6 Smarta sätt att dela filer säkert

Cloud-based file- delning av tjänster gynnar alla typer av företag genom att enkelt och bekvämt få tillgång till information när som helst och var som helst. Men om någon av dina anställda använder personliga konton och kostnadsfria tjänster som är avsedda för konsumentanvändning, kan de sätta din verksamhet i hög risk för ett säkerhetsbrott.

"Med arbete och personliga liv blir alltmer suddiga, särskilt för småföretagare och chefer, avgränsning av arbetsuppgifter och personlig information har också suddig, säger Dan Sloshberg, produktmarknadsdirektör hos molntjänstleverantören Mimecast.

Detta gör säker fildelning kritisk för småföretag. Med konsumentiseringen av IT och BYOD-rörelsen använder anställda nu traditionellt konsumentorienterad teknik för affärsändamål, säger Sloshberg. "Det är lätt att glömma att den information vi hanterar i vårt arbete liv kräver ofta större vård, "sa han. "Dess värde och integritet kan vara avgörande för företagssucces, och det borde vara tillräckligt skyddat hela tiden, [och] data kan vara mest utsatta när de delas."

Även om e-post är den vanligaste sätten som företagen kommunicerar, samarbeta och dela information, begränsningar inom vanliga e-postsystem, t.ex. filstorlek och lagringsbegränsningar, skapar ofta restriktioner, förklaras Sloshberg.

"[Dessa] begränsningar tvingar användarna att hitta lösningar för lösningar," tillade han. "De brukar användas till fildelningstjänster för konsumentkvalitet för att övervinna denna produktivitetsbarriär för e-post."

Dessa tjänster är dock avsedda för personliga konton och drabbas av allvarliga brister i skyddet av företagsdata.

"The Konsekvenser av fildelningstjänster på konsumentnivå på arbetsplatsen kan vara långtgående, säger Sloshberg. Problemen inkluderar "förlust av IP, känslig data läckage, siktförlust och brist på] kontroll över var data finns samt överensstämmelse, reglerings- och e-upptäcktsbrott", sa han.

För att undvika problem som är förknippade med Sloshberg rekommenderar även att du hittar de rätta fildelningslösningarna som är utformade specifikt för företag.

Sloshberg delade också följande advic eto för att hjälpa företag att hantera dessa problem och hålla affärsinformation skyddad genom att införa en säker, kontrollerad fildelning service:

1. Åtgärda och ignorera inte problemet.

Många fildelningar händer på jobbet. I stället för att ignorera dataskydd, gör det en prioritet genom att hitta en tjänst som gör det möjligt för användare att arbeta inom e-post för att skicka och ta emot filer oavsett storlek istället för att hitta lösningslösningar.

2. Välj ett företagsklassningssystem.

Konsumentkvalitativa tjänster kan göra att du är utsatt för data läckage och andra säkerhetshot. De gör också e-discovery eller uttalanden om överensstämmelse svårt. Hitta en tjänst av högsta kvalitet som ger dig lämplig synlighet och säkerhetskontroller, inklusive åtkomstkontroll, utgående filåtkomst och överensstämmelse och e-upptäckt.

3. Molnet gör det enkelt.

När du bestämmer dig för att vidta åtgärder, vill du snabbt få en lösning installerad på ditt kontor. Affärsfokuserade molntjänster erbjuder ideal installationshastighet och löpande smidighet.

4. Tänk på ett integrerat system kontra en separat punktlösning.

Du kan bli frestad att hitta ett fristående system som helt enkelt levererar fildelning. Tänk på att titta på ett mer integrerat system som även kan innehålla andra nyckelfunktioner, till exempel e-postsäkerhet.

5. Träna och utbilda användare.

Hjälp dina användare att förstå känsligheten hos olika typer av information och riskerna i samband med misshandelskänslig data. De borde ha en klar förståelse för vad de inte kan dela utanför verksamheten och säkra sätt att dela lämplig information med externa parter. Om du har investerat i en säker tjänst måste du se till att anställda använder det.

6. Användarvänlighet är avgörande.

Med enkel åtkomst till intuitiva tjänster av konsumentkvalitet måste din valda affärslösning vara lika enkel att använda som konsumentalternativ och så friktionslös som möjligt. Det här är nyckeln till att säkerställa att den fortsätter att användas så att den med framgång kan skydda företagsinformation.

För att veta mer om säker fildelning för företag rekommenderar Sloshberg att läsa "Ta kontroll över fildelningstjänster: bästa praxis för säker och säker användning av fildelning för organisationer ", en säkerhetsrapport som utgivits av Bloor Research.

Ursprungligen publicerad den

Mobby Business

---

Sociala VD: "Varför LinkedIn är inte nog

Om du är företagsledare är chansen att du är offentligt listad någonstans som ledare för ditt företag. Dina kunder och affärspartners vill veta att det finns en riktig människa vid roret, så du sätter upp en professionell headshot och en kort bio på din hemsida, listar dig som företagsledare på LinkedIn och skriver ditt namn till enstaka företag blogginlägg eller nyhetsbrev.

(Företag)

Håll dina data säkra i molnet: 6 saker att tänka på

Men säkerhet har blivit så sofistikerad att många experter är överens om att lagring av nätet är säkrare än de lösningar småföretagare kan erbjuda på egen hand. "När du arbetar med en ansedd leverantör är online-lagring och backup-lösningar extremt säkra, säger Pete Lamson, Senior Vice President Sales and Marketing för online-datalagringsleverantör Carbonite.

(Företag)