Så här använder du Google Apps for Business

Google Apps for Business är ett solidt alternativ till Microsofts Office 365-suite och en bra allt-i-ett-lösning för småföretag som inte har mycket av en IT-budget. En prenumeration innehåller programvara för att skapa, redigera och samarbeta på dokument; en bra videoconferencing app; molnlagring med obegränsat utrymme och en kalender som gör det enkelt att planera möten. Läs vidare på fem sätt för att få ut mesta möjliga av Google Apps for Business.

1. Visa och redigera dokument

Google Docs är en fullfjädrad ordbehandlare som låter dig skriva, redigera och kommentera dokument. Under tiden är Google Sheets en kraftfull kalkylarkredigerare, och bilder kan du skapa företagspresentationer. Eftersom alla tre program körs i din webbläsare kan du göra allt du skriver och redigerar utan att installera dedikerad programvara på datorn, vilket ger dig större flexibilitet att arbeta på vilken maskin du väljer. Och så länge du har en aktiv Internetanslutning, synkroniserar Google Dokument automatiskt dina filer till molnet, så de är säkerhetskopierade och alltid tillgängliga. Det fungerar också offline; Alla ändringar eller ändringar som du gör i ett dokument kommer att synkroniseras nästa gång du är online.

Google Docs, Sheets och Slides tillåter också samarbetande redigering. Du kan arbeta i ett enda dokument samtidigt med lagkamrater eller andra kollegor, se förändringar som de görs i realtid och kommunicera via inbyggd chatt. Avancerade dokumentinställningar gör att du kan redigera, visa och kommentera varje dokument.

2. Kalender

Google Kalender är ett tillförlitligt verktyg för att hjälpa dina planeringsprojekt, samordna möten och schemalägga möten. Och prenumerera på Google Apps for Business lägger till nya funktioner för att göra laget mer produktivt. Till att börja med kan du använda en delad kalender för att bläddra och boka konferensrum och delad utrustning, t.ex. projektorer, bara genom att lägga till dem i en kalenderhändelse.

Google Kalender gör det också enkelt att schemalägga möten, eftersom du enkelt kan låta andra vet när du är tillgänglig Du kan också snabbt kolla medarbetarnas tillgänglighet och jämnlag flera kalendrar i en enda vy för att se hur dina scheman överlappar varandra. Dessutom gör Google det enkelt att migrera från andra företags kalendrar, med verktyg för att importera dina möten och händelser från Exchange, Outlook och iCal.

3. Cloud Storage

Google Drive är en solid cloud-lagringsplattform som låter dig säkerhetskopiera dina filer och dokument och få tillgång till dem senare på nästan alla webbanslutna enheter. Om du registrerar dig för ett enskilt Google Drive-konto får du 15 GB lagring per användare, men du kan betala lite mer för att lägga till extra lagring och funktionalitet.

En grundläggande prenumeration ger 30 GB lagringsutrymme för varje användare, för 5 USD per användare per månad . Men för en extra $ 5 per användare per månad kan du få tillgång till Google Vault, ett verktyg för arkivering och dokumentupptäckt. Du får också obegränsad lagring för alla dina anställda som en bonus. Om du lägger till bara 10 dollar per användare per månad, är det ungefär hälften av priset på det största lagringsalternativet som tidigare erbjudits av Google, vilket gav bara 1 GB lagringsutrymme för varje användare. Det finns ett tillvägagångssätt för de minsta företagen: Företag med färre än fem anställda kommer fortfarande att vara begränsade till 1TB per användare.

Google Apps for Business lägger också till ny funktionalitet till Google Drive. Till exempel ger det dig fler möjligheter att bevilja behörigheter för nedladdning, visning, redigering eller kommentering på dokument. Dessutom får du tillgång till integrerade Google Drive-appar som DocuSign för digitalt dokumentsignering och Smartsheets för projekthantering.

4. Email

Gmail är redan en av de bästa webb-posttjänsterna runt. Men när du registrerar dig för Google Apps for Business öppnas många nya funktioner för proffs. Till att börja med kan du skapa professionella e-postadresser för alla dina anställda, av formatet [email protected]. Det är ett stort plus för småföretag som vill bli mer professionella online.

Andra förmåner för företagsanvändare inkluderar två gånger lagring av personliga Gmail-konton: 30GB per användare istället för 15GB. Det betyder att du aldrig behöver oroa dig för att radera ett viktigt meddelande. Google Apps for Business eliminerar också annonser i Gmail och tillhandahåller ett verktyg för att synkronisera dina e-postmeddelanden, händelser och kontakter mellan Microsoft Outlook och ditt Google-konto. Om du föredrar att använda en stationär e-postklient istället för en webbportal, är Gmail kompatibel med Microsoft Outlook, Apple Mail och Mozilla Thunderbird.

5. Videokonferens

Den fria versionen av Google Hangouts är en anständig lösning för en-till-en videokonferens. Men en prenumeration på Google Apps for Business öppnar nya alternativ. Det låter dig lägga till en Hangout till något möte i en delad kalender så att anställda, medarbetare och kollegor kan ansluta sig till din videokonferenssession med ett enda klick.

Och Google Hangouts har funktioner som gör videon möten enklare. Till exempel fokuserar skärmen automatiskt på den som talar vid den tiden, och dynamisk muting hjälper till att eliminera distraherande bakgrundsbrus. Appen låter dig också dela din skärm för att granska bilder eller ge en fjärrhandledning var som helst. Under tiden kan inbyggd chatt enkelt dela länkar. Hangouts är en bra lösning för småföretag, men 15-personers keps för videokonferenser kan hindra större företag.

Negativ kundrecension? Gör det till en positiv möjlighet

Det är aldrig uppmuntrande att få negativa recensioner från kunder, men de kommer inte nödvändigtvis att göra din affär. Det beror helt på hur du hanterar de recensioner du får. "Att svara på negativa recensioner bygger [konsumenternas] förtroende för ditt företag och ditt varumärke", säger Phil Penton, VD för Xcite Advertising.

(Företag)

Programvara för bästa online-projektledning av 2018

Projekthanteringsprogramvara kan göra livet mycket enklare för chefer och lagmedlemmar lika. Genom att samla alla verktyg som lag används dagligen och skapa användbara interaktiva bilder av projektens tidslinjer kan du samarbeta och möta deadlines som aldrig tidigare. Men skörda fördelarna med ett effektivt projekthanteringssystem gångjärn på att välja rätt för dig.

(Företag)