Välja en företagsprinter: Köparhandbok

Den typ av skrivare som du hämtar på en kontorsleveransbutik kommer inte att skära den för företagsanvändning, åtminstone i de flesta fall. Även små kontor behöver vanligtvis mycket mer sofistikerade maskiner för effektivitet och produktivitet.

De flesta företag väljer nätverksskrivare som kan delas av flera användare, i stället för enskilda skrivare för varje skrivbord. Dessa maskiner sparar resurser och tenderar att hålla mycket längre tid än utelämnade sorter. De erbjuder också snabbare utskriftshastigheter, bättre hantering och avancerade efterbehandlingsalternativ. De flesta är också kapabla att kopiera, skanna, maila och faxa.

Nätverksskrivare är tillgängliga i hundratals modeller och i olika typer, alla med olika funktioner och funktioner, vilket kan göra köpprocessen skrämmande. De kan vara trådbundna eller trådlösa; laser, LED, bläckstråle eller fast bläck; och svartvitt eller färg. Vissa är kompatibla med mobilutskrift, medan andra inte är det. Du hittar också stora variationer i kostnad.

I den här köparens guide bryter vi ner dina alternativ för att förenkla köpprocessen. Vi förklarar vilka typer av skrivare, tillgängliga funktioner och funktioner, nätverksalternativ, kostnader och betalningsalternativ. Vi kommer också att erbjuda några praktiska tips för att välja rätt leverantör.

Typer av företagsskrivare

Laser / LED

Laser och LED-skrivare, som är mycket likartade, är överlägset mest populära på kontor. Med hjälp av en ljuskälla projekterar de en bild på en roterande trumma, som sedan överför toner till papperet. Dessa är pålitliga och snabba, och de producerar högkvalitativ text. Minnes- och hårddiskfunktionerna är idealiska för nätverk. Löpande kostnader är rimliga eftersom toner är relativt billigt jämfört med andra tryckmetoder.

På nedsidan är laser och LED-skrivare dyra på förhand. De är inte heller idealiska för fotoutskrifter.

Bläckstråleskrivare

Bläckstråleskrivare är vanligare för personlig användning och hemkontor, även om de kan vara lämpliga för vissa småföretag. Dessa arbetar genom att spruta flytande bläck genom ett knapphuvud. Bläckstråleskrivare är billigare på framsidan och fotokvaliteten är hög, så de är bra för broschyrer, fliers och dokument som innehåller grafik. De kan skriva ut på många typer av media.

Även om det är möjligt att hitta en inkjet-skrivare för kontors kvalitet med nätverksfunktioner, är dessa mindre vanliga. Detta beror främst på de höga löpande kostnaderna för att ersätta bläck, vilket inte är praktisk för högvolymerad utskrift. Dessa skrivare är också mycket långsammare.

Ytterligare skrivartyper

Mindre vanliga skrivartyper inkluderar:

& bull; Solid Bläck-skrivare , som smälter block av färgat vax på papper. Dessa brukar vara jämförbara med laserskrivare i svartvit utskriftskvalitet, tillförlitlighet och löpande kostnader, men de är överlägsna för färgutskrift. De är också mindre och mer kompakta. Emellertid är fast bläckskrivare utsatta för smetning. Och eftersom de är mindre vanliga finns det färre färre modeller att välja mellan.

& bull; Snapshot-skrivare skriver ut bilder. Fotokvaliteten är mycket högre än med andra typer av skrivare. Dessa är vanligare för hemmabruk, men de kan också ha affärsapplikationer.

& bull; Färg-sublimeringsskrivare , som ligger mycket nära fotokvaliteten genom att använda värmeöverförd färgämne. Vanligtvis är dessa skrivare reserverade för företag som grafiska designföretag, som måste ha överlägsen bildkvalitet. Kostnader per sida är extremt höga - $ 2 eller mer.

Trådlös vs Trådlös skrivare

De flesta använder oss av trådlösa skrivare hemma. Varför oroa dig för att ansluta din dator när du kan skriva ut var som helst? Kabelanslutna anslutningar är dock vanligtvis snabbare, mer tillförlitliga och mycket säkrare, vilka alla är viktiga i affärsmiljöer, där skrivare används oftare och av fler personer samtidigt. Trådlösa inställningar, å andra sidan, är mer flexibla, tillsammans med att vara billigare att distribuera. De är också kompatibla med mobila enheter som smartphones och surfplattor.

I vår mobila värld har många företag - särskilt stora företag - valt att installera program som tillåter mobilutskrift, antingen genom att ansluta enheten till skrivaren eller via en Wi-Fi- eller Bluetooth-anslutning. Detta kallas ofta molntryck eller mobilutskrift. Inte alla skrivare är kompatibla med denna framväxande teknik, men det är något att överväga om du har en starkt mobilt anställd. Vissa kontorsskrivare är också kompatibla med mobilutskriftsteknologier som Apple AirPrint, HP ePrint och Google Cloud Print, men det är något du behöver verifiera.

Färg kontra svartvitt

Om du bara skriver ut enkelt affärsdokument i vanlig text - kalkylblad, noteringar och bokstäver -monokrom är förmodligen bra. Om du behöver skriva ut grafik, anpassade logotyper eller dokument med diagram och andra bilder, vill du gå med en färgskrivare. Monokroma skrivare säljer fortfarande förvånansvärt bra eftersom de sänker löpande kostnader, men kom ihåg att du troligen fastnar med skrivaren du väljer i många år. Om du behöver möjlighet att skriva ut färg i framtiden måste du hitta en annan källa.

Skrivartillbehör för företag

En av de första sakerna att tänka på när det gäller funktioner är om du behöver en enda funktion eller multifunktionsskrivare (MFP). Precis som det låter gör enfunktionsskrivare en sak: skriva ut dokument. MFP kan hantera många andra uppgifter, inklusive skanning, kopiering, e-post och konvertera dokument. Olika modeller kombinerar olika funktioner.

MFP är kostnadseffektiva eftersom du undviker att behöva köpa flera maskiner och de tar mindre plats. De hjälper till att effektivisera dokumenthantering och företagsflöde eftersom du kan faxa, skanna och maila dokument alla från samma maskin. Men de är dyrare. Och om en person använder maskinen för att skriva ut, till exempel, måste en annan anställd vänta med att skicka ett fax, göra en kopia etc.

Därefter överväga utskriftshastighet och volym, vilket har stor inverkan på priset. Generellt är utskriftshastigheter på mindre än 20 sidor per minut (ppm) för långsamma för kontorsmiljöer. hastigheter på 20 ppm till 40 ppm är tillräckliga för de flesta kontor; och hastigheter över 40 ppm är idealiska för användning i hög volym. Några av de mest sofistikerade maskinerna når 100 ppm, även om detta är mycket mer än de flesta småföretag behöver. Utskriftsvolymen kan sträcka sig från grundläggande modeller som håller bara 100 ark i facket och 250 i kassetten till multifunktionsmaskiner som håller 500 ark i facket och 2.000 eller mer i två eller flera kassetter.

Minne är också viktigt. De flesta kontorsskrivare varierar från 64 MB till 256 MB RAM, men vissa avancerade skrivare gör att du kan lägga till ytterligare minne om det behövs senare.

Ytterligare funktioner som du kanske vill överväga är:

• Automatisk dubbelsidig utskrift -Känd även som dubbelsidig utskrift, skriv ut på båda sidor av papperet utan att ladda om maskinen.
• Automatisk dokumentmatare (ADF) -Scan, kopiera, e-posta och faxa dokument med flera sidor.
• Multifunktionsbrickor -Tryck på specialpapper som kuvert, vykort, visitkort, broschyrer och stort papper.
• Dots per inch (dpi) -Det antal punkter per kvadratcentimeter som skrivaren kan passa på en bit papper. Ju högre antal, skarpare dokument och bilder kommer att vara.
• USB och kortläsare för att skriva ut utan dator.
• Interaktiva pekskärmskontroller för enkel användning och bekvämlighet.
• Energy Star-överensstämmelse för minskade driftskostnader.

Nätverksalternativ

Att dela en skrivare bland så många anställda som möjligt gör praktisk och ekonomisk förståelse. För att göra det måste skrivaren vara ansluten till ditt kontorsnätverk, vilket gör det möjligt för användare att skriva ut till en enda maskin från sina respektive stationära datorer, bärbara datorer, mobila enheter och, ibland, fjärrkontroll.

Det går två sätt att ansluta en laserskrivare till ditt kontorsnätverk: Köp en skrivare som har inbyggda nätverksfunktioner eller bifoga en skrivare till en dedikerad skrivarserver. Skrivare med inbyggda funktioner är enklare att ansluta men kommer troligen att kosta mer. Hur som helst kan du antingen anställa en extern leverantör för att göra inställningen (om den inte ingår i inköps- eller leasingpriset), eller lita på din interna IT-personal (om du har en).

Många kontor behöver mer än en skrivare. Bara så många anställda kan lita på samma skrivare utan att springa in i loggar, så företag väljer ofta att köpa en laserskrivare för varje avdelning, grupp eller team. Separata skrivare kan bo på samma nätverk, så att anställda kan växla fram och tillbaka bland dem. Detta är särskilt användbart om anställda behöver byta från en monokrom maskin till en färgmaskin, till exempel. Du kan också använda delnätverk som tillåter vissa användare att bara komma åt vissa skrivare. Dessa används ibland för att begränsa eller begränsa tillgången till färgskrivare eftersom deras driftskostnader är så mycket högre.

Kostnader för företagsskrivare

Åh, den magiska frågan: Hur mycket ska jag spendera? Det här är en svår fråga att svara utan att känna till de specifika behoven i ditt företag, men vi ger dig en allmän uppfattning om vad du kan förvänta dig.

Du kan köpa en grundskrivare till mindre än 100 dollar idag, men don ' t förvänta sig att skrivarpriserna för företag är jämförbara. Företagskvalitetsskrivare är långt mer avancerade och sofistikerade, och priset speglar det.

Grundläggande bläckstråleskrivare avsedda för mycket små företag börjar i $ 150 till $ 300, men de är inte tillräckligt robusta för de flesta kontor. Visst, de är ett alternativ om du har en mycket begränsad budget, men också faktor i den totala ägandekostnaden, vilket inkluderar bläckbyte. Vid en viss nivå av utskriftsvolymen överstiger kostnaden för en billig bläckstråle plus bläckkostnaden överstiger att köpa en dyrare laserskrivare som har låga löpande kostnader.

De mest grundläggande färglaserskrivare börjar vid $ 300, men modeller som är lämpliga för små till medelstora kontor kostar vanligen $ 750 till $ 3 000. Högpresterande laserskrivare med nätverksfunktioner kostar ofta $ 5 000 till $ 10 000 eller mer.

Leasing vs Köp

Många företag väljer att hyra skrivare istället för att köpa dem direkt. Detta sparar utgifter för utgifterna - du betalar lite eller ingenting - och det gör att du kan handla i maskinen några år för en nyare eller bättre anpassad modell. Du skulle självklart inte leasa en inkjet-skrivare på 300 dollar, men det börjar vara meningsfullt när du pratar om laserskrivare som kostar tusentals eller tiotusentals dollar. En sak att notera är dock att leasing är dyrare i det långa loppet på grund av leasing / finansieringsavgifterna.

Leasingbetalningar spridas över en period, vanligtvis 12 till 60. Ju längre leasingperioden är, desto lägre är din månatliga betalningar kommer att vara.

Skrivarunderhåll och service

Laserskrivare kräver regelbundet underhåll, inklusive rengöring, inspektion och byte av slitna och defekta delar. Regelbundet underhåll hjälper till att förhindra oväntade störningar, och det förlänger maskinens livslängd.

De flesta tillverkare och säljare erbjuder underhålls- och serviceavtal mot en extra avgift. Dessa täcker vanligtvis kostnaden för kontorsbesök för regelbunden service och underhåll, liksom reservdelar som en toner och trummor. Vissa säljare tar en fast årlig kurs, medan andra prisar sina planer utifrån din utskriftsvolym. En standardränta baserad på utskriftsvolymen är 1 eller 2 cent per sida. Många tillverkare erbjuder rabatter om du köper planen när du köper maskinen, i stället för att vänta tills garantin upphör eller om du betalar för flera år i förskott. Tänk också på att priset på serviceplaner ökar efter att garantin löper ut eftersom du måste betala säljaren för att försäkra dig om att maskinen är i gott skick.

Du behöver inte köpa ett serviceavtal -En säljare bör inte tvinga dig-men det är klokt. Du behöver inte hantera oväntade reparationskostnader på vägen, och du kommer sannolikt att få snabbare service om maskinen störs.

Innan du skriver ett serviceavtal läser du böterstaget för att få reda på exakt vad det täcker . Vissa täcker inte vad som anses vara rutinunderhåll, och definitionen av det kan skilja sig från ett företag till ett annat. Andra kommer inte att täcka saker som toner. Också, var inte rädd för att ställa detaljerade frågor. Om skrivaren bryts ned, hur är proceduren för att begära ett serviceanrop? Hur lång tid tar det för en tekniker att anlända? Är delar och komponenter förvarade på lager i snabb takt längs reparationsprocessen?

Hur man bedömer dina behov och budget

Innan du börjar handla är det viktigt att bedöma företagets behov - vad vill du att skrivaren ska göra? Hur många människor kommer att använda det? Är hastigheten viktigare, eller vill du prioritera utskriftskvaliteten? Ska du använda skrivaren för grundläggande dokument som kalkylblad och Word-filer, eller kommer du att skriva ut dokument som innehåller grafik och foton?

Identifiera hur skrivaren ska användas, gör sedan en lista över dina prioriteringar och måste ha funktioner. Listan behöver inte vara en allt-och-slut-allt. Chansen är att du kommer att snubbla över andra funktioner och prioriteringar senare på processen. Men det tar tid att bedöma dina behov i förväg, vilket gör det lättare att gräva genom de många alternativen som finns tillgängliga, och det hjälper leverantörer att rekommendera de typer och modeller som passar bäst för ditt företag.

Tänk på din budget också. Vad är du villig och / eller kunna spendera? Kom upp med ett perfekt utbud och sedan ett tak-ett pris som är din absoluta gräns. Tänk på att affärsskrivare är en viktig investering eftersom de är kritiska för dagliga funktioner. Den billigaste modellen på marknaden erbjuder ofta inte det bästa stället för pengarna på lång sikt. Du vill inte överskrida dina medel, men du vill inte ångra köpet senare.

Välja en leverantör

Din sista uppgift är att välja en säljare. Vissa leverantörer säljer flera märken, och andra arbetar direkt för en enda tillverkare. Det spelar ingen roll vilken du väljer, så länge du väljer en välrenommerad säljare som tar sig tid att fullt ut förstå dina behov, snarare än att trycka på den högsta försäljningen.

Några extra tips:

• Var uppmärksam på försäljningen taktik -Sök för säljare som utbildar dig om alla tillgängliga alternativ. Var försiktig med alla som försöker driva produkter som är bortom vad du behöver. Att göra förslag är bra, men att vara överdrivet aggressiv är inte okej.
• Begär referenser -Användsansvarig leverantör bör vara villig att ge referenser från kunder som har köpt samma modell som du funderar på. Prata med de här kunderna om de är nöjda med inte bara modellen utan kundservice. Har företaget blivit snabbt att svara på telefonsamtal, till exempel?
• Begär en prov på platsen -Var särskilt blygsamma med dyra maskiner, var du inte ombedd att fråga om en prov på platsen. Det finns inget som att använda en maskin för att utvärdera om det passar bra. Är skrivaren användarvänlig? Är du nöjd med funktionerna, utskriftskvaliteten och utskriftshastigheten?
• Köp runt -Met med flera leverantörer innan du väljer en för att jämföra referenser, priser och servicekvalitet. Utöver priset blir du förvånad över hur mycket du kan berätta om ett företag eller en säljare bara genom att träffas personligen. En kommer sannolikt att stå ut som bäst.

Mindre irriterande CRM-recension: Mest prisvärd CRM-programvara

Vi valde Mindre irriterande CRM som vår 2018 bästa billiga CRM-programvara . Med bara en prenumerationsnivå på $ 10 per användare, per månad, tar denna tillförlitliga CRM komplexiteten och kostnaden för att anta en kundrelationshanteringslösning. En nykomling till CRM-scenen, den här lösningen saknar klockorna och visselpiporna som konkurrensen har, men förenklar också genomförandeprocessen.

(Lösningar)

En guide till PEOs och anställningsleasing

Som småföretagare är det lätt att sluta drunkna i administrativa uppgifter. En del av vad som gjorde ditt lilla företag så framgångsrikt - din förmåga att bära flera hattar - kan sluta bli kontraproduktivt och dränera dig från den värdefulla tid och resurser du behöver fokusera på att hålla din verksamhet igång.

(Lösningar)