Pappersväg: En guide för vad som ska sparas och vad som ska skräp

Oavsett om vilket läger du faller i, ett par centrala frågor kvarstår: Hur lång tid behöver ett företag att hänga på sina affärsdokument? Och vad ska det behålla?

Liksom så många av livets frågor finns det inte ett svartvitt svar. Internal Revenue Service regler har länge fungerat som standard, men det finns andra saker som företagen bör ta hänsyn till. Framför allt måste småföretag ha en explicit, genomförbar plan.

"Det är mycket möjligt för småföretag att underskatta värdet av register och behovet av att behålla dem", säger Benjamin Wright, en Dallas-baserad advokat som specialiserat sig på teknik och dokument.

IRS tillåter viss flexibilitet i hur företag hanterar sina dokument, inklusive användningen av elektroniska system.

"IRS kommer inte att berätta allt du behöver göra. Du behöver hjälp från en CPA, säger Wright, som bloggar mycket om dokumentsystem.

IRS har emellertid förklarat för en tid sedan att den kommer att acceptera elektroniska bokföringssystem, till exempel QuickBooks, för en revision.

IRS-publikation 583 betonar att alla dokumenthanteringssystem ska göra det möjligt för en skattebetalare att enkelt stödja affärsresultat som framgår av en avkastning. Under lång tid höll fasthållningsregeln att företag och privatpersoner skulle hålla skattedeklarationer och dokument i sju år, men Publikation 583 indikerar att det inte är sant. Snarare gäller olika förordningar om begränsning för olika skattesituationer. Till exempel, om ett företag är skyldigt till ytterligare skatt är stadgan för begränsningar tre år. IRS erbjuder exempel på de bästa dokumenten att behålla:

Intäkter:

Kassaintäkter, bankdepåskiften, fakturor, 1099s

Inköp och utgifter:

• Avbeställda kontroller, kreditkortsintäkter, kontoutdrag Alla saker är sju år inte en dålig standard, även om det är lite mer än nödvändigt i flera situationer. Men Observera: Det finns ingen stadga för begränsningar av bedrägliga eller obearbetade avkastningar.
• Dokument har mer avvikande syften än att stödja avkastning. Wright nämns som exempel byggföretag som kanske behöver följa särskilda miljölagar. Andra federala eller statliga myndigheter kan föreskriva att relevanta dokument borde bibehållas på obestämd tid. "Teoretiskt kan du ha krav som går utöver [IRS-kraven]", säger Wright. "Om så är fallet kommer du säkert veta om det."

Småföretag bör inte anta att en mer sofistikerad dokumenthanteringsplan kräver sofistikerad utrustning och programvara. Faktum är att en lösning kan vara precis vid dina fingertoppar. Wright betonar e-post som det enklaste och enklaste sättet att upprätthålla stöddokumentation. "Vi kan använda e-post som dagbok för vad vi gjorde, vem vi pratade med, hur vi gjorde någonting. Det kan vara mycket värdefullt, säger Wright. Han noterade att många större e-posttjänster erbjuder obegränsat lagringsutrymme för så lågt som $ 20 per år.

Med tanke på dessa omständigheter kan ett litet företag välja att lagra mycket dokument på ett e-postsystem och spela in mycket av hur det gör affärer. Med priset på hårddisk och molnförvaring sjunker, har företagen nu många överkomliga alternativ att välja ut.

Dock kan det vara problematiskt för mycket dokumentation. "Vi lever i den elektroniska fiskkoppen", säger Wright. "Det gäller lika mycket för mamma-och-pops som det gör USA: s avdelningsdepartement. Elektroniska register kan visas var som helst. "Med andra ord var försiktig.

Nedräkning till skattedag: Vad företag behöver veta

22 Motiverande låtar för företagare och entreprenörer

Sociala medier savvy: En vecka med tips för att hjälpa ditt företag

---



Hur företag av alla storlekar kan förebygga bedrägeri

Bedrägeri är ett stort problem för både små och stora företag. Företagen förlorar uppskattningsvis 5 procent av sina årliga intäkter till följd av bedrägliga aktiviteter av anställda, chefer, ägare och chefer, nya forskningsresultat. Sammanfattningsvis fann forskningen av Association of Certified Financial Examiners (ACFE) att anställda var mer sannolikt än deras chefer att begå bedrägerier inom ett företag.

(Allmän)



Kvinnor stöder inte varandra i ledarskapsjobb

En brist på systerskap bland kvinnliga Ledande befattningshavare bidrar till brist på kvinnliga VD: er bland de bästa företagen, visar ny forskning. En studie från forskare vid Washington University i St. Louis visade att kvinnor i ledarroll roller ofta inte stöder andra kvalificerade kvinnliga kandidater som potentiella kamrater.

(Allmän)