M-Files Review: Bästa dokumenthanteringsprogrammet Totalt

Varför M-Files?

M-Files är en kraftfull dokumenthantering, digital arkivering och produktivitetssystem som fyller flera roller och har applikationer för dussintals olika anställda. Den har funktioner för både små och medelstora företag och företag, som kan hantera alla typer av dokument för kategorisering och sökning. Du kan se dina företags dokument med vilken som helst internetansluten enhet.

Användarvänlighet

M-Files huvudgränssnitt liknar den välbekanta Windows Explorer-layouten. Du kan snabbt navigera i din databas med mappar och utföra liknande funktioner som att kopiera och dela filer till olika källor med bara ett högerklick. Detta minskar drastiskt behovet av dyr och tidskrävande utbildning, eftersom de flesta anställda redan bör känna till ett Explorer-typ gränssnitt. På Mac kan gränssnittet emulera Mac Finder-gränssnittet. En märkbar skillnad är emellertid att mappar är onödiga. Dokumenten är utrustade med flera metataggar för sortering. Dessa inkluderar dokumenttyp, klient, projekt, datum och status. Det finns flera andra taggar du kan manuellt ansöka om att göra surfning och söka efter vissa dokument enkelt.

Datorsystemet och nätverket behandlar M-filer som en annan enhet, som låter dig dra och släppa dina filer till andra platser i datorn eller tvärtom. Du kan spara filer från något program till M-filer som om du skulle någon annan enhet.

M-Files är både en inbyggd server och en cloud-lösning. Med ett hybridsystem så här är säkerhetskopierings- och återställningssystemet lätt att hantera vid förlust av data.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter ett dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du letar efter information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår hemsida KöpareZone ger dig information från olika leverantörer gratis:

Funktioner

M-filer gör skanning och organisering av stora antal pappersdokument lätt med optiskt erkännande och infångning. Med den här funktionen kan du automatiskt klassificera skannade dokument baserat på layouter och jämn innehåll. M-filer använder intelligent teckenigenkänning för att skanna dokumentets text och använda de nödvändiga taggarna för att kategorisera det. Med den här funktionen kan du skanna i tusentals dokument i taget, som automatiskt sorteras för enkel sökning senare.

Detta är en av flera automatiseringsfunktioner som kan förbättra arbetsflödet på kontoret. Flera olika processer, som gransknings- och godkännandevarslingar för kontrakt och standardprocedurer, kan programmeras till M-Files för att hålla ditt kontor igång som en oljad maskin och spara tid på dagliga uppgifter.

M -Files håller närmare koll på varje dokuments historia, inklusive när det senast öppnades, som öppnade det och vilka ändringar de gjordes. Dess noggranna versionering möjliggör enkel granskning och backtracking, vanligtvis hela vägen tillbaka till när dokumentet skapades. Tillstånd kan ställas in för vissa användare att ha prioritet över vissa dokument och låta dem göra anteckningar och kommunicera medan ett dokument pågår med någon annan. Andra behörigheter tillåter vissa användare att medförfattare ett dokument och göra samtidiga ändringar. Personalen kan också utse vissa filer för offline användning om de behöver gå utan internetåtkomst. Ange genom projekt, typ eller kund och du kommer att kunna ta dem på din bärbara eller mobila enhet. När du är tillbaka på nätverket synkroniseras filerna automatiskt med dina ändringar.

Du kan dela filer med kollegor, klienter och andra tredje parter direkt via gränssnittet, minska behovet av redundanta e-postmeddelanden och bilagor med rätt behörigheter som automatiskt beviljas. Integration med Outlook gör det möjligt att snabbt släppa bifogade e-postmeddelanden i M-filer för automatisk kategorisering.

Kostnad

M-Files pris för ditt företag är baserat på företagets behov, hur många användare du planerar att lägga till i systemet, och om du väljer att gå med ett system på förhand, ett molnsystem eller hybrid . Medan M-Files är ett bra system för små och medelstora företag, berättade företrädare att lägsta prissättning börjar på ungefär $ 1000 per månad, vilket gör det här systemet ett bättre värde för företagsföretag. Lyckligtvis kan du ladda ner en provversion av programmet för att se om gränssnittet passar bra för ditt företag.

Kundtjänst

Våra samspel med kundtjänstrepresentanter var positiva. De gav kunniga och direkta svar på våra frågor och var genomskinliga om prissättning. När vi beskrev omfattningen av vårt lilla företag och budgeten var de ärliga i sin bedömning att deras program kanske inte passar vår budget, men de hjälpte oss fortfarande och var gärna demo produkten för oss ändå. Du kan nå företrädare snabbt via telefon, email och livechatt. Förutom direkt support, värd M-Files en omfattande kunskapsbas, komplett med datablad, vanliga frågor och guider. Webbplatsen är också värd för ett communityforum där du kan fråga med andra användare om problem och lösningar.

Begränsningar

M-Files är en hybrid av lagring av moln och lagring, vilket innebär att du kan komma åt dina dokument från nästan vilken internet som helst -kopplad enhet via en webbläsare. Men du måste fortfarande installera programvara och bevilja behörighet till enheten för att det och andra program ska kunna identifiera M-Files som en plats för att spara dokument till.

Medan gränssnittet är bekant kan det slänga några användare av det mappar krävs inte. Systemet katalogiserar flera metataggar på ett dokument för att kategorisera det, men för att maximera sökbarheten, måste du och dina anställda lägga till egna specialiserade taggar, särskilt när de hanterar en stor mängd dokument. Det här sättet att arkivera kan ta lite att vänja sig för dem som är vana vid traditionella metoder för att organisera digitala dokument.

Klar att välja ett dokumenthanteringssystem? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

• Dokumenthanteringssystem: En köparhandledning
• Bästa dokumenthanteringsprogram och -system 2018
• Bästa kostnadsfria dokumenthantering
• Bästa dokumenthantering för småföretag
• Bästa Mobil dokumenthantering

Tidsklockor: Vad är rätt för dig?

En av de största besluten du fattar när du väljer ett system för tid och närvaro bestämmer vilken typ av klocka som ska användas. Eftersom inte alla klockor är kompatibla med varje system, kan den du väljer vara en inflytelserik faktor i det system du slutar använda. "Hörnstenen för de flesta tid och närvaro system kommer att vara klockan" Chris Zian, en produktchef för tid och arbetstjänster för Paychex, berättade för Mobby Business.

(Lösningar)

Avast vs AVG: Vilken antivirusprogramvara är bättre för företag?

Virus , skadlig kod och spionprogram kan orsaka kaos på enskilda datorer och hela nätverk. Från små olägenheter till integritetsbrott och till och med fullständig dataförlust kan fixering av infekterade system vara mycket dyrt för småföretag. Lösningen är att använda antivirusprogram. Antivirusprogramvaran säkerställer att systemen är skyddade innan katastrofer uppstår.

(Lösningar)