Välja en online-faxtjänst: En köparhandbok

Faxning kan verka som den föråldrade bolaget i gårdagens affärsvärld, men många företag behöver fortfarande skicka ett tillfälligt fax, särskilt om de arbetar med partners eller myndigheter som kräver faxfunktioner. Oavsett orsakerna till att du behöver en faxtjänst behöver du inte en skrymmande, dyr faxmaskin för att göra det i den digitala tiden.

Med online-faxtjänster kan du skicka och ta emot fax via ditt e-postkonto, samt lagra de faxar digitalt. De flesta tjänster erbjuder ett månatligt abonnemangsavgift med liten eller ingen pengar, och om du väljer en pålitlig leverantör är dessa tjänster tillförlitliga och säkra.

Om du letar efter en online-faxtjänst för dina affärsbehov 2018, här är allt du behöver veta om hur man väljer en. Du kan också se en fullständig lista över leverantörer av online-faxleverantörer, inklusive våra bästa val och en sammanfattning av hur vi valde dem här.

Hur fungerar online-faxtjänster

Online-faxtjänster digitaliserar hela faxprocessen. Det finns två primära sätt att skicka ett fax med en av dessa tjänster: genom en särskild e-postadress som innehåller mottagarens faxnummer (dvs. ) eller via leverantörens hemsida. Många tjänster erbjuder också en mobilapplikation.

Om du vill skicka och ta emot online-fax kommer din tjänsteleverantör att översätta uppladdade eller faxade dokument till rätt format så att maskinen i andra änden kan läsa dem. Faxen skickas sedan till din mottagares faxmaskin (för utgående) eller till din e-postbrevlåda (för inkommande).

Online-faxtjänster är lönsamma alternativ av flera anledningar, men den största fördelen är att hålla kostnaderna nere, särskilt om Ditt företag faxar sällan. Bekvämlighet är en annan viktig säljpunkt; du behöver inte vara på ditt kontor eller i närheten av en faxmaskin för att skicka och ta emot dokument. Hantering av inkommande och utgående fax med en onlinetelefontjänst är lika enkelt som att ha tillgång till en dator eller mobilenhet.

Funktioner och alternativ

Många tjänster erbjuder funktioner för att förbättra användbarheten och säkerheten, men ibland kommer dessa till ett tillägg kosta. Dessa inkluderar mobila varningar, integration med Microsoft Outlook, förinställda leveranstider, digitala signaturer, anpassningsbara täckplåtar, möjligheten att faxa flera mottagare samtidigt och förmågan att vidarebefordra inkommande fax till flera e-postadresser. Vissa säkerhetsfunktioner inkluderar SSL- eller PGP-kryptering och lösenordsskydd för att skydda känslig information. De flesta tjänster erbjuder dessa funktioner, men det är viktigt att du kontrollerar i förväg och ta reda på om de kostar mer.

Ett annat vanligt alternativ som säljs av leverantörer är användningen av ett avgiftsfritt faxnummer eller ett lokalt faxnummer. De flesta tjänster erbjuder också långdistans- och internationell faxning, men det kommer ofta med en extra avgift.

Det finns några online-faxtjänster som erbjuder antingen avsändnings-eller mottagningsplaner, men många småföretag kräver förmågan att både skicka och ta emot fax. Vissa tjänster begränsar antalet fax som du kan lagra medan andra begränsar hur lång tid ett fax kan arkiveras (vanligtvis ungefär ett år).

Prissättning

Normalt fungerar faxfunktioner på en månadsabonnemangsmodell med basavgifter från $ 5 till $ 50 per månad. Den här avgiften innehåller vanligtvis en viss mängd inkommande och utgående fax som ligger var som helst från 100 till 2000 sidor, med högre belopp som ingår i mer omfattande planer. Om du förmörkar månadsgränsen kommer du att aktivera överlåtelsesavgifter, som ofta varierar från 3 cent till 12 cent för varje ytterligare sida utöver det tilldelade beloppet.

Vissa onlinefaxtjänster erbjuder pay-as-you-go-planer. Dessa tjänster tar inte ut några månadsavgifter och behöver inte prenumerera. Istället betalar du bara för de fax du skickar när du skickar dem. I allmänhet är dessa planer endast meningsfulla om du sällan skickar fax. Annars är det mer kostnadseffektivt att köpa en plan med ett förbetalt antal fax.

Om du vill skicka fax internationellt, förvänta dig att betala en extra kostnad. Priset varierar, baserat på plats, men vara redo att betala var som helst från 2 cent till ett par dollar mer för varje internationellt fax du skickar beroende på landet du faxar dina dokument till. Vissa tjänster tar ut engångsinställningsavgifter, som sträcker sig från $ 10 till $ 25.

De flesta leverantörerna erbjuder mer än en plan, så du kan välja vilken som fungerar bäst för ditt företag. Vissa planer tillgodoser sällsynta användare, medan andra görs för företag som skickar ut fax regelbundet. Om du inte skickar mycket fax kan du vanligtvis betala mindre för en lägre månadsfaxgräns. Om du har mycket fax att skicka, är det värt ett par dollar mer för en högre gräns. Vissa leverantörer kommer också att erbjuda "företagspaket" för stora företag som skickar en hög volym av fax.

Så här väljer du en online-faxtjänst

De flesta online-faxtjänster erbjuder liknande prissättning och funktioner, men det kan finnas betydande skillnader mellan försäljare. Här följer några tips som hjälper dig att utvärdera tjänster och hitta det bästa för ditt företag:

Bedöm dina behov: Att veta hur mycket fax du behöver skicka och ta emot varje månad är nyckeln till att hitta rätt tjänsteleverantör. Om du bara skickar och mottar några fax per månad varje månad, kan en betalningsplan vara ett bra val. Om ditt företag kräver mer än det är det bäst att betala för ett paket som innehåller ett större antal medföljande fax.

Be om rekommendationer: Prata med andra företagare som använder online-faxtjänster och se vilka de rekommenderar . Vad är några saker de tycker om deras service? Finns det något de skulle förändras? Medan det finns många konkurrerande leverantörer är det enkelt att hitta rekommendationer från andra företagare. Det är ett bra sätt att begränsa dina val.

Kontaktleverantörer: När du har samlat rekommendationer, kontakta de bästa deltagarna på din lista för att få en känsla av den service du kan förvänta dig. Hur ett företag hanterar det inledande samtalet från en potentiell kund berättar alltid. Är företrädaren i förskott om alla tillämpliga avgifter och de medföljande funktionerna? Är repet villigt att spendera tiden för att förklara hur tjänsten fungerar? Är de alltför påträngande och aggressiva när de försöker göra en försäljning? Är representanten vänlig och uppmärksam? Det här är alla frågor du bör tänka på innan du väljer en leverantör.

Förstå avgiftsstrukturer: Begär alltid en detaljerad fördelning av alla månatliga avgifter och eventuella extrakostnader, inklusive installationsavgifter, långväga och internationella avgifter och kostnader för övertagande . Vissa leverantörer kommer att erbjuda låga priser men smyga i ytterligare, dolda kostnader. Anmärkningsvärda leverantörer är enkla om sina avgifter, oavsett hur de är strukturerad. Se till att de är villiga att ge sina avgiftsscheman skriftligt.

Begär gratis demo: De flesta online-faxtjänster kommer att erbjuda en kostnadsfri produktdemonstration eller en provperiod. Dra nytta av detta erbjudande för att testa tjänsten innan du registrerar dig. En demo gör att du kan ta reda på vilken tjänst som är mest användarvänlig, eftersom det kan finnas stora skillnader mellan två till synes liknande tjänster. Du kommer inte veta vad som är bäst om du inte försöker själv.

Utvärdera kundtjänst: Innan du har problem, vill du veta att leverantörens kundtjänst kommer att vara där för dig. Ta reda på vad leverantören erbjuder när det gäller kundsupport. Finns det liveagenter tillgängliga 24/7? Leverantören erbjuder live chat support eller bara e-postsupport? Återigen leta efter rekommendationer från andra småföretagare som har erfarenhet av företagets kundserviceavdelning.

Klar att välja en online-faxtjänst? Här är en sammanfattning av vår fullständiga täckning:

• Bästa online-faxtjänster 2018
• Välja en online-faxtjänst: En köparhandbok
• Bästa online-faxtjänst för småföretag
• Bästa HIPAA-kompatibla online-faxtjänst
• Bästa betalningsbaserade online-faxtjänsten
• Bästa gratis utgående online-faxtjänst
• Bästa kostnadsfria inkommande faxtjänsten
• Bästa online-faxtjänst för flera användare

ENannySource Review: Den bästa bakgrundskontrolltjänsten för hushållsarbetare

Efter mycket forskning och analys, rekommenderar vi eNannySource eftersom vår 2018 väljer den bästa bakgrundstjänsten för hushållsarbetare. För att förstå hur vi valt vår bästa val, du kan se vår metodik samt en omfattande lista över bakgrundskontrolltjänster på vår bästa sida. Varför eNannySource? eNannySource specialiserar sig på bakgrundskontroller av hushållsarbetare, erbjuder en mängd olika sökplaner och följs av lagen om laglig kreditrapportering.

(Lösningar)

Bästa lösningar för engångsinloggning för företag i 2018

Med programvara som en tjänst (SaaS) som kör de flesta arbetsapplikationer måste dina anställda komma ihåg en massa inloggningsuppgifter. Det är svårt att hålla reda på alla dessa lösenord. Det är inte bara det, men lämnar användarna att presidera över ett fragmenterat hav av legitimationsuppgifter. En säkerhetsmardröm väntar på att hända.

(Lösningar)