Vill du ha ett bättre affärsmöte? Var mer förberedd
Låt oss möta det: Affärsmöten är tråkiga. Ingen gillar att gå till dem, och du gör sällan allt du vill göra i den tilldelade tiden. Även om du har en strikt agenda är det fortfarande osannolikt att alla kommer att fokuseras - en ny undersökning av molnbaserad presentationsplattform Prezi fann att 46 procent av de amerikanska arbetarna medger textning, kontroll av e-post eller sociala medier, surfar på webben eller till och med somnar under en medarbetares presentation.
Varför är affärsmöten så avskräckta över hela linjen? Ofta är det inte sättet att mötet körs. Enligt Prezi-undersökningen, som genomfördes i samarbete med Harris Poll och business coach Carmine Gallo, känner 63 procent av presentatörerna att presentationer av slideshow - förmodligen det vanligaste formatet för affärsmöten - kan vara ineffektiva och tråkiga för publiken, och ändå de fortsätter att kasta ihop gliddäck och ta en slumpmässig, oförberedd inställning när det är dags att stå upp och presentera. "
" En del av anledningen till att människor inte uppmärksammar är relaterade till presentatörer som vingar det "och inte tar sig tid att göra innehållet relevant för publiken ", säger Peter Arvai, VD för Prezi. "Genom att tänka igenom presentationen i förväg kan du ansluta prickarna och se till att presentationen är så kortfattad som möjligt."
"Människor som är värd för möten spenderar inte tillräckligt med tid på att förbereda sig," tillade Larry Dorie, VD för Web konferenslösningar leverantör RHUB Communications. "När du planerar mötet och skickar agendan måste du ange riktlinjer för vad människor ska bidra med [och önskat] resultat. Om folk vet vad som förväntas av dem när de kommer till ett möte blir det mer produktivt. "
Förberedelser inför mötet inkluderar också att ditt team håller med om de idéer och ämnen som ska diskuteras innan någon går genom dörren.
" Samarbeta i förväg ger en anda av samarbete till ett möte ", sa Dorie. "Om folk har spenderat tid [på förhand] vettar om idéer och behov, är det mindre ifrågasättande i mötet. Det gör det mer effektivt."
Men noga med att förbereda ett möte är bara hälften av slaget. Den andra utmaningen ligger i att hålla människor fokuserade när mötet börjar.
"Möten som är för långa utmanar människors förmåga att förbli engagerade", säger Joel Levitt, chef för managementkonsultföretaget Springfield Resources och författare av "10 minuter i veckan till Stora möten "(CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013). "Straying för långt från agendan kommer att orsaka attityder att vandra. Träning ledarskap genom att stoppa människor som upprepar sig, vandra, prata om andra saker eller är oförskämd eller störande."
Gör ditt möte mer konversation genom att fråga om feedback om ämnen du veta att publiken bryr sig om kan också leda till bättre engagemang, om du stannar på ämnet.
"Människor är programmerade att engagera sig inte bara för att lyssna", sa Arvai Mobby Business. "En alltför lång data-lista och bullet-point-heavy presentation kommer att sätta en publik att sova och det kommer att vara svårt för alla att komma igenom. I stället skapar en övergripande historia och några huvudpunkter som gör det möjligt. och justera din presentation i enlighet med detta. "
När du bestämmer dig för att göra ändringar eller anpassningar till dina mötesstrategier, rekommenderade Levitt att observera effekterna av dessa förändringar för att lära sig vad som fungerar och vad som inte är så att du kan fokusera på den mest effektiva taktiken.
Ersättningsmöten är ibland nödvändiga, och efter ovanstående råd kan det säkerligen hjälpa till att göra dem mer produktiva. Men rätt arbetsmiljö och attityd kan faktiskt låta dig göra mer genom att inte ha möten alls.
"Möten tar upp mycket tid, och många ämnen som kan diskuteras i ett möte kan istället hanteras med snabb en -on-en konversationer ", säger Zach Supalla, grundare och VD för open-source IoT toolkit Spark. "Genom att skapa en kultur där människor känner sig bemyndigade att fatta sina egna beslut kan du dramatiskt minska överhuvudet på laget och öka vad du och ditt lag kan få gjort."
Ursprungligen publicerad på Mobby Business .
Korrigering: I en tidigare version av denna artikel var Peter Arvais efternamn felstavat som "Arzai" i en referens.
Vill du känna dig kraftfull? Vänd upp musiken
Om du vill bli pumpad upp för en stor presentation på jobbet eller före en viktig intervju, försök att lyssna på lite musik, föreslår ny forskning. Medan idrottare länge har använt musik för att hjälpa sig att komma i rätt sinnesfrost innan spel, en Studier av forskare från Kellogg of School of Management vid Northwestern University i Illinois upptäckte att sådana ritualer kan ha liknande positiva effekter i näringslivet.
Ledarskapsläsningar: Bli en kunddriven ledare
Det finns inget "rätt" sätt att leda ett företag. Dagens ledare har mycket visdom att ge om att hantera den moderna arbetskraften, eftersom var och en närmar sig ledarskap på sitt eget unika sätt. Ledare: Leslie Stretch, VD och koncernchef för CallidusCloud Tid i nuvarande position: 9 år Leslie s filosofi: "Byt ego-driven ledarskap med kunddriven ledning.
Populära Inlägg