Fördelarna med papperslös löneskala


Fördelarna med papperslös löneskala

I stället för att behöva skriva ut lönepappersrapporter, betala anställda med papperskontroll och spela in tid och närvaro via ett tidskriftsblad, kan du hantera alla Dessa uppgifter är elektroniska.

"Papperlös löneavgift är en term som beskriver hur en hel lön kan bearbetas utan att generera papper," berättade Eric Wade, en papperslös löneskonsulent för lönesystemleverantören Paychex, Mobby Business. Det finns flera komponenter i en papperslös lön, inklusive inspelning av anställdas tid elektroniskt, anställda betalas via elektroniska betalningsmetoder (jämfört med en förhandlingsbar papperskontroll), levererar löneposter till anställda elektroniskt, lönerapporter rapporteras elektroniskt och levererar W-2 till anställda elektroniskt ", sa han.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter information om lönesystem? Fyll i frågeformuläret nedan och du kommer att kontaktas av löneförmedlare redo att diskutera dina lönebehov.

Medan alla dessa uppgifter är färdiga på nätet kan det göra vissa småföretagare nervösa, finns det många fördelar med att köra en papperslös löner. Det är framförallt en extremt grön praxis, säger Wade.

"Att byta till papperslös lön är miljövänlig, vilket kräver mindre pappers- och utskriftsresurser," sa han.

Fördelarna är emellertid långt ifrån begränsade till miljö fördelar. Det finns också enorma kostnadsbesparingar. Wade sa att forskning från Electronics Payments Association och American Payroll Association (APA) fann att företag sparar mellan $ 2,87 och $ 3,15 per lön som drivs genom att betala anställda elektroniskt, till exempel via direktinsättning, istället för via papperskontroll. Företagen räddar en annan $ 1,20 genom att tillhandahålla paystubs online. Den forskning som hittades.

"Dessutom anger APA att om en kontroll går förlorad och behöver bytas ut, kan det bli en extra kostnadsbesparing på $ 8 till $ 10 per ersättningskontroll , Säger Wade.

Papperslösa lönesystem hjälper också till att småföretagare betalar och lämnar in sina skatter i tid, säger Tomer London, grundare och chefsproduktör för lönesystemleverantören Gusto. Papperslösa lönelistor programmerar alla lokala, statliga och federala skatter automatiskt, så företagare behöver inte längre komma ihåg att skicka in blanketter eller göra betalningar, säger London.

"Lönebetalning manuellt är en tidskrävande, komplicerad och felaktig process ", sa London. "Som ett resultat blir en tredjedel av småföretagare böter varje år för att lämna in eller betala sina löneskatter felaktigt."

Wade pekade på flera andra fördelar med papperslös lön:

Det sparar tid

- Arbetsgivare spara tid som de skulle ha spenderat för att förbereda kontroller, leverera kontroller till anställda, lösa borttappade och oleveranserade kontroller, fastställa problem med inkassering och hantera problem med bedrägerier. Företag sparar också den tid de skulle ha spenderat svara på anställdas frågor som de anställda kunde lösa genom att se sin information online.

  • Tillförlitlighet - Arbetsgivare kan betala anställda i tid oavsett helgdagar eller oväntade händelser, såsom dåligt väder eller naturkatastrofer. Anställda vet att de kommer att betalas i tid och behöver inte komma i arbete för att hämta sina kontroller eller vänta på att deras kontroller ska levereras.
  • Tillgänglighet - Arbetsgivare har bekväm tillgång till löneuppgifterna online eller via en mobilenhet. Medarbetare har också praktisk tillgång till löneuppgifterna, som ofta innehåller personlig information, direktinsättningsinformation, paystubs och W-2s.
  • London sade också att pappersbaserad lön är inherent manuellt och avdelat medan papperslösa system möjliggör många integreringar med populär redovisningsprogramvara, som QuickBooks och Xero. "Folk behöver inte längre manuellt registrera löneposter," sade London.

Innan du går helt papperslös bör företagen först försäkra sig om att deras stater tillåter det. Wade sade att vissa stater kräver att arbetsgivare erbjuder papperscheck som betalningsmedel medan andra stater uppmanar att anställda kan välja bort betalningstjänst på nätet.

Dessutom kräver Internal Revenue Service att alla anställda samtycker till att få sina W -2 formulär online. Anställda som inte godkänner måste få en papperskopia.

Om du är intresserad av att lära dig mer om vad du ska leta efter i ett lönesystem, kolla in vår lönelsessystems köparhandledning. Om du vet vad du vill kan vi uppmuntra dig att läsa om vad vi rekommenderar som de bästa lönesystemen för en rad olika affärstyper.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter information om lönesystem? Fyll i frågeformuläret nedan och du kommer att kontaktas av löneförmedlare redo att diskutera dina lönebehov.


Kunderna betalar inte? Så här väljer du en samlingsbyrå

Kunderna betalar inte? Så här väljer du en samlingsbyrå

Om du har försökt att återhämta pengar från en kund som är betydande i efterskott och du är i ditt vitsände, kan det vara dags att överväga att hyra en samlingsbyrå. Dessa tjänster fokuserar på att återkräva förfallna skulder. De kontaktar dina obetalda konton via telefon, skriftligt och via e-post. I extrema fall kan de söka rättsliga åtgärder på uppdrag av ditt företag.

(Lösningar)

Intuit TurboTax

Intuit TurboTax

Vi har rekommenderat Intuit TurboTax som den bästa övergripande skattesystemet för småföretag. Vi valde TurboTax från dussintals online skattesoftware alternativ. För att förstå hur vi valde TurboTax kan du hitta vår metod och en lista över programvaruförsäljare på vår bästa sida. Varför TurboTax? TurboTax är vår övergripande plockning för bästa skattprogramvara för småföretag eftersom det kombinerar kraftfulla funktioner med en extremt noggrann och noggrann beskattningsförfarande.

(Lösningar)