Behöver din anställdshandbok en uppdatering?

När du hör "anställningshandbok" tänker du förmodligen på ett tjockt paket av strikta riktlinjer som styr vad som kan och kan inte arbeta, hur de ska klä sig och vad som förväntas av dem i ett stort företags kontor. Medan en handbok kan och borde vara mycket mer än en översikt över företagets regler, regler och bestraffningar, är det lätt att se varför detta viktiga dokument har tjänat det regler-besatta rykte under årens lopp.

"Antiquated Employee Handbooks [baseras på på] ett ideal för progressiva disciplinära eller korrigerande åtgärder, säger Melinda Figeley, vice VD för HR-konsulttjänster vid Benefits Solutions Provider NFP. "De tenderar att återspegla en gammal kultur där en anställd varnas verbalt, och om beteendet eller prestationsfrågan händer igen finns det skrivna varningar följt av uppsägning."

Figeley noterade att arbetsgivare ofta sätter dessa typer av anställdas handbokspolitik i plats för att skydda sig från rättegångar och anställda klagomål. Sådana regler kan emellertid få arbetsgivare till ännu mer problem om företagen inte verkställer sin egen politik, sade hon. De flesta arbetsgivare slutar inte följa den policy som de har publicerat i brevet eftersom det skapar en stegvis process som inte är lämplig för varje anställd i varje situation, och det kan skapa allvarliga problem på arbetsplatsen.

"Handböckerna måste ha en policy där prestanda och beteende på jobbet utvärderas individuellt utifrån omständigheterna, såsom arbetets arbetshistoria, svårighetsgrad och frekvens av problemet, och vad skulle bäst imponera på den här arbetstagaren behovet av förändring," Figeley berättade för Mobby Business. "Varje situation är annorlunda, och [handböcker] behöver flexibilitet istället för en stegvis formel för hantering av prestandaproblem."

Men föråldrade disciplinära strategier är inte det största problemet dagens företag har med sina anställdas handböcker. De flesta småföretag har faktiskt inte en formell handbok för deras personalreferens. Michael Pires, vice vd för ADP HR Solutions, sa att även om företag inte är skyldiga att ha handböcker enligt lag måste de ha skriftliga policyer om olika federala och statliga arbetslagar, som likabehandlingsmöjlighet (EOO), Fair Labour Standards Act (FSLA) och Family and Medical Leave Act (FMLA).

"En handbok blir ett sätt att paketera det på ett riktigt professionellt sätt, säger Pires. "Det visar anställda att du tar ditt företag på allvar och ställer också en standard för arbetsgivaren och medarbetarna för hur man hanterar [vissa situationer]. Det är ett viktigt verktyg och resurs för att hjälpa till att hantera en organisation."

Om du är skapade en formell anställningshandbok för första gången, rådde Figeley och Pires att inkludera följande väsentliga policyer:

• FLSA-klassificering eller undantagsstatuspolitik
• FMLA-täckningsberättigande och andra lämnar frånvarande (dvs. juryns plikt), liksom Arbetsgivares och arbetsgivarens rättigheter och ansvarsområden
• EOO-policy
• Anti-mobbning, sexuella trakasserier och diskrimineringspolitiken
• ansvarsfrihet i anspråk (krävs av 23 stater)
• Tid och närvaroförväntningar
• Personlig ledighet / semestertid tillåten
• Löneskeman, avdrag och processer (från anställdas perspektiv)
• Hantering av arbetsplatssäkerhet och olyckor
• Erbjudande om fördelar

För "moderna kontor" fjärrarbete Politiken bör också ha plats i arbetstagarhandböcker. Guiderna borde tydligt stava ut användningen av BYOD kontra arbetsgivarutrustningen, liksom eventuella integritetsförväntningar kring företagsdata. Figeley sa att din handbok bör innehålla politik kring särskilda arbetsarrangemang som telekommunikation och flex-tid, och Pires rekommenderade en social media-politik som beskriver några grundläggande riktlinjer för hur en anställd ska representera ditt varumärke på offentliga sociala nätverk.

Om du skapar en anställningshandbok för första gången, försök inte gå ensam, sa Pires. Det finns massor av verktyg för att hjälpa dig att skapa en handbok, till exempel handböcker från online-anställda från företag som ADP. Medan det finns många mallar tillgängliga online, och gott om befintliga företagshandböcker att använda som modeller, var medveten om att din handbok bör ta hänsyn till dina unika affärsbehov och omständigheter.

"Inte [antar] generiska policyer du har Nedladdad eller lånad från någon du känner kommer att ha rätt språk eller innehåll för ditt företag, för chanserna är det inte, säger Pires. "Tänk på att få rätt experter som är involverade för att styra dig genom processen. Om du flyger solo utan rätt expertis kan det vara svårt."

Viktigtast, när du skapar din handbok, kom ihåg att dess främsta syfte är att engagera och motivera dina anställda.

"En anställdshandbok bör inspirera, motivera och styra anställda", sa Figeley. "Det måste ta hänsyn till riskreducering, men dess främsta syfte är att introducera medarbetare till din kultur, människor och historia. [Förklara] vad du gör och hur de är en del av det. Det borde vara en metod för att ackulturera eller socialisera medarbetare i en organisation och få dem glada att arbeta [med dig]. "

Ursprungligen publicerad på Mobby Business

VD: s förberedande ledare: Förbereda unga arbetare att leda

Den stora majoriteten av arbetsgivarna tror att deras företag kommer att vara i goda händer när det är dags för nästa generations ledare att ta över, finner ny forskning. En studie från bemanningsföretaget Robert Half avslöjade att 85 procent av chefer är övertygade om att yngre yrkesverksamma har möjlighet att bli framtida ledare för sina organisationer.

(Ledarskap)

Talking TED-Style: 5 steg till en vinnande presentation

Med den berömda TED-konferensen som firar sitt 30-årsjubileum, har TED "Talks" visats på nätet mer än 1 miljard gånger och streamas 2 miljoner gånger per dag. Som en oberoende kommunikationsexpert kan jag med säkerhet säga att din nästa presentation jämförs med TED. Du får aldrig se ett TED-stadium och uppriktigt, om inte ditt namn är Bono, Sheryl Sandberg eller Bill Gates och du härdar malaria i tredje världsländerna kommer du förmodligen inte att bli inbjuden till TED när som helst snart.

(Ledarskap)