Email Etiquette: Dos and Don'ts of Professional Emails
Att svara på e-post är en nödvändighet i näringslivet, men tar tid att skriva ut ett tankeväckande, artigt svar på var och en kan äta en bra bit av din dag. Google har lagt till en smart svar-funktion i Inbox by Gmail och Google Allo som tillåter e-postmeddelare att välja snabba, automatiskt genererade svar som föreslås för dem baserat på e-posttexten.
Medan det finns en tid och en plats för detta, avslappnade svar på professionella e-postmeddelanden kan göra mer skada än bra, enligt Sharon Schweitzer, grundare av protokoll och etikett världen över. Automatiska svar kan minska anslutningarna mellan avsändare och mottagare, och skapa mer generiska snarare än anpassade e-postmeddelanden kan leda till missförstånd.
Jodi RR Smith, ägare till etikettkonsultföretag Mannersmith och Schweitzer delade sitt råd för att hålla e-postmeddelandena rättvisa och professionella, inklusive
Dos
Gör: Använd korrekt hälsning
Öppna ett mail med "hej" eller "hej" kan vara bra för kollegor du är vänlig med, men för nya kontakter, rekommenderade Schweitzer att börja ditt mail med en ordentlig respektfull hälsning, som "god morgon", "god eftermiddag", "god kväll" eller "hej". dag "eller" hälsningar "är andra fraser som ofta används på den internationella arenan," tillade hon.
Gör: Proofread
Innan du skickar, se till att noga läsa och redigera din e-post. Du ska leta efter felstavningar, homonymer, grammatik och skiljetecken, sa Smith. Skadliga e-postfel kommer bara att göra att du ser dåligt ut för dina mottagare.
"Dessa fel ser oprofessionellt ut och minskar sannolikheten för att e-postmeddelandet tas seriöst," tillade Schweitzer. "Email-mjukvaran levereras med många professionella verktyg som stavningskontroll. Använd dem."
Gör: Håll dig konsekvent
Det är alltid bäst att hålla dina mail kort och söta. E-postmeddelanden är inte menade att vara lika korta som textmeddelanden, sade Smith, men de är menade att vara en form av snabb kommunikation. Om ditt e-postmeddelande är för ordigt kan du försöka redigera det för att göra det mer koncist.
"Mottagare kommer bara att läsa den första raden eller två innan de bestämmer sig för att behålla eller radera [ett e-postmeddelande]," sa Smith. "Se till att du säger vad du behöver säga tillräckligt."
Gör: Håll lugnet
Skicka aldrig e-post när du är arg eller annars känslomässig, berättade Smith. Istället försöker du lugna dig ner och prata med den person du behöver för att ta itu med ansikte mot ansikte eller över telefon om ett personligt möte inte är möjligt. Om du gör det kan du undvika en onödig förändring, säger Smith.
The Don'ts
Gör inte: Använd buzzwords
Akronymer och buzzwords kan förvirra mottagare och få dig att se oprofessionellt, sa Smith. Håll dig till att skriva ut fulla ord och använd lekmanens villkor för att få din poäng över, även om undantag kan göras beroende på vem du mailar. Exempelvis kan akronymer vara acceptabla i enstaka intern e-post, men alla e-postmeddelanden som du skickar - speciellt till klienter - ska skrivas på ett språk som är lätt att förstå, säger Smith.
Gör inte: Lägg ner någon
E-post kan delas snabbt och enkelt, och det finns konsekvenser för att misshandla andra i varaktig digital kommunikation. Undvik att skämma dig själv - eller värre, förlora ditt jobb - genom att se till att du inte gör några kollegor eller affärspartners.
"Du vill aldrig säga något dåligt om någon i ett e-postmeddelande," sa Smith. "Det är helt enkelt för lätt för det att vidarebefordras och få det att läsas av någon för vilken den inte var avsedd."
Gör inte: Punktera dåligt
När du skriver en professionell e-post, behåll utropstecken till ett minimum. Ett utropstecken är för många, sa Smith. Håll din interpunktion professionell, och om du inte är vänlig med den avsedda mottagaren, sa Smith att du borde undvika att använda emoticons i e-postmeddelanden också.
"De små blinkande ikonerna är för textmeddelanden", säger Schweitzer. "De är olämpliga och oprofessionella i ett företags e-postmeddelande. Emoticons kan vidarebefordra e-post till ett spamfilter eller skräppostbrevlåda."
Gör inte: Glöm konversationen närmare
Avsluta din e-post med en stängning som "bäst" "hälsningar", "uppriktigt", "tack" eller en annan lämplig fras.
"Genom att låta mottagaren veta att ett svar inte behövs fortsätter e-postcykeln inte i evighet", säger Schweitzer .
Andra närmare alternativ inkluderar "inget svar nödvändigt", "tack igen", "se dig på mötet" och "snälla meddela om jag kan vara mer hjälp."
Hur man CC och BCC korrekt
Kolsyrekopieringsverktygen (BCC) och blind kolkopi (BCC) är knepiga. Ibland är de användbara, men om de används felaktigt kan de vara problematiska.
När du använder CC-funktionen sa Smith att du måste komma ihåg att mindre är mer. Du måste också tänka på vad det är som du skickar och hur viktigt det är för andra. "
" "Se verkligen vem som behöver vara i loop på denna kommunikation," sa Smith. "Behöver de den här informationen, eller finns det något de kan lägga till konversationen?" Schweitzer tillade att ibland människor är så stolta över sin arbetsprodukt att de lägger till ett dussin mottagare i CC-linjen och sedan sjunker i rampljuset efterglöd när alla kommenterar hur mycket eller hur bra de gör. Detta kan tolkas som ett litet skryt, ett rop för uppmärksamhet eller självcentrering, så behåll CCS bara för de som behöver veta.
Med BCC-funktionen kan du lägga till någon till en e-postkonversation utan att andra vet att det är så kan vara lite svårare att avgöra när eller om det är rätt att använda det. Smith sa att det finns tillfällen då BCC-ing andra är en bra idé.
Om du planerar något men inte alla i konversationen känner varandra, använder BCC allas e-postmeddelanden privata tills de är redo att dela dem med gruppen.
Om du har blivit ombedd att fullfölja en uppgift, när du fyller i begäran via BCC, låter den personen veta att uppgiften pågår.
- Om du motsvarar en kund som inte är nöjd , BCC-ing kommer din chef att se till att han eller hon inte kommer att bli överraskad, om kunden ringer.
- Smith sa att det är bäst att lämna de som inte faller i kategorin "behöver veta" email och reducera röran i inkorgen. Och om du inte är säker, sa Smith att det bästa sättet att ta är att fråga personen du vill CC eller BCC om de skulle vilja ingå.
- För mer företagsetiketttips, besök denna Mobby Business Guide .
Vissa källintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.
Kundtjänst Klar Rätt: 5 Bästa praxis
Goda nyheter, företagare idag: Du gör något rätt. I en nyligen genomförd undersökning av kommunikationsprogramvaruleverantören CorvisaCloud sa 60 procent av konsumenterna att de anser att kundtjänst totalt sett har förbättrats från 2013 till 2014. Trots de resurser som ett företag behöver för att hålla sig till ökade kundkrav, ha en fördel gentemot större företag när det gäller att ge bra service.
Företagen är skyldiga för förtroendekrisen
Människor har inte längre tro på ekonomin, eller deras regeringar och företag är skyldiga. Det görs av en forskare i hans nya bok, "Firm Commitment" (OUP Oxford 2013). Colin Mayer, professor i ekonomi vid Saїd Business School, Oxford University, placerar bolaget i centrum för detta nationella misslyckade förtroende och i centrum för nuvarande ekonomiska problem.
Populära Inlägg