Korrekt kommunikation på arbetsplatsen i samband med chatt och text
Kommunikationsverktyg har skett i de senaste 20 åren. Vi har flyttat från telefonsamtal och fax till e-post och text. Med dessa förändringar kom ett nytt språk och nya regler för professionell kommunikationsetikett. Experter rekommenderade att lämna blidkar ur e-postmeddelanden för att undvika feltolkning och argument följde över användningen av salutationer och signaturer i svar och framåt, för att inte nämna slaget om personliga citat i signaturblock.
Flamp fram till idag. Nu innehåller många produktivitetsverktyg snabbmeddelanden i sina lagutrymmen och har tagit den utmaningen ett steg längre med införandet av uttryckssymboler i sina system. Även om många av oss använder smiley faces, tråkiga ansikten och "LOL" i vår vardagliga informella kommunikation med vänner och familj, ska de användas i professionell korrespondens?
"Dessa typer av kommunikationsverktyg möjliggör flexibilitet", säger Dennis Collins, senior chef för marknadsföring vid West Unified Communications. "Många gånger får kommunikationsverktygen skulden, inte användaren, för olämplig användning. Istället bör cheferna fokusera på resultaten av ökad och omedelbar kommunikation, och inte sättet att komma dit."
Fördelar och nackdelar med digital kommunikation verktyg
Det finns många positiva skäl att använda Slack, Teamwork Chat och det stora utbudet av liknande kommunikationsverktyg. Sharon Schweitzer, en internationell företagsetikettekspert, författare och grundare av Access to Culture, säger samarbetsverktyg ger team med en särskild plattform för att diskutera och utveckla projekt, så att alla kan dela och konsolidera sina idéer.
"Den öppna utbyte mellan medarbetare gör det möjligt för dem att sända och ta emot information så fort [som möjligt], förstärkning av produktivitet och tvärkommunikation, säger hon. "För ett projekt som innehåller flera grupper eller personer som arbetar på distans, hjälper dessa appar återansluta medarbetare, tillhandahåller framstegsuppdateringar och underlättar samarbete. Apparna ger också en utsettsplattform för kommunikation på arbetsplatsen utan distraheringar av Facebook Messenger eller Google-chatt, vilket möjliggör ett större kontor effektivitet. "
Att leda till öppen utbyte kan vara en utmaning. Samtidigt som Collins uppmuntrar småföretagare och chefer att omfamna tekniken och gå med flödet, uppmuntrar han också att ställa in parametrar.
"Ställ in förväntningar", säger han, "och ger vägledningar för deras användning. skillnad. Du kan prata ett sätt i ett mail och uttrycka samma känsla i ett chattmeddelande, bara annorlunda på grund av den mer informella naturen. "
Detta inkluderar användningen av uttryckssymboler. Collins har flera anledningar till att använda uttryckssymboler i chattar är en bra sak, i första hand när det gäller sammanhang.
"Innehåll som inte är relevant är bara ljud," sa han. "Vi översväms med innehåll, men när innehållet har ett sammanhang är det lättare att förstå. Emoticons ger det sammanhanget, gör endimensionella meddelanden mer robusta och visar böjning." Det ger vad personen säger en visuell kommunikationskänsla och lägger till ett extra lager för att se om de ord som skrivs är menade som ett skämt, seriöst eller sarkastiskt.
Omedelbar kommunikation har också andra fördelar. Det bryter ner hierarkiska gränser. I stället för ett mail till en chef, en annan till chefen, en till den stora chefen och tillbaka igen, nu kan en fråga ställas in i realtid. Eftersom människor inte har uppmärksamhetsspänningen brukar de kortare meddelandena med högre frekvens framkalla bättre och mer omedelbara svar, hålla ett projekt framåt i stället för att vänta på en fråga och svara som reser uppför stegen och tillbaka.
Det kan också vara en nackdel för användningen av uttryckssymboler, inom eller utanför organisationen. Enligt en ny studie från Amsterdam University, inklusive smiley faces i din email korrespondens leder läsare att se dig som mindre kompetent. Om det är ett problem, har Schweitzer några råd: För professionell utbyte, lämna emojis, LOL och memes.
"Kom ihåg att din online arbetsplattform först och främst är en professionell sfär utformad för att underlätta effektiv och effektiv dialog", rekommenderade hon. "Spammar dina medarbetare med GIFs är ett säkert sätt att orsaka problem och irritera dina lagkamrater. Håll dina meddelanden korta och söta."
Hon stöder också att använda professionella kommunikationsplattformar internt. "Externa verktyg riskerar att exponera privat, konfidentiell, varumärkesrelaterad, finansiell eller annan känslig information till allmänheten eller konkurrenterna. Öppna kanalen till de inhemska grupperna som samarbetar tillsammans och var noga med att stänga konversationen till alla som inte är inblandade i projekt. "
Ett annat negativt är användningen av plattformarna för personlig verksamhet. Det bör inte användas för att skicka meddelanden till medarbetare om icke-företagsemner som helgplaner eller personliga problem.
Råd för chefer och anställda
Inom en organisation används dock gemensamma emojis, memes och GIF kan främja förtrogenhet och främja det samarbetet känslan. Nyckeln är att tillhandahålla och genomföra riktlinjerna för lämpliga kommunikationsformer över kommunikationsverktyget och -kanalen på arbetsplatsen.
"Använd det som ledarskapsmöjlighet," sa Collins, "inte en chefsaktion. Sätt dig ner med laget och förklara protokoll för in och ut kommunikation och arbeta med de protokollpunkterna tillsammans. Förklara vad som är okej och vad som inte är. En gång bestämt, övervaka och engagera - öva vad du predikar. "
" Ledningen kan samordna med HR för att förbereda skriftliga riktlinjer för användning av plattformen, "tillade Schweitzer. "HR-chefer kan träna och debriefa anställda på plattformens funktion, verktyg och riktlinjer så att användningen är fortsatt professionell. Riktlinjer förhindrar personlig och obehörig användning (till exempel kontorsskvallring). Beordra anställda att avstå från att skicka personliga eller känsliga meddelanden, vara tydliga det är, som med alla meddelanden på nätet, inte privata meddelanden. "
För att förhindra att ditt team distraheras genom anmälningar, skapa en administrativ överstyrning eller policy som kräver att de anpassar sina inställningar så att de endast får varningar som gäller dem och deras arbetsgrupp. Detta sänker bortkastad tid och ökar produktiviteten.
Slutligen betonar att en meddelandeplattform inte är ersättning för personliga möten, telefonsamtal eller videokonferenser, som alla är mer personliga och effektiva kommunikation. Medan onlineapplikationer är praktiska bör de aldrig ta ställning till interpersonella interaktioner i realtid. Det är okej att direktmeddelande för att se om någon är tillgänglig att prata, men diskussioner om ämnet borde fortfarande ske personligen. Inget elektroniskt smiley ansikte eller "LOL" kan ta plats för ett riktigt leende eller ett lag skrattar, diskuterar och arbetar tillsammans.
Inte allt skrivande kräver en kreativ touch. Medan de flesta läsare tycker om att bli underhållna medan de läses, behövs ibland bara en enkel enkel förklaring i stället. När sådana situationer är påkallade, vare sig det gäller en användarmanual eller en produktbeskrivning, används tekniska författare.
Hur man anslår en utomstående jobbintervju
Ibland kommer möjligheter till dig. Andra tider måste du gå där möjligheterna är. Beslutet att flytta och starta ett nytt jobb utan tillstånd är inte alltid lätt, men om det är något du tänker på finns det många faktorer att tänka på, särskilt när det gäller jobbsamtalen. "Vissa företag är ovilliga att hyra ut ur området eftersom det är en stor investering för dem när det gäller omlokalisering och ombordstigning", säger Sara Sutton Fell, VD på arbetsnoteringswebbplatsen FlexJobs.
Populära Inlägg