4 Vanliga kommunikationsfel (och hur man fixar dem)
Alla vet att kommunikation är nyckeln i näringslivet. För att driva ett framgångsrikt team måste anställda, chefer och chefer kommunicera tydligt och effektivt.
Ibland avbryts informationsflödet och vissa intressenter lämnas i mörkret. Brist på kommunikation kan leda till negativa konsekvenser, från arga medarbetare och kunder till missade möjligheter och förlorad vinst. "
" Meddelanden skickas och tas emot om företag väljer att kommunicera ", säger Tim Eisenhauer, medgrundare och företagschef social nätverksplattform Axero. "Brist på kommunikation kan också skicka ett starkt budskap."
Det ska inte bli någon överraskning, då kan den anställdas engagemang ta en seriös slump om du inte regelbundet checkar in med din personal.
"Oftentimes , småföretag opererar under antagandet att anställda vet vad som händer eller, om inte, kommer de att räkna ut det på egen hand, säger Jeff Corbin, grundare och VD för APPrise Mobile, skapare av theEMPLOYEEapp. "Men i de flesta fall är det inte fallet. Därför tenderar frågor som rör medarbetarkommunikation och engagemang att falla till botten av prioriteringslistan."
Mobby Business pratade med företagsledare och experter om de fyra vanligaste kommunikationsfel och hur du kan fixa dem.
1. Email overload
Arbetsgivare och anställda kan komma i kontakt via telefonsamtal, textmeddelanden, chattjänster och sociala nätverk nuförtiden. Men ändå använder de flesta företag fortfarande e-post som sin primära kommunikationsmetod. Phil Simon, affärskonsult och författare till "Meddelande ej mottagen" (Wiley, 2015) sa att den genomsnittliga personen får 120 till 150 e-postmeddelanden per dag. Medan meddelandet är typiskt pålitligt, säger han, det är mycket troligt att en person kommer att misslyckas, radera eller inte ens se ett visst e-postmeddelande och kan därför sakna en viktig information.
Simon noterade också att anställda snabbt kan bli överväldigad av den mängd information som de måste hantera via sina inkorgar, speciellt när det är fullt av förvirrande branschjargon.
"Du skulle vara chockad över hur ofta människor skickar ut jargong [i e-postmeddelanden] och förväntar sig att människor ska förstå, "berättade Simon för Mobby Business. "Om de inte förstår, fattar de beslut baserat på den felaktiga förståelsen."
2. Förlust av kontroll över externa situationer
Om det finns en marknads- eller ekonomisk omständighet som påverkar ditt företag, är du skyldig för dina anställda att förklara situationen för dem innan de hör det från källor utanför företaget. Jennifer Connelly, grundare och vd för PR-företaget JConnelly, sade att vissa företag gör misstaget att låta externa källor kontrollera meddelandet som deras anställda och intressenter får, istället för att bli en källa till nyheter för dem.
"När det gäller internt kommunikation, ser jag ofta att företagen tar ett laissez-faire, vänta och se tillvägagångssätt, säger Connelly. "Detta ... öppnar dörren för felaktiga uppgifter, rykten och insinuationen - som alla utgör en betydande skada för ett varumärke. Det är viktigt för företagen att kommunicera öppet och fritt, förutse och svara på frågor innan de ställs."
3. Kommunikationssilo
Silos uppstår när personer i olika roller eller avdelningar fokuserar endast på sina egna mål och inte samarbetar med andra som kan ge dem ett nytt perspektiv på den "stora bilden". Även om detta tenderar att hända i större företag, säger Enon Landenberg, grundare och koncernchef för affärsteknik och konsultföretag sFBI, att det även kan hända i mindre företag.
"Det är mycket möjligt för avdelningarna att fokusera för mycket på eget arbete och saknar de stora idéerna som bara kommer från samarbete, säger Landenberg. "Egos [kan förhindra] ärliga diskussioner om kvaliteten på arbetet, nödvändiga förbättringar och nya idéer."
4. Dålig kommunikation med fjärranslutna medarbetare
Med fler företag som försöker förbättra balans mellan arbete och liv, fortsätter antalet anställda att öka. International Data Corporation (IDC) förväntar sig att desklessarbetare ska utgöra cirka 72 procent av den totala amerikanska arbetskraften år 2020. Även om mobila medarbetare inte är på kontoret är det fortfarande viktigt att de hålls kvar i slingan.
När fjärrarbetare och deras chefer inte kommunicerar effektivt kan anställda sakna viktig information som de behöver för att göra sina jobb, säger Stacey Epstein, VD för mobilkommunikationsplattformen Zinc. "Även när chefer och företagsteam försöker sitt bästa för att hålla medarbetarna informerade, har desklessarbetare bara ett annat sätt att kommunicera och sluta sakna meddelanden, så att de känner sig borta och besvikna."
Enligt en studie från Zogby Analytics, De vanligast rapporterade hindren för effektivitet för fjärrarbetare är brist på information (38 procent) och aktuell information (39 procent). Medan kontorsarbetare kan kommunicera ansikte mot ansikte måste de anställda lita på tekniken.
"Det vi ser nu är ett fragmenterat system, där vissa grupper är beroende av e-post eller telefoner, medan andra textar eller [använder] videochatt och processen att byta mellan de olika apparen är inte bara förvirrande, men en distraktion och ett sätt att få information att gå vilse, säger Epstein till Mobby Business.
Reparera brutna kommunikationsprocesser
Om dessa situationer låter bekanta, måste du börja bestämma hur ditt team delar och diskuterar information. Du kan börja med att begränsa antalet interna e-postmeddelanden som du skickar. Corbin sa att e-postmeddelanden ofta ignoreras när det finns för många av dem, så ditt meddelande är mycket mindre troligt att stöta på.
På samma sätt noterade Simon att "brådskande" interna e-postmeddelanden, liksom de som fortsätter för flera meddelanden, borde undviks till varje pris av den anledningen.
"Om det är väldigt brådskande, ta upp telefonen", sa han. "[Jag följer] tre-email-regeln: Efter tre meddelanden pratar vi."
Du kan också ställa in tekniska standarder för ditt företag så att alla i ditt team - på kontoret eller fjärran - kommunicerar med varandra via samma kanaler, oavsett om det är ett chattverktyg, företagsintranet eller videokonferenstjänst.
Tekniken kommer dock bara att få dig så långt. Det är viktigt att leda exemplet och uppmuntra medarbetarna att öppna, både för dig och varandra.
"Ledare måste upprätthålla en öppen dialog med sina lag, dela så mycket information som möjligt och uppmuntra anställda att röra sig om frågor eller frågor , Säger Connelly. "Att upprätthålla tydliga kommunikationslinjer är ett av de bästa sätten att bygga en betrodd, engagerad och dedikerad personalstyrka."
"Gör dig tillgänglig för samtal ... och uppmuntra frågor", tillade Landenberg. "Den typ av beteende ställer tonen för hela verksamheten, en där medarbetarna känner sig bekväma och når ut till varandra."
Eisenhauer påminde arbetsgivare om att de värdesätter personalens inkomster genom att verkligen lyssna på dem. ... vilken typ av kultur du vill ha ditt företag att ha, "sa han. "Det är avgörande att ge medarbetarna ett sätt att uttrycka sina åsikter. Företagsledare bör aldrig anta att de vet vad deras anställda tycker. I stället bör de ge ett sätt för anställda att berätta för dem."
Några källaintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.
PR-kris? 6 steg för att hjälpa till att navigera i stormen
De flesta företag kommer att möta en PR-kris på en eller annan gång. Från en rad dåliga recensioner till en verkställande skandal kan en negativ händelse få en stark inverkan på företagets rykte. Varje företag ska ha ett PR-krislag och planera på plats, för hur dina företag svarar på dessa situationer kan ha en bestående effekt på ditt företag.
Kundtjänst 2.0: Nöjda kunder i den digitala tiden
Kund service bör vara en högsta prioritet för alla företag. Kunderna fortsätter din verksamhet och att göra dem lyckliga är det bästa sättet att se till att de fortsätter att komma tillbaka. I dagens värld av sociala medier och 24/7-anslutning är det enklare än någonsin att hålla kommunikationslinjerna öppna mellan dig och dina kunder.
Populära Inlägg