Clean It Up! Att vara produktiv på jobbet börjar med organisationen

Vad är ditt största hinder för produktivitet på jobbet? För vissa människor är det en ständig buzz av smartphone-meddelanden och e-postmeddelanden. För andra är det distraherande avbrott från medarbetare. Men för många arbetare är det enda som står i effektivitetshanteringen helt enkelt inte möjligt att snabbt hitta vad de behöver för att slutföra en uppgift.

"Att vara oorganiserad kostar dig tid och pengar", säger Donna David, grundare av organisationskonsultföretaget Donna David och Co. "[People] kan spendera timmar på att leta efter saker på kontoret och på datorn."

"För mycket papper, teknik, e-post, telefonsamtal, fax, etc. överväldigande och hämmar produktiviteten, som sedan påverkar andra delar av ditt liv, "tillade John Rowley, en hälso- och wellnessföretagare och författare.

Även om ett rörigt skrivbord ofta är ett tecken på disorganisering är din fysiska arbetsyta inte den enda platsen kan stapla upp . Jen Cohen-Crompton, en liten produktivitetsexpert och chefredaktör för affärssoftware och tjänsteleverantör The Neat Company, tror att många yrkesverksamma idag kämpar för "digital hamstring" och håller fast filer, foton, e-postmeddelanden och andra digitala tillgångar lo ng efter att de har tjänat sitt syfte. "[Digital hoarders] har ofta mentaliteten att de inte vill bli av med något som de kanske skulle ha av någon anledning", berättade Cohen-Crompton för Mobby Business. "De kan granska sina dokument med avsikt att avskilja, men slutar inte ta bort eftersom de tycker" Vad om jag behöver den här dagen? " [eller] de oroar sig för att en borttagen e-post kan leda till ett problem i framtiden när de behöver hämta specifik information. I grund och botten håller de fast vid sina digitala dokument eftersom de ger större betydelse åt dokumentet än vad som existerar. "

Att förlora din rubbning innebär att du spenderar mindre tid på att leta efter vad du behöver, och därför kan du förbättra din effektivitet på jobbet. Om du vill bryta dina skarvvanor - både fysiskt och digitalt - och bli mer organiserade och produktiva, här är några tips som hjälper dig komma igång.

För fysisk rodnad

Hantera papper snabbt.

Rowley rådde Efter en "touch-papers-once" -regel: Så snart du har granskat ett skrivet dokument, antingen fila det bort, kasta det eller vidta åtgärder på det för att minska skrivbordet. Du kan tillämpa samma regel i din e-postkorg, säger han. För pappersfiler som fakturor och kvitton som måste lagras på ett tag, rekommenderade David att skanna och konvertera dem till digitala filer så att du kan strimla och återvinna det fysiska kopiera och spara skrivbordsutrymme.

Rensa skrivbordet.

Se till att inget utomstående finns kvar på skrivbordet vid arbetsdagens slut, sa David. Det betyder att din arbetsyta kommer att vara ren och redo för en ny start på morgonen. Gör en lista.

Trots de många anteckningsbara programmen och digitala kalendrar som finns, tilldelar många yrkesverksamma sina organisationskunskaper till en gammaldags , handskriven lista över uppgifter. Snarare än att ha olika papper spridda över ditt skrivbord, eftersom du måste ta itu med dem under dagen, kan du skriva ner dem på en lista och ta ut dem bara när du är redo att ta itu med den här uppgiften. "Det handlar om att sätta en penna på papper och skriva ut en göra-lista som hjälper dig att hålla dig organiserad", säger Samantha Lambert, chef för mänskliga resurser på webbdesignbyrån Blue Fountain Media. "Genom att ha en handskriven lista med alla uppgifter som prioriteras med nummer blir mina uppgifter för dagen aldrig borttappad bland alla andra saker som händer på min dator under en dag. Ställa in den handskrivna listan i morgonen hjälper till att beskriva hur dagen kommer att se ut och göra det tydligare i början av dagen vad som behöver bli gjort. "

För digital rutt

Ditch oanvända program och filer.

Precis som ditt fysiska skrivbord, bör du sträva efter att hålla ditt virtuella skrivbord klart och städat, sa Cohen-Crompton. Avinstallera eller eliminera ikoner för program du inte använder och behåll dina filer organiserade utifrån vad som behövs mest omedelbart. Skapa ett effektivt arkiv- och filnamnssystem.

Med så många företag som använder molnbaserat samarbete verktyg och arbetar med flera versioner av samma dokument betalar det sig ett system för att namnge, lagra och komma åt de digitala filerna. "Komma upp med namngivningssystemet för dina egna filer, eller om du kan, för din organisation, säger Lambert. "Att ställa in en struktur för hur filerna sparas sparar tid i det långa loppet när du försöker få åtkomst till ett dokument som du sparade några månader tillbaka.

Lambert rekommenderade också att du skickar alla versioner av varje dokument du sparar, särskilt när folk gör uppdateringar och ändringar. Undvik att förvirra andkeep filer som organiseras av ett specifikt datum inom namngivningssystemet för dina filer, sade hon.

Använd teknik till din fördel.

Det finns otaliga program och program som är tillgängliga för personer som vill ha att få sina filer och dagliga att göra-listor i ordning. Var inte säker på var du ska börja? Titta på de bästa apperna på din mobilenhet eller fråga runt kontoret och de sociala cirklarna för att få reda på vilka organisationsappar de skulle rekommendera. Om du letar efter ett professionellt dokumenthanteringssystem, kolla in Mobby Business: s bästa vallista. Vistas organiserade

Oavsett om dina tillgångar är fysiska eller digitala, är nyckeln till att få (och behålla) dem organiserad lär sig iden berätta vad som krävs för ditt dagliga arbete och vad som inte är, sa Cohen-Crompton. Hon uppmanade att göra en revision av allt på ditt skrivbord och enheter och överväga vilket syfte varje objekt eller fil faktiskt tjänar.

"Ta reda på vad som är nödvändigt att behålla - och se till att nödvändigt är klart definierat - och vad som kan gå och sedan faktiskt bli av med saker, säger Cohen-Crompton. "Utvärdera varje dokument. Omedelbart eliminera dubbletter, bli av med saker som är föråldrade och ta bort [filer] som inte längre tjänar dig."

För digitala filer kan arkivering vara en bra lösning för e-post eller dokument som du inte " t behöver just nu, men kommer att behöva inom en snar framtid. Cohen-Crompton rådde att flytta filer till ett arkiv för att få dem "out of sight", vilket kommer att skapa mindre rodnad i din aktiva inkorg eller dokumentmapp. David kommit överens om att ditt digitala arkivsystem ska spegla ditt pappersarkivsystem, med specifika mappar som är färgkodade om det behövs för att hjälpa dig att hitta arkiverade dokument snabbare när du behöver dem.

I slutändan är det bästa du kan göra att hålla sig organiserad är att göra en vana att hantera allt direkt när det kommer upp.

"Läs det, svara sedan, ta bort [eller] arkiv", sa Cohen-Crompton. "Att adressera den potentiella röran på väg undan eliminerar att hantera det senare och försöker tvinga det tillbaka."

Klar att flytta på? En komplett guide för att avsluta ditt jobb

När det är dags att gå vidare från ett jobb följer du dina instinkter. Ibland slutade du att fortsätta karriärutveckling som inte tidigare var tillgänglig. andra gånger lämnar du på grund av en giftig miljö. Oavsett motivationen behöver det inte vara en negativ upplevelse. "Att lämna ditt jobb är en av de mest kritiska punkterna i din karriär [som du försöker] att bygga ett solidt rykte.

(Karriär)

7 Karriärstrategier för när du är i mellan jobb

Lämningar och uppsägningar kan komma att hända någon, när som helst. Ibland förväntas det; andra gånger är du helt blind. Oavsett omständigheterna har du nu den svåra uppgiften att hitta din nästa inkomstkälla. Även om du inte arbetar för någon just nu, har du fortfarande jobb att göra, säger Kimberly Schneiderman, en utvecklingschef hos RiseSmart, ett företag som tillhandahåller outplacement och karriärövergångstjänster.

(Karriär)