller arkivera dem. Dina gamla meddelanden är fortfarande sökbara och det blir svårare för e-postmeddelanden som inte är "färdiga" att falla genom sprickorna.

Brevity är själen av wit

Försök skriva kortare e-postmeddelanden. Du kommer bli förvånad över hur bra människor svarar på korthet i e-post. En bra riktlinje: Försök att behålla de flesta av dina meddelanden (men klart inte allt!) Under fem meningar.

Det handlar om att blockera och ta itu med

Om ditt schema tillåter, ställa in specifika tidsblock varje dag för att hantera din epost . Under dessa tider, gå igenom dina e-postmeddelanden i satser. Men försök att inte göra det första på morgonen - du vill börja din dag med ditt viktigaste arbete, snarare än det som verkar mest brådskande.

Få ett system

Ta reda på ett system för att skjuta meddelanden till senare. Forskning visar att mer än en tredjedel av all e-post inte behöver uppmärksamhet nu, men behöver det igen senare. Vissa alternativ inkluderar en e-postpåminnelse som kan ta emot meddelanden senare.

Gör det enkelt

Om du skickar ett e-postmeddelande där du ber om mer än en sak, räkna dina önskemål och sätt dem nära toppen av meddelandet för att göra det enkelt för mottagaren att ta reda på vad han / hon behöver göra.

Säg vad du menar

Gör den första meningen i din epost beskrivande. De flesta e-postklienter visar ett litet fragment av meddelandet i inkorgen. Vilken av dessa är mer benägna att få din uppmärksamhet? "Viktigt möte nästa fredag. Vänligen svara!" eller "Hej Frank, jag skriver bara för att låta dig veta."

Vill du ha bättre anställd-chefrelationer? Kommunikation och erkännande Hjälp

En studie från bemanningsföretaget Accountemps visade att 61 procent av arbetarna sa att de samtidigt som de arbetar bra med sina chefer och har ömsesidig respekt för varandra, skulle de inte betrakta sig som vänner utanför kontoret. Bara 23 procent av de undersökta arbetarna sa att de är vänner med sina chefer.

(Ledarskap)

3 Steg för att hjälpa kvinnliga entreprenörer Skapa ett stort personligt varumärke

Entreprenörer lägger mycket tid och ansträngning på att skapa ett unikt och marknadsförbart varumärke för företaget. Även om detta är ett nödvändigt steg på vägen till framgång, kan det ibland överskugga ett annat viktigt varumärke som måste utvecklas: ditt personliga varumärke. "Det tar tid, energi och fokus för att verkligen skapa ett personligt varumärke", säger Katie Bressack , hälso coach, företagsvårdskonsult och American Express OPEN VD BootCamp ambassadör.

(Ledarskap)