4 Tips för att skriva en effektiv prestandaöversikt

Prestationsbedömningar är värdefulla för båda arbetstagaren och arbetsgivaren. Det är en chans för chefer att ge beröm för exceptionellt arbete och vägledning för eventuella brister och att ha en öppen diskussion om företagets framtid och potentialen för arbetstillväxt.

Men att ge en översyn är mer komplicerad än att bara säga "trevligt jobb" eller "behöver förbättras". Om du vill inspirera dina anställda att fortsätta jobba eller göra det bättre måste du dyka djupare än den traditionella granskningen.

"Det ideala resultatet för en prestationsbedömning är att chefer och anställda har meningsfulla, reflekterande samtal ", säger Julie Rieken, VD för utvärderingsprogramföretaget Trakstar. "Det är en chans att dokumentera årets prestationer, ... förstå förväntningar och fira framsteg."

Så hur kan du ge bättre prestandaöversikter och koppla mer effektivt till dina anställda? Mobby Business sammanställde en lista med tips för att skriva en effektiv prestandaöversikt.

Hämta regelbunden, informell feedback

Amy Casciotti, vice vd för mänskliga resurser på TechSmith, sade att diskussioner inte skulle vara en överraskning utan snarare en sammanfattning av kontinuerlig återkoppling. Adressfrågor så snart en händelse inträffar för att undvika att införa spänningen i utvärderingen.

Om en anställds beteende (positivt eller negativt) inte motiverar omedelbar återkoppling, notera den och använd den som referenspunkt under en formell eller informell prestationsdiskussion, rådde Rieken. Managers kan sedan citera specifika exempel och undvika allmänna kommentarer.

"Dessa detaljer hindrar kritik från att låta vaga eller ge intryck av att granskaren inte har uppmärksammat arbetstagarens prestation, varav båda kan leda till att medarbetarna känner sig irriterande ", tillade Jacqueline Breslin, chef för personalresurser vid TriNet.

För att ge kontinuerlig återkoppling från flera källor, samla in och dela med sig av en" crowdsourced "recension från andra medarbetare, säger Eric Mosley, VD och medgrundare av erkännande och belöningslösning Globoforce.

"Det utnyttjar publikens visdom för att ge exakt och specifik feedback om individuell prestation, och det kommer att utnyttja kraften i dataanalys för att koppla prestanda till vinst," sa Mosley. "Mer än någonting driver det kontinuerligt företagsbeteende mot en avsiktlig strategisk kultur."

Välj dina ord med omsorg

Du vill noga uppmärksamma hur du formulerar dina utvärderingar. Här är fem ord och uttryck som hjälper dig att effektivt markera en medarbetares bidrag baserat på James E. Neals bok, "Effektiva fraser för prestationsbedömningar" (Neal Publications, 2009).

• Achievement - Inför detta i en fras som "uppnår optimala prestationsnivåer med / för ..."
• Kommunikationsförmåga - Satser som "effektivt kommunicerar förväntningar" eller "utmärkta för att underlätta gruppdiskussioner" kommer att gå långt med en anställd.
• Kreativitet - Uppskattar medarbetarnas kreativa sida kan skapa lyckligare, mer motiverad personal. I en prestationsöversikt försöker du "söka kreativa alternativ", följt av specifika exempel och resultat.
• Förbättring - Anställda gillar att höra att de förbättras och att det blir uppmärksammat. "Fortsätter att växa och förbättra" och "kontinuerligt planerar för förbättring" är två konstruktiva fraser att använda i en prestationsöversikt.
• Förvaltningsförmåga - Med ledarskap och förmåga att hantera andra är nyckeln till framgång för medarbetarna . Omfattar uttrycken som "ger stöd under perioder med organisatoriska förändringar" kommer det att vara mycket med din anställd.

Dessutom, Richard Grote, författare till "How to Be Good at Performance Appraisals" (Harvard Business Review Press, 2011) , sade att i stället för att använda termer som "bra" eller "utmärkt" i en granskning borde arbetsgivare välja mer målinriktat språk. Grote noterade i en intervju med Hcareers.com att åtgärdsord som "excels", "exhibits", "demonstrerar", "greppar", "genererar", "hanterar", "besitter", "kommunicerar" , " direkt "och" uppnår "- är mer meningsfulla.

Uppmuntra diskussion om granskningen

Den skriftliga översynen ska vara en kort men direkt översikt över diskussionspunkter, vilket ger en mer nyanserad ansikte mot ansikte konversation, och detta kräver feedback från anställda.

Tryck på medarbetare för att kommentera frågorna du lyfte upp Efter att ha redogjort för eventuella brister eller misstag, ta dig tid att diskutera resolutioner på dessa problem.

"Förklara helt vad problemet är och expandera sedan på alternativ för förbättringar", föreslog Bill Peppler, förvaltningspartner för bemanningsföretaget Kavaliro. "Om du ser ett problem i arbetstagarens arbete, ska [den anställde] få en lösning på hur det kan lösas."

Om konversationen blir uppvärmd och du vill undvika att säga något du kanske ångrar, sätt samtalet i väntan på att fortsättas senare via e-post eller i ett annat möte, efter att medarbetaren har haft chans att svalna.

Avsluta med en positiv anteckning

Sluta alltid prestanda recensioner på en positiv notering. Uppmuntra dina anställda och låta dem veta att du uppskattar vad de gör för företaget ger en extra boost till en huvudsakligen bra recension, eller lyfter din medarbetares sprit efter en något negativ utvärdering. Positiv förstärkning kan gå långt för att ge arbetstagarna det förtroende och den drivkraft de behöver för att utföra sina jobb ännu bättre.

Prövningsprövningar och mallar

Exempel på mallar för prestationsutvärderingar finns på följande webbplatser:

• Företagsbollar
• Drexel University
• Entrepreneur.com

Ledarskapslektioner: Tänk som en vinnare, utföra som en ledare

Det finns inget "rätt" sätt att leda ett företag. Dagens ledare har mycket visdom att ge om att hantera den moderna arbetskraften, eftersom var och en närmar sig ledarskap på sitt eget unika sätt. Varje vecka kommer Mobby Business att dela en ledarskapsläsning från en framgångsrik företagsägare eller verkställande direktör.

(Ledarskap)

Ledarskapslektioner: Ta fram det bästa för alla i ditt team

Sandy Rubinstein, VD för DXagency Tid i nuvarande position: 7 år Sandys filosofi: "Hantera varje person på ett sätt som ger sitt bästa, uppmuntrar kreativitet och upprätthåller en professionell arbetsmiljö för alla." Min karriär sträcker sig över 20 år och jag har arbetat med varumärken som USA Networks, General Motors, Nick @ Nite och TV Land, Fuse Network och Lifetime Networks.

(Ledarskap)