Välja projekthanteringsprogramvara: En köparhandledning


Välja projekthanteringsprogramvara: En köparhandledning

Projekthanteringsprogramvara är ett mångsidigt sätt att effektivisera processen för att hantera ett projekt, oavsett om det är att utforma och bygga inuti en byggnad eller skapa en webbplats för en klient. Projekthanteringsprogramvara hjälper till att förena processen, i stället för att tvinga lag till arbete över flera olika applikationer. I stället konsolideras kommunikationsverktyg, fildelning, uppgift och deadlineövervakning och rapportering till en enda program.

Projekthanteringsprogrammet fungerar som en realtids arbetsyta som hjälper till att hålla ögat inriktat på den stora bilden, samtidigt som det är effektivt hantera dagliga detaljer. Det allra bästa är dynamiskt, automatiskt omplanering av arbete när en tidsfrist saknas. Det är viktigt att erkänna att projekthanteringsprogrammet är utformat för hela projekt som tar tid och lagarbete att slutföra.

En bra tumregel för att bestämma om du arbetar med ett projekt är att fråga: "Har jag ett definitivt startdatum? Jag har en definitiv deadline? Har jag en tydlig förståelse för mina mål mellan nu och då? "

" Ett företag behöver projekthanteringsprogramvara när de samordnar mellan flera individer eller affärsenheter, både internt eller externt, för att slutföra uppgifter som involverar en mängd olika leveranser eller reklam ", säger Conrad Magalis, marknadschef för Advance Acceptance. "Det är en bästa praxis så att all information och samtal som är relaterade till ett specifikt projekt eller en uppgift kan dokumenteras och delegeras till varje intressent som är involverad."

De meddelanden som en organisation behöver projektledning innefattar följande:

Projekt försenad på grund av överdriven mailkorrespondens, med att arbetet blir begravt i gruppmedlemmarnas inkorgen

  • Förvirring kring alltför upptagna och icke-användarvänliga kalkylblad
  • Missade deadlines, antingen med enskilda uppgifter eller kompletta projekt, på grund av bristande ansvarsskyldighet och genomskinlighet i processen
  • Dålig kommunikation mellan lagmedlemmar och chefer på grund av att anmälan om status för projektet eller enskilda uppgifter saknas.
  • Överlappande eller överflödigt arbete på grund av förvirring kring varje gruppmedlems specifika roll
  • Oklara eller missade tidslinjer som en följd av dålig planering eller dålig kommunikation.
  • Hantera projekthanteringslösningar i rätt situation kan effektivisera hela processen, en Få ditt team att leverera högkvalitativt arbete på kortare tid. Den bästa mjukvaran låter dig spara och spåra flera projekt samtidigt, vilket gör det enkelt att övervaka tidsfrister och enskilda lagmedlemmars framsteg. I huvudsak kan din arbetsbelastning sparas på en enda plattform där var och en av dina lagmedlemmar har tillgång till all information som de behöver för att uppfylla sin egen roll.

Hur ser projekthanteringsprogrammet ut?

"Projekthanteringsprogrammet låter användare konsolidera arbetsverksamheten på en central plattform, vilket gör att anställda kan spara tid genom att hyra alla arbetsverktyg på ett gränssnitt, säger John Furneaux, VD för projekthanteringsföretaget Hive, Mobby Business. "Programvaran varierar från start-up - till exempel Hive - till veteranspelare som SharePoint. Allt projektledningsprogram varierar i sina möjligheter, och det är viktigt att bedöma vad affärsbehoven är och hur processer kan förbättras."

Projekt och uppgifter kan typiskt skapas (eller om en överordnad måste godkänna projektet innan det börjar) direkt i projekthanteringsprogram. När ett projekt har skapats har användarna tillgång till en mängd olika verktyg för att organisera och samordna specifika aspekter av varje projekt, vilket garanterar ansvaret för aktualitet och kvalitet för specifikt tilldelade uppgifter.

Anställda kan också schemalägga och spåra uppgifter och projekttider med sofistikerade verktyg som Gantt Charts. Dessa verktyg hjälper till att hålla gruppmedlemmarna på samma sida, även om de inte arbetar på samma fysiska plats och lindrar bördan att träffa snabba deadlines. Eftersom lagmedlemmar kan se vilka uppgifter som är tilldelade till varandra, kan de samordna varandra mycket enklare. Vissa program innehåller även inbyggda chattprogram, vilket gör samverkan direkt och omedelbar.

För chefer är full kontroll över projektets riktning viktig. Chefer kan omplacera arbete eller shuffle runt tilldelade uppgifter om en teammedlem är överväldigad medan andra inte, effektivare hanterar resurser i flygningen. Med detaljerade översikter och rapporter kan chefer också lättare hålla sig ajour med nya utvecklingar. Varje komplext projekt har många rörliga delar, så det är viktigt att hålla dina beslutsfattare informerade - det är vad projekthanteringsprogrammet gör för ditt ledningsgrupp.

Välja rätt programhanteringsprogramvara

"Företag bör ta sig tid att demo flera alternativ innan de går framåt och factoring i" adoption "-tiden för laget och klienterna att vänja sig vid att använda ansökan , Sade Magalis. "Om du arbetar inom ett högt tekniskt område (t.ex. IT), kan det vara vanligare att det finns erfarenhet av projekthanteringsprogram i andra branscher."

Det kan också vara till hjälp att identifiera de problem som du för närvarande hantera projekt. Genom att erkänna var fallgropen ligger - kanske delas det i rätt tid uppdateringar med en klient eller kanske den interna kommunikationen - du kan lättare fokusera på programvara som stärker dina styrkor och stöder dina svagheter. Varje projekthanteringsapplikation har sina egna standout-funktioner, så att välja en som kompletterar ditt team är avgörande.

Slutligen väljer du ett system som du enkelt kan implementera och använda är nyckeln. Vilken bra är en lösning som medför en klumpig utbyggnad, vilket skapar huvudvärk för ditt lag och leder till en kontraproduktiv insats för att bara få igång det? Dessutom, om din personal inte kan lära sig att använda systemet, erbjuder det slutligen inga fördelar. Implementering och användarvänlighet bör vara viktiga faktorer för att göra din beslutsamhet.

"Det är svårt att implementera ett företags projektledningssystem. Det här är en kulturell, inte en verktygsproblem", säger Alan Zucker, grundande chef för Project Management Essentials. "De flesta organisationer har inte konsekventa och standardiserade metoder för att hantera projekt och rapportera om portföljprestanda. Något som är så enkelt som att ha en vanlig dag för rapportering av status över hela företaget kan skicka shockwaves eftersom människor brukar rapportera status på en viss dag, vanligtvis på grund av deras kadens för ledande ställning. "


Google Touts Cloud för småföretagstillväxt

Google Touts Cloud för småföretagstillväxt

Nyckeln till att snabbt växa ditt företag är att använda sig av molnteknik, ny forskning hitta. Småföretag som använder mer än två typer av molntjänster växer 26 procent snabbare och är 21 procent mer lönsamma än de som inte använder molnverktyg, enligt en ny rapport från Google och Deloitte. Mer än 80 procent av de undersökta startarna tror att cloudteknologier gör det möjligt för dem att få tillgång till verktyg och tekniker som de inte skulle ha kunnat bekosta annars.

(Företag)

Smartphoneberoende är verklig ... och olycklig

Smartphoneberoende är verklig ... och olycklig

Har vår bilaga till våra mobila enheter blivit borta? Kritiker som Harvard Professor Leslie Perlow, författare till "Sova med din Smartphone: Hur man bryter 24/7 och förändrar sättet du arbetar" (Harvard Business Review Press, 2012) skulle säga att svaret är ja. Våra telefoner är trots allt de första saker som många av oss når till när vi vaknar på morgonen och ofta den sista vi kontrollerar innan vi går och lägger oss på natten visar en ny studie.

(Företag)