Vad är affärsprocessautomatisering (och hur kan det hjälpa ditt företag)?
Vad är affärsprocessautomatisering?
BPA är en typ av programvara eller systembaserad metod som tar svåra, överflödiga eller på annat sätt komplexa uppgifter och förenklar dem i en strömlinjeformad, händer -fri process. På vanlig engelska betyder det att BPA använder mindre teknik för att få samma jobb, vilket gör din verksamhet mycket mindre komplicerad och mycket effektivare. Målet med BPA är att spara företag tid och pengar genom att slutföra krångliga uppgifter automatiskt, vilket ökar produktiviteten genom att låta dina anställda fokusera på sina kärnområden av talang.
Vad är några exempel på affärsprocessautomatisering?
BPA kan användas i praktiskt taget alla aspekter av ett företag. Från dokumenthantering och arbetsflödesautomatisering till e-postmeddelanden och andra upprepade uppgifter kan BPA hjälpa till med att sänka kostnaderna och undvika slösad arbetskraft inom ett stort antal operativa områden. Tre huvudexemplar är kundhantering, marknadsföring och kundsupport.
Klienthantering
Hantering av kunder och konton kan vara överväldigande för småföretag. Att använda BPA-mjukvara kan göra ditt liv mycket enklare.
"Som ett växande marknadsföringsbyrå med två kontor och kunder över hela landet finns det många rörliga delar på varje konto", säger Katelyn McKinley, chef för klienttjänster på marknadsföringsföretaget Blue Corona Inc.
Överallt från tre till 10 personer kan hantera var och en av Blue Corona kunder, så byrån använder BPA-programvaran Central Desktop som ett centralt knutpunkt för personal och kunder, säger McKinley. Vi använder Central Desktop för att se till att vi aldrig släpper bollen och varje konto medlem är uppdaterad om vad som händer med kontot, vet vad som behöver göras hela tiden och kan komma åt alla filer de behöver genom att klicka på en knapp ", säger hon.
För att illustrera, här är några sätt på vilka McKinley sa att Central Desktop har hjälpt till att automatisera och effektivisera agenturets processer:
Samarbete.
När nya kunder loggar in skapas ett projekt från en mall som har alla företagets standard kickoff milstolpe dem och uppgifter. Dessa inkluderar att pinga försäljningsrepresentanten för att ladda upp det signerade kontraktet för hela laget för att se, fakturaförvaltningen för att skapa den första fakturan och kontohanteraren för att schemalägga ett kickoff-samtal och fylla i en rad klientintagsdokument som sedan delas med resten av kontotaget.
- Automatiska uppdateringar. När ändringar görs i en befintlig kunds kontrakt (t.ex. en ändring av deras budget, ett nytt servicetillägg) finns det en anteckningsbok uppdateringarna för kontohanteraren ; uppdateringen skickas automatiskt till alla relevanta parter (främst fakturering) för att varna dem för ändringen.
- Dokumenthantering. När kunder lägger upp dokument som de vill dela med företaget (t.ex. bilder, dokument), deras konto Team anmäls via e-post och kan logga in för att ladda ner dem, bifoga dem till kommande uppgifter och mer.
- Företagets intranät. När anställda loggar in är standardsidan företagets intranät. Där kan anställda få statusuppdateringar från andra anställda, läsa företagsförsäljningsuppdateringar och prognoser, se företagskalendern och kommande evenemang etc. Från intranätet kan de också begära PTO / semester (som automatiskt skickas till HR för godkännande), gå till företagets policy / handbok online och mer.
- Det system som företaget tidigare använde involverade däremot en tvättlista av olika tjänster för att utföra enskilda uppgifter. I företagets spädbarn använde McKinley och hennes personal tjänster som Box.com för att dela filer, Basecamp för projektledning och e-post endast för samarbete. I stället fann de att olika människor och olika avdelningar låg mycket på ett system och sällan utnyttjade andra, sade Mckinley. "Jag skulle kunna fortsätta på sätten [automatisering har hjälpt] vår verksamhet, men med en mjukvara för hantering av fildelning, projektledning och internt och externt samarbete har exponentiellt ökat vår effektivitet och kvaliteten på vårt arbete, säger McKinley. .
Marknadsföring och kundsupport
Som ett alternativ till att använda en affärsautomatiseringsprogramvara kan företag också skapa ett appekosystem för att effektivisera sin verksamhet. Nyckeln är att integrera olika webbapps på ett sammanhängande sätt som får dem att arbeta ihop istället för att fungera som separata system, säger Gabriel Mays, grundare av webbplatsbyggnadsplattformen Just Add Content.
"Vi använder affärsautomation för att effektivisera vår marknadsföring och kundservice, "sa Mays. "För marknadsföring skickas nya bloggartiklar automatiskt till Twitter, Facebook, LinkedIn och Google+. Det tar bort smärtan att manuellt posta till var och en av dessa nätverk, så vi kan fokusera på andra saker."
Affärsautomatisering har också hjälpte Mays att genomföra e-postmarknadsföringskampanjer. "Besökare som ansluter till vårt nyhetsbrev läggs automatiskt till vår e-postmarknadsföringslista och skickar en gratis kurs om att göra deras hemsida bättre under en vecka, med en lektion varje dag," sa han.
Samma teknik kan användas för att förbättra kundsupport. När en hjälpförfrågan skickas till exempel skapas en biljett i företagets help-desk-programvara för att säkerställa att begäran spåras korrekt, förklarar Mays. Dessutom laddas alla filer som skickas in med hjälpförfrågan automatiskt till ett Dropbox-konto för enkel åtkomst och lagring, tillade han.
Affärsautomatisering kan också integreras med CRM-program (Customer Relationship Management). "Kunder som kontaktar oss via försäljningskanaler läggs automatiskt till i vår CRM så att vi kan följa upp, säger Mays. "Dessutom ringer eventuella röstmeddelanden kvar på vårt telefonsystem efterhand och skickas till oss via hjälpbiljettsystemet för enkel uppföljning nästa morgon."
Fortfarande inte övertygad om att affärsautomation är rätt för dig? Här är fler exempel på hur företag använder BPA för att maximera sina resurser:
Färre administratörsuppgifter
"Vi driver en resesportsaffärsverksamhet för Disney Destinationer. Vi använder automatiseringsprogramvara för allt - kundhantering, automatisk e-post, betalningspåminnelser, tackbrev, förberedelse av frågeformulär, påminnelser om reseförsäkring och till och med auto månatliga betalningar för vissa saker. Vi använder Infusionsoft och har skräddarsydt det för resebranschen. Det har frigjort timmar för att vi verkligen kan anpassa våra kunders semester och prata med människor i telefon så vi gör inte så mycket admin. Det har också trimmat ner i botten med allt som kan automatisera att personalen inte behöver göra eller spåra. " -
Amy Sinclair, ägare,
Erfarenheter av erfarenhet Optimerad webbplatshantering "Jag använder AffiloTools för den dagliga hanteringen och övervakningen av våra webbplatser och spottar problem och fixar dem innan de får KissMetrics hjälper mig att ta reda på hur våra kärnkunder använder våra webbplatser. Customer.io hjälper våra kunder vid viktiga ögonblick när vi använder våra webbplatser. Optimalt är viktigt för att optimera våra målsidor för att förbättra omvandlingsfrekvenserna. Slutligen erbjuder Geckoboard en hög nivå över företagets prestanda och används inom vårt kontor. " -
Simon Slade, VD och medgrundare,
Affilorama Bättre projektledning "Den automatiska programvaran för affärsprocesser som vi använder är Redmine. Redmine tillåter mina anställda att hålla reda på projekt och uppgifter och Håll dig uppdaterad med nya utvecklingar. Programvaran skickar automatiskt ett mail när någon får en ny uppgift eller fyller i en gammal. Redmine spårar historien om varje projekt och uppgift, så att du kan gå tillbaka när som helst för att referera till någonting eller se hur det utvecklats. Det finns också möjlighet att ställa frågor genom Redmine, vilket har hjälpt oss att kommunicera mer effektivt. Innan vi genomförde Redmine blev några av våra uppgifter förlorade eller glömda. det sedan vi började använda det. Det har gjort oss mer ansvariga och verkligen förbättrat vår tidshantering. " -
Vladimir Gendelman, VD,
Företagsmappar Effektiv folkspårning "På MIT Sloan är vårt mål att bygga ett samhälle av innovatörer för hållbarhet utav våra studenter och alumner, fakulteter och forskare samt samarbetspartners , regeringen och icke-statliga organisationer. Det utvidgade samhället ger ett brett utbud av kontakter och vi har börjat använda SalesForce för att hålla koll på alla. Cirrus Insight låter mig skapa kontakter i vår databas, logga in e-post och se grundläggande information om människor när jag hör från dem, utan att någonsin lämna gmail. Det är en stor hjälp. " -
Jason Jay, ansvarig för hållbarhetsinitiativet, MIT Sloan
Mindre komplicerat juridiskt arbete Vi använder anpassad programvara för att automatisera det juridiska arbetet för att få kunderna ur mobiltelefonkontrakt. Ur kundens synvinkel är de tre berörda rättsliga åtgärderna (1) att upptäcka ett brott, (2) som anger en giltig invändning, och (3) byta till en ny leverantör enligt den aktuella leverantörens kundavtal. Vår automatiseringsprogramvara gör att kunderna kan slutföra dessa tre steg på cirka 5 minuter på CellBreaker.com under en 7-dagarsperiod. Super lätt; Super snabb; och garanterad att vara effektiv. -
Jon Colgan, grundare och koncernchef,
CellBreaker.com Förbättrad prognostisering Att använda Excel som ett planeringsverktyg fungerar bra, men det finns ingen rimlig metod som jag är medveten om att Håll kalkylblad uppdaterade och korrekta i rätt tid. I slutändan är det genomförandet och betalningen för ett handelsprogram som lider. AFS TradePro TPMs prognosmöjligheter gör det möjligt för Popcorn, Indianas operationslag att planera produktionen bättre. Vårt inköpsteam kan granska långsiktiga prognoser för att säkra råvaror, och logistik kan schemalägga transporter behöver stödja extra volym under en kampanj. Efter 60 dagar efter att ha levt på TPM-systemet, reducerade Popcorn, Indiana sina handelsfrämjande avdrag med över 50 procent. TPM hjälpte även Popcorn, Indiana att minska sina prognosfel Key Performance Indicators (KPI) med hälften. eliminera behovet av att granska och sortera flera Excel-arbetsböcker som tidigare skickats i olika format av varje försäljningsrepresentant och arm säljteamet med faktabaserad information för att påbörja fruktbara diskussioner med kunder. "-
John Kittle, vice vd för affärsplanering och insikt,
Popcorn, Indiana Effektivare kommunikation " AffinityLive är hur vi automatiserar vår byrås process. Vi ser ökad produktivitet och övergripande effektivitet i företaget. AffinityLive förenar vår process och effektiviserar kommunikationen över alla avdelningar och kontor. Från faktureringssynpunkt brukade det ta 10 dagar att hämta ut våra underhållsfakturor. nu tar det bara två. Automatisering hjälper oss att förstärka varumärkena för hälso- och sjukvård, vetenskap och teknik som gör världen till en bättre plats. -
Rebecca Angelos, vice verkställande direktör,
HDMZ Ursprungligen publicerad den Mobby Business
.
12 Prisvärd gåvor till entreprenörerna i ditt liv
Billiga gåvor Eftersom företagare ägnar större delen av sin tid och spenderar pengar för att bygga och växa sina företag, ger de ofta lilla lyx och nonessentials till förmån för affärer köp. Som familjemedlem eller vän till en ambitiös affärsägare kan du visa ditt stöd för deras strävan genom att få dem något de verkligen kommer att njuta av denna högsäsong.
Skriv ut ditt visitkort: Allt du behöver veta
1. Tänk på din marknad "Du måste överväga publiken", säger Alfred Poor, grundare av Center for Small Business, ett konsultföretag för småföretag. "Ett B2B-kort kommer att vara väldigt annorlunda än ett kort du ska använda med konsumenterna. Ett kort för konst kommer att vara väldigt annorlunda än en för något lagligt.
Populära Inlägg