Förhindra anställdas frånvaro-problem med en smart avstängningspolicy

Har du en anställd som ständigt ringer ut "sjuk" eller tar överdriven tid? Medan många avvikande arbetstagare är legitima kan återkommande avskedad frånvaro verkligen störa ett företag - särskilt om arbetstagaren tar betalt ledigt.

Din första instinkt kan vara att disciplinera arbetstagaren, anklaga dem för att dra nytta av eller till och med hota att elda dem. Men om deras orsak till misslyckat arbete kvalificerar sig som en lagligt skyddad frånvaro, kan du landa dig själv i varmt vatten. Tricia Meyer, grundare och förvaltningsadvokat i Meyer Law, noterade att det är viktigt för arbetsgivare att förstå federala eller statliga lagar om arbetstagarlov så de skapar inte olaglig politik eller gör sina arbetstagares orättvisa krav. Här är vad du behöver veta om att skapa en smart avvägningspolicy och hantera avvikelser från anställda.

Redaktörens anteckning: Letar du efter information om tid och närvaro? Använd frågeformuläret nedan och våra leverantörspartners kontaktar dig för att ge dig den information du behöver:

Vad ska du inkludera i din policy

Oavsett om du skriver din första tidsbegränsningspolicy eller uppdaterar din befintliga, Våra källor rekommenderas, inklusive några viktiga saker.

Anställdas arbetstid:

Definiera de förväntade arbetstiderna och antalet arbetade timmar per vecka samt ett in-och ut-förfarande för att säkerställa att anställda uppfyller dessa krav Tillgänglig betald och obetald ledighet:

Utöver regelbunden betald ledighet (inklusive sjukdagar, personliga dagar och semesterdagar), lista ut betalade (eller obetalda) helgdagar, lämna perioder (t.ex. förlossning eller juryns plikt) , och federalt skyddade frånvaro som FMLA och funktionshinder. "Skriv en tydlig beskrivning av vad betald och obetald ledighet är tillgänglig för anställda, inklusive när och hur de kvalificeras till semester och hur mycket semester de tillkommer varje vecka, löneperiod, månad eller år, "s hjälp Jaime Lizotte, HR-lösningschef på ComplyRight.

Inlämningsförfarande:

Vad är proceduren för att bli sjuk eller anmäla företaget när en anställd inte kommer att vara med? Bör någon bli underrättad om en anställd kommer att vara sent? Är anställda ansvariga för att hitta en ersättning för ledig ledig tid? "Försäkra dig om att förklara policyn för begäran om ledighet, inklusive eventuella deadlines för semesterförfrågan och blackout-perioder", berättade Lizotte för Mobby Business. delas bland alla anställda, handledare och chefer. Dessutom bör chefer utbildas om hur man tillämpar det rättvist, enligt HRhero.

Konsekvenser för överträdelser:

Den sista delen av din policy bör stava ut följderna om en anställd inte följer politiken.

"Skriv ned de steg som kommer att vidtas för olika överträdelser, för att skydda ditt företag från avgifter av favoritism eller diskriminering längs linjen", säger Lizotte. Förblir lagligt kompatibel

Som arbetsgivare har du en laglig skyldighet att behandla anställda rättvist när det gäller din semesterpolicy. Forsknings federala lagar som FMLA, lagen om amerikaner med funktionshinder (ADA), Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) och avdelning VII i Civil Rights Act av 1964. Du bör också bekanta dig med statens arbetstagares ersättningslagar , enligt HRhero.

"Du måste vara säker på att du inte reprimanderar eller till och med förnekar avsaknaden av en anställd av någon skyddad anledning", säger Lizotte. "Se till att du behandlar varje anställd på samma sätt så att du inte slutar med diskriminering eller felaktigt uppsägningsanspråk."

Det är alltid bäst att ha en erfaren advokat genom att se över dina policyer för att se till att det inte är problematiskt språk eller regler.

"Arbetsgivare bör samråda med proffs för att säkerställa att de följer olika federala och statliga lagar med avseende på deras policy och genomför bästa praxis", berättade Meyer Mobby Business. "En arbetsgivares policy ska vara tydlig skriven och skickad till alla anställda för sin granskning / bekräftelse."

Spårning och hantering av medarbetarfrånvaro

Medarbetarfrånvaro är mer än bara en compliance-fråga och hur du hanterar dem påverkar företagskostnader, lönsamhet, kultur, anställdas moral och mer, säger Raj Narayanaswamy, medgrundare och medordförande i Replicon.

"Sättet du väljer att följa dessa frånvaro krav kan ha en långtgående inverkan på mer än bara din juridiska avdelningen, så ta dig tid att förstå hur tiden går att använda i ditt företag, säger han.

Lizotte noterade att arbetsgivare lätt kan spåra anställdas avvik genom att antingen skapa en process i sitt företag där de regelbundet dokumenterar frånvaro, som med papper eller att hitta en elektronisk lösning som gör att de enkelt kan komma in i arbetstagarnas frånvaro när de uppstår.

"Om arbetsgivaren avser att skala upp företaget, rekommenderar jag att du använder en tredje parts programvara för att spåra, som det är oftast mindre administrativt belastande jämfört med spårning i ett kalkylblad, är mindre benägna att innehålla fel och tillåter arbetsgivaren att lättare överensstämma med statliga och federala lagar, säger Meyer.

Innan du närmar dig en anställd om kronisk frånvaro, är det klokt att genomföra en internrevision för att avslöja problemet, sade Lizotte. Är din medarbetare väljer att ringa ur jobbet eftersom de känner sig stressade och pressade och behöver lite tid att dekomprimera? Ringer de ut på grund av familjesituationen (t.ex. vård av barn eller åldrande föräldrar)? På grund av egna hälsoproblem?

Därefter sa Lizotte att se på ditt företags inställning till oförutsedda frånvaro. Tolererar du det eftersom alla behöver ledigt då och då? Känner du att det är missbrukat eftersom du inte vet hur man hanterar det annorlunda? Eller är det rynket på, och medarbetarna vet det, men det händer fortfarande?

"Genom att genomföra denna granskning och svara på dessa frågor kommer du att kunna identifiera ... [och] förstå eventuella frånvarofrågor som ditt företag kan ha, och [då] genomföra en plan ", säger Lizotte.

Innan vi vidtar disciplinära åtgärder mot en anställd, rekommenderar vi att du konsulterar en HR-proffs och / eller en advokat för att se till att du stämmer lagligt.

Staten för småföretag: Arizona

Som ett led i vårt årliga projekt " Staten för småföretag " planerar Mobby Business att rapportera om småföretag miljö i alla stater i Amerika. I denna avgång frågade vi några av Arizona: s mer än 500 000 småföretagare om utmaningarna och möjligheterna att fungera i sin stat. Här är vad de hade att säga.

(Företag)

Microsoft Office för Smartphones (Android) Review: Är det bra för företag?

Microsofts nya Office-appar till Android-smartphones är de bästa verktygen för att redigera dokument, kalkylblad och presentationer på plattformen. De nya mobila versionerna av Word, Excel och PowerPoint är lika lättanvända och funktionella som iPhone-versionerna, som lanserades förra året. De nya apparna är faktiskt inte de första Android-baserade Office-appar.

(Företag)