4 Vanliga affärsmötesfel som ska undvikas

Affärsmöten har ett långvarigt rykte för att vara unexciting, tråkigt och slöseri med tid. Underhållning och stock foton karaktäriserar möten med scener av uttråkade anställda som tittar på klockan, rullar ögonen och somnar, medan presentatören verkar drone på interminably.

Även om representationerna på TV och foton verkar överdrivna, är de sanna för livet. Enligt en nyligen granskad undersökning av företagets intranätföretag Igloo Software, finner ungefär hälften av alla anställda möten att vara oproduktiva. Närmare bestämt är anställda irriterad med onödiga möten (76 procent), möten går utanför ämnet (59 procent) och människor upprepar varandra (58 procent). "När människor känner ett möte saknar produktivitet är de mindre sannolikt att behålla förtroendet, det är en bra användning av sin tid, och därmed frigör de ", säger Amanda Milligan, en talskvinna för Igloo Software och projektledare för undersökningen.

Det är viktigt för chefer att utvärdera hur de genomför möten - och hur ofta - för att se om det är bäst för sina lag, sa Milligan. Om dina anställda inte verkar få ut något av företagsmöten kanske du vill utvärdera om du gör dessa misstag.

[Se relaterad historia: Vill du ha ett bättre affärsmöte? Var mer beredd ] 1. Du saknar ett tydligt syfte eller en agenda

Möten utan ett distinkt mål klassificeras som "meningslösa" och "onödiga" av anställda.

"Möten måste ha ett tydligt syfte bortom en statusrapport, som kan hanteras mycket bra av ett av de många online-projekthanteringsverktygen som finns ute på marknaden, säger Stephen Sheinbaum, grundare av Bizfi, ett finansiellt tekniskt företag och alternativ finansleverantör. "Gör en mötesagenda och skicka den till alla deltagare i förväg [så] de vet vad som förväntas av dem på mötet."

Tim Eisenhauer, intranätleverantörsansvarig Axero Solutions, kom överens om att det är en stort misstag, eftersom det ofta leder till långa, off-topic-möten.

"Håll det kort," sade Eisenhauer. "Har definierade start- och sluttider, och viktigast, har någon att leda mötet och behåll det på rätt spår."

2. Du använder "buzzwords"

Få saker stänger av anställda snabbare än att höra företagsjargong under möten. Du kanske tror att populära popord som "synergi" och "paradigmskifte" gör att du låter bättre i takt med företagets affärsstrategi, men ditt lag föredrar förmodligen klarspråkiga förklaringar till dessa vaga, överanvända fraser.

Igloo Software fann att Följande buzzword irkedade de anställda mest under mötena:

Tänk utanför boxen

• Touchbasen
• Ta med tabellen
• Synergy
• Komma framåt
• 3. Du engagerar dig i distraherande beteenden under möten.

Igloo Software-undersökningen visade att anställda är irriterad genom att distrahera beteenden som att ta samtal (51 procent), ha sidokonversationer (47 procent) och äta eller dricka (22 procent) under möten. Du kanske inte inser att du gör dessa saker eller hur det påverkar medkamraterna, men det kan vara en del av anledningen till att de stämmer ut.

Eisenhauer gav ett exempel på en före detta kollega som högt tuggade tuggummi under möten "Så snart jag såg eller hörde henne, kunde du räkna ut mig," sa han. "Jag skulle inrikta mig på tuggningen och bli distraherad, kanske till och med lite hypnotiserad. Om något sådant inte hindrade mig, föreställ dig de saker som kan hindra dina anställda."

4. Du använder inte tekniskt verktyg korrekt

Även om teknik har gjort PowerPoints, skärmdelning, videokonferenser och andra aspekter av det moderna mötet, är det inte alltid perfekt. Teknologiska fel kan och kan hända - så ofta att 34 procent av Igloo-undersökningsfrågorna citerade konstanta tekniska problem som en av deras största mötesproblem. Om din videoanslutning skärs in och ut eller utmatningsskärmen håller på att stängas av, hur kan du förvänta dig att dina anställda ska vara fokuserade? Testa alla mötesverktyg innan du måste använda dem, och även om allt går smidigt, var beredd att köra mötet tech-free bara om något händer.

En relaterad fråga misslyckas med att använda teknik effektivt. En annan 29 procent av de svarande sa att de ogillade möten som använder PowerPoint-presentationer hela tiden. Att läsa av ett bildspel - och inte lägga till ytterligare information - känns som ett slöseri med arbetstagarnas tid eftersom de kunde ha lika enkelt läst det själv utan möte. " Trots att det finns många digitala och tekniska resurser på företagens förfogande, chefer kanske inte vet de bästa sätten att utnyttja dessa resurser för deras möten, "sa Milligan Mobby Business. "Det är viktigt att företagsledarna undersöker alternativen och identifierar hur de kan kommunicera med anställda på det enklaste och engagerande sättet."

Är ditt möte nödvändigt?

Innan du ringer ett möte där du potentiellt kan göra ovanför misstag, ta en stund att tänka på om du verkligen behöver förstå det.

"Du borde fråga dig om ett möte som kan störa produktiviteten är det bästa sättet att [uppnå ett mål] Sheinbaum sa. "När jag vill kolla på framstegen i någon av de teknologier vi utvecklar begär jag ett samtal eller e-post från gruppledaren, inte ett gruppmöte. Men när jag ville kommunicera varför lade vi om varumärket tidigare i år, Jag samlade hela företaget i slutet av arbetsdagen. Om ett möte är rätt lösning måste du vara säker på att du i slutet har uppnått det mål du ställer in. "

" Ett betydande antal av mindre möten som fokuserar på uppdateringar eller helt enkelt sprida information kan göras i samarbetsområden, vilket sparar all tid och tar bort möjligheten till avbrott eller distraktion ", tillade Milligan. "Det bidrar också till att ha en öppen kultur som uppmuntrar människor att arbeta högt, för att avslöja dagens samtal och arbetsflöden för att göra det enklare att följa. Företagskulturer med en grund i öppenhet har mindre behov av frekvent in -personmöten. "

Vissa källaintervjuer genomfördes för en tidigare version av denna artikel.

Du kan sitta ner nu. Sittande på jobbet kan inte vara så dåligt efter alla

Du kanske vill sitta ner för att läsa detta. Att sitta på skrivbordet hela dagen är inte lika illa för din hälsa som det har rapporterats, men ny forskning finner det. Att sitta i långa perioder på jobbet eller hemma, är inte förknippad med ökad risk att dö, enligt en Studien har nyligen publicerats i International Journal of Epidemiology.

(Karriär)

Office Crush? Tips för ett lämpligt arbete Romance

När du spenderar åtta eller nio timmar om dagen med samma grupp människor kommer du sannolikt att bilda nära band och vänskap. Det är bara naturligt att dessa vänskapar ibland utvecklas till något mer. Även om vissa företag kan rynka på kontorsromancer, kan sann kärlek fortfarande blomma på arbetsplatsen.

(Karriär)